Mit der Craftboxx kannst du:

• die Kontaktliste

• die Artikel Stammdaten

• Auftragsbestätigungen ganz einfach mit einem Klick aus sevDesk synchronisieren

• Außerdem kannst du auch fertige Aufträge als Rechnungsentwurf zu sevDesk schicken

Was benötige ich?

• Einen sevDesk-Account

• Einen sevDesk API-Zugang (Wir zeigen dir unten, wie du ihn einrichtest)

• Einen Craftboxx-Zugang (Hier kannst du eine kostenlose Demo anfordern) So erhältst du deinen API-Token in sevDesk: Gehe im Menü auf "Einstellungen" und wähle den Menüpunkt "Benutzer" aus. Klicke auf den gewünschten Benutzer, um den API-Token im unteren Feld anzuzeigen. Klicke auf "Einblenden" und gib dein Passwort ein. Hier findest du ein externes Video von sevDesk dazu.

 • Dein API-Token fi...

Bitte beachte, dass sich der API-Token ändert, wenn du deinen sevDesk Benutzer veränderst (z.B. die Sprache wechselst). Daher musst du nach jeder Änderung den neuen Token auch in der Craftboxx ändern. Wenn deine sevDesk API eingerichtet ist und du einen Schlüssel/Token hast, gehe in der Craftboxx links in der Navigation auf "Meine Craftboxx", "Schnittstellen". Dann setze einen Haken bei "sevDesk" und gib deinen API-Token ein. Nach einem Klick auf "Speichern" wird dein Zugang getestet und Kunden automatisch importiert. Was genau importieren wir aus der Kontaktliste? Wir importieren alle Personen- und Organisationen Kontakte, die den Typ "Kunde" haben. Wir importieren nur eine Rechnungsadresse pro Kontakt und die gesamten Lieferadressen. Wir importieren maximal zwei E-Mail-Adressen und Mobiltelefonnummern pro Kontakt und eine Telefonnummer. Dies sind die Informationen, die wir von einem Kontakt speichern: Vorname, Nachname (Firmenname), Namenszusatz Kundennummer Adresse E-Mail-Adresse, Rufnummern Beschreibung Wenn du bei einer Kontaktperson in sevDesk Änderungen wie Namens- oder Adressänderungen vornimmst oder wenn du eine Adresse löschst, werden diese Änderungen auch in deiner Craftboxx übernommen. Bitte beachte: Wenn du einen Kontakt aus sevDesk löschst, musst du ihn manuell in der Craftboxx löschen.

Artikel von sevDesk zur Craftboxx importieren

Artikel, die sich auf der Inventarseite in sevDesk befinden, werden in die Craftboxx importiert. Es werden nur Produkte mit der Kategorie "Artikel" importiert. Die importierten Informationen umfassen den Produktnamen, die Nummer, den Einheitentyp, den Nettopreis, den Mehrwertsteuersatz und die Beschreibung.

Lege Artikelpreise einschließlich des prozentualen Mehrwertsteuersatzes fest.

Auftragsbestätigungen von sevDesk in die Craftboxx importieren

Auftragsbestätigungen mit dem Status „versendet“ werden in die Craftboxx importiert.

Der Titel der Auftragsbestätigung wird als Titel des Projekts und des Auftrags verwendet. Wenn der Benutzer, der die Auftragsbestätigung erstellt hat, in Craftboxx existiert, wird er/sie als Beobachter des Termins festgelegt. Wenn der Kunde oder Artikel in der Craftboxx existiert, wird er/sie an den Termin gebunden. Andernfalls wird ein neuer Termin erstellt.. Die Kundenadresse wird anhand des Straßennamens abgeglichen. Falls dies fehlschlägt, wird stattdessen die Postanschrift verwendet. Bestehende Projekte werden nicht aktualisiert. Wenn eine Auftragsbestätigung mehrere Protokolle für einen Artikel enthält, wird die Menge dieses Artikels nur beim Erstellen eines Termin erhöht. Projekte werden nicht automatisch importiert. Um ein Projekt zu importieren, muss der Kunde auf die “Importschaltfläche” klicken.

Erstellen von Rechnungsentwürfen in sevDesk

Um eine Rechnung zu platzieren, muss ein Projekt mindestens einen abgeschlossenen (Status “Fertig”) Termin haben. Der Projekttitel wird als Position in die erste Zeile der Rechnung geschrieben. Der Titel des Termines und die dokumentierten Stunden werden als Position in die zweite Zeile der Rechnung geschrieben. Die verwendeten Artikel dieses Arbeitsblatts, einschließlich der Einheiten jedes Artikels, werden in eine neue Zeile geschrieben. Diese Positionierung wird auf andere ausgefüllte Termine angewendet.

So gehen wir mit Kunden um:

Wir suchen den Kunden mit der gleichen ID in sevDesk. Falls vorhanden, binden wir diesen Benutzer an die Rechnung. Die Rechnungsadresse des Kontakts wird in der Rechnung angegeben. Wenn dies nicht der Fall ist, suchen wir nach der benutzerdefinierten Nummer. Wenn keine dieser Optionen erfolgreich ist, erstellen wir einen neuen Kunden in sevDesk.

Der Kunde wird anhand der ID in sevDesk gesucht. Falls vorhanden, wird es an die Rechnung gebunden und die Rechnungsadresse des Ansprechpartners in der Rechnung eingetragen. Wenn nicht, wird nach der benutzerdefinierten Nummer gesucht. Wenn keine dieser Optionen erfolgreich ist, wird ein neuer Kunde in sevDesk erstellt.

Beachte, dass Kunden in sevDesk nicht aktualisiert werden. Wenn zum Beispiel ein Kunde anhand seiner ID in sevDesk gefunden wird, aber seine Adresse nicht mit der in Craftboxx übereinstimmt, wird die Adresse in die Rechnung aufgenommen, aber die Adresse des Kunden in sevDesk wird nicht aktualisiert.

Kontaktimport:

Die Telefonnummern und E-Mails von Craftboxx-Kunden mit sevDesk-Kontakten werden nur bei Adressen vom Typ „Mailing“ synchronisiert.

Wir synchronisieren nicht die Telefonnummern und E-Mails anderer Adresstypen, wie z. B. Rechnung oder Lieferung. Außerdem löschen wir einen Kontakt in Craftboxx nicht, wenn er in sevDesk gelöscht wurde. Stattdessen aktualisieren oder erstellen wir sie nur.

Wiederkehrender Import

Künftig hast du die Möglichkeit, alle 15 Minuten neu erstellte oder aktualisierte Ressourcen aus sevDesk zu importieren. Wenn während des Importvorgangs Probleme auftreten, werden wir dich nur ein Mal am Tag benachrichtigen.

Andernfalls werden wir dich über erfolgreiche Synchronisierungen benachrichtigen.