Unsere Zeiterfassung ist in Form von Aktivitäten gestaltet. Über diese Aktivitäten kannst du alle Zeiten deines Unternehmens erfassen.
Das bedeutet die Lohnzeiten deines Personals, die gearbeiteten Zeiten auf deinen Aufträgen, die Pausenzeiten, Fahrtzeiten, Ladezeiten und so weiter.
Welche du erfassen oder erfassen lassen möchtest, bestimmst du.
In aller Kürze:
- Zeiten werden in Aktivitäten erfasst
- Aktivitäten sind frei konfigurierbar
- entscheide selbst, ob die Aktivität zum Auftrag gehört
- sieh den kompletten Arbeitstag deines Personals
In der Craftboxx sind standardmäßig drei Aktivitäten voreingestellt: Arbeitszeit, Pausenzeit und Fahrtzeit. Du kannst diese jedoch um deine eigenen erweitern, bearbeiten oder löschen.
Und so geht's:
- Öffne das Zeitkonto über "Personal" -> "Zeitkonto" und wähle "Tägliche Stundenzettel".
- Hier wählst du nun in der rechten oberen Ecke "Aktivitäten verwalten".
- Jetzt erhältst du eine Übersicht über alle bestehenden Aktivitäten.
Aktivitäten erstellen/bearbeiten
- Zum Erstellen einer neuen Aktivität klickst du in der rechten oberen Ecke auf "Neu". Möchtest eine bestehende Aktivität bearbeiten, wählst du diese aus und klickst auf "Bearbeiten". Der Ablauf für die Erstellung und die Änderung ist dann der gleiche.
- Jetzt kannst du diese benennen und ihr eine gewünschte Farbe hinzufügen.
Wie z.B. hier: Ladezeit und die Farbe Orange.
- Im unteren Bereich kannst du jetzt wählen, als was deine Aktivität gilt. Als "Arbeitszeit", "Pausenzeit" oder "unbezahlt".
"Unbezahlt" - sind z.B. private Wege, die während der Arbeitszeit erfüllt werden, so könnt ihr eine lückenlose Zeiterfassung gewährleisten.
- Im weiteren Schritt kannst du festlegen, ob die Aktivität "Abrechenbar" sein soll. Das bedeutet, dass diese Zeit als Auftragszeit für den Auftrag gilt, auf den sie gebucht wird. Ist die Aktivität nicht "abrechenbar", dann wird dir die Zeit im Auftrag zwar angezeigt, aber sie gilt nicht als Auftragszeit und wird somit z.B. auch nicht an deine Buchhaltungssoftware zur Rechnungsstellung übertragen. Mit anderen Worten, diese Zeit ist nicht "in Rechnung" stellbar.
- Setzt du den Haken bei "Voreingestellt in der App", wird diese Aktivität in der Zeiterfassung in der App standardmäßig festgelegt. Grundsätzlich sind die von uns bereits angelegten Aktivitäten "Arbeitszeit" und "Pausenzeit" in der App als voreingestellt ausgewählt.
- Zu guter Letzt, kannst du noch ein fetziges oder prägnantes Symbol für deine Aktivität wählen. Ich habe hier den Backpack gewählt.
- Am Ende das speichern oben rechts in der Ecke nicht vergessen und deine Aktivität ist erstellt bzw. geändert.