Warum das Ganze?
Das digitale Archivieren von Aufträgen ist eine wichtige Maßnahme, um die Effizienz und Transparenz in Unternehmen zu verbessern. Durch das Archivieren von Aufträgen in einer digitalen Form können diese schnell und einfach aufgerufen, verwaltet und bearbeitet werden.
Ein digitales Archiv bietet viele Vorteile gegenüber dem konventionellen Papierarchiv. Zum einen ist es viel schneller und einfacher, digitale Dokumente zu durchsuchen und zu finden. Zum anderen können sie leicht auf verschiedenen Geräten wie Laptops, Tablets und Smartphones aufgerufen werden, was insbesondere für das Personal, das viel unterwegs ist, von Vorteil ist.
Ein weiterer Vorteil des digitalen Archivierens von Aufträgen ist, dass sie leicht gesichert und geschützt werden können. Durch die Verwendung von Passwörtern und verschlüsselten Verbindungen können Unternehmen sicherstellen, dass sensible Informationen nicht in die falschen Hände geraten.
Und so geht’s:
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Öffne den Auftrag, den du archivieren möchtest, oder der einen Termin enthält, den du archivieren möchtest.
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Möchtest du den kompletten Auftrag archivieren, dann klicke auf die drei Punkte am rechten Rand und wähle „Alles archivieren“. Möchtest du nur einen Termin archivieren, dann gehe zum nächsten Schritt.
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Um nur einen bestimmten Termin zu archivieren, klicke in der Übersicht der Termine in deinem Auftrag in der Zeile des jeweiligen Termins auf die drei am rechten Rand und wähle „Archivieren“. Alternativ kannst du den Termin auch erst öffnen und in der Terminansicht auf die drei Punkte klicken. Dort steht dir „Archivieren“ auch zur Auswahl.
Archivierte Aufträge finden
Klicke oben rechts auf den Button „Filter“, um die Filterleiste zu öffnen.Aktiviere unter „Archiv“ die entsprechende Option.
Du hast die Wahl zwischen:
- "Archiv ausblenden" - standardmäßig eingestellt (das bedeutet, dass die Termine nicht sichtbar sind, weder in der Plantafel, noch in der Auftragsliste)
- "Alle" - es werden die in der Auftragsliste die archivierten und nicht archivierten Termine angezeigt (archivierte Termine werden leicht verblasst dargestellt)
- "Nur archivierte Termine" - es werden dir nur die archivierten Termine angezeigt (archivierte Termine werden leicht verblasst dargestellt)
💡 HINWEIS: Wurde ein Termin archiviert, während sich noch Protokolleinträge in der App in der Synchronisation befinden, kann die Synchronisation nicht fortgeführt werden. Dafür muss der Termin aus dem Archiv geholt werden und die Synchronisation in der App neu gestartet werden.