Archiviere deine Aufträge digital für mehr Effizienz und Transparenz. Du kannst einzelne Termine oder komplette Aufträge archivieren und diese jederzeit wiederfinden oder aus dem Archiv holen. Die digitale Archivierung bietet Vorteile gegenüber dem Papierarchiv, wie schnellere Suche und besseren Schutz sensibler Daten.
Kurze Zusammenfassung für den Chatbot:
- Alle Termine eines Auftrags ab einem Datum archivieren: im Auftrag auf die „…“ klicken und „Archivieren“ wählen.
- Einzelnen Termin archivieren oder zurückholen: in der Terminübersicht im Auftrag in der Zeile des Termins auf die drei Punkte am rechten Rand → „Archivieren“ bzw. „Aus Archiv holen“.
- Archivierte Inhalte findest du in der Auftragsliste über den Filter „Archiv“.
- Zeiten eines archivierten Termins lassen sich nicht ändern. Erst „Aus Archiv holen“, dann ändern, danach wieder archivieren.
- Ganzen Auftrag zurückholen: Aufträge → Auftragsliste → oben rechts „Filter“ nach archivierten Terminen → Termin wählen → ganz rechts Drei-Punkte-Menü → „Alles aus dem Archiv holen“.
- Stehen zu einem archivierten Termin noch Protokolleinträge in der App zur Synchronisation aus, kann die Synchronisation nicht weiterlaufen. Termin aus dem Archiv holen und die Synchronisation neu starten.
Aufträge archivieren
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Öffne den Auftrag oder den Termin, den du archivieren möchtest.
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Um den kompletten Auftrag zu archivieren, klicke auf die drei Punkte am rechten Rand und wähle „Alles archivieren“. Für nur einen Termin gehe zum nächsten Schritt.
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Um nur einen bestimmten Termin zu archivieren, klicke in der Übersicht der Termine in der Zeile des jeweiligen Termins auf die drei Punkte am rechten Rand und wähle „Archivieren“. Alternativ öffnest du den Termin und klickst in der Terminansicht auf die drei Punkte und wählst dort „Archivieren“.
Archivierte Aufträge finden
Klicke oben rechts auf den Button „Filter“, um die Filterleiste zu öffnen. Aktiviere unter „Archiv“ die entsprechende Option. Du hast folgende Wahlmöglichkeiten:
- "Archiv ausblenden" - Standardeinstellung (Termine sind nicht sichtbar in Plantafel und Auftragsliste)
- "Alle" - archivierte und nicht archivierte Termine werden in der Auftragsliste angezeigt (archivierte Termine erscheinen leicht verblasst)
- "Nur archivierte Termine" - dir werden nur archivierte Termine angezeigt (archivierte Termine erscheinen leicht verblasst)
Mehrere Aufträge auf einmal archivieren:
Du kannst mehrere Aufträge auf einmal archivieren. Gehe dafür in der Auftragsliste oben rechts auf den Pfeil neben "Neu" und wähle dann "Termine archivieren". Du kannst nun mehrere Termine bis zu einem bestimmten Zeitpunkt archivieren.
💡 HINWEIS: Wurde ein Termin archiviert, während sich Protokolleinträge in der App in der Synchronisation befinden, wird die Synchronisation unterbrochen. Hole dafür den Termin aus dem Archiv und starte die Synchronisation in der App neu.
Alle Termine eines Auftrags ab einem Datum archivieren
Du musst nicht jeden Termin einzeln anfassen. Du kannst die Termine eines Auftrags nach Datum archivieren:
- Öffne den Auftrag.
- Klick beim Auftrag auf die „…“ (drei Punkte).
- Wähle „Archivieren“.
Einen einzelnen Termin archivierst du oder holst ihn zurück, indem du in der Terminübersicht im Auftrag in der Zeile des Termins auf die drei Punkte am rechten Rand klickst und dort „Archivieren“ oder „Aus Archiv holen“ wählst.
Aufträge/Termine aus dem Archiv holen
Hole Aufträge problemlos aus dem Archiv. Klicke dazu einfach auf den jeweiligen Auftrag und dann auf das "..." (drei Punkte Menü). Klicke dann auf "Aus dem Archiv holen". Dein Auftrag oder Termin befindet sich dann wieder normal außerhalb des Archivs.
Zeiten eines archivierten Termins ändern
Zeiten eines archivierten Termins kannst du nicht direkt bearbeiten. Hol den Termin dafür erst aus dem Archiv:
- Geh auf „Aufträge“ und dann auf „Auftragsliste“.
- Filter unter „Archiv“ nach deinen archivierten Terminen.
- Wähl den Termin aus und klick ganz rechts auf das Drei-Punkte-Menü.
- Wähle „Alles aus dem Archiv holen“.
Jetzt kannst du die Zeiten im Zeitkonto ändern. Danach kannst du den Termin wieder archivieren.
Tipp: Kontrolliere die Zeiten, bevor du abrechnest und archivierst – dann sparst du dir das Hin und Her.
Häufig gestellte Fragen - FAQ
Warum kann ich die Zeiten nicht ändern?
Weil der Termin archiviert ist. Hol ihn über das Drei-Punkte-Menü mit „Alles aus dem Archiv holen“ zurück, ändere die Zeiten und archiviere ihn danach wieder.
Die App synchronisiert nicht weiter und der Termin ist archiviert. Was tun?
Stehen zu einem archivierten Termin noch Protokolleinträge in der App zur Synchronisation aus, kann die Synchronisation nicht fortgeführt werden. Hol den Termin aus dem Archiv und starte die Synchronisation neu.