Wie kann ich Artikel per CSV Datei importieren?

Importiere deine Artikel oder Materialien schnell mithilfe einer CSV- oder Excel-Datei in die Craftboxx.

Und so geht’s:

1. Wähle im Menü „Stammdaten“ und klicke dann auf „Artikel“.
2. Über den kleinen Pfeil rechts neben „Neu“ wählst du „Artikel importieren“.
   
1. Wähle die entsprechende Datei aus und klicke auf „Ausgewählte Datei hochladen“.
2. Bestimme, welche Spalte welchem Wert entspricht (z.B. Name des Artikels, Herstellernummer).
3. Klicke auf „Jetzt importieren“; deine Artikel werden in die Craftboxx geladen.
4. Schau dir auch gern unsere Videoanleitung für den Datenimport per Excel/CSV an.

Wie verarbeitet der Artikel-Import deine CSV‑Zeilen genau?

Damit du besser planen kannst, wie du deine CSV-Datei aufbaust, findest du hier die genaue Logik dahinter, was mit jeder einzelnen Zeile passiert.

Was passiert pro Zeile?

• Jede CSV‑Zeile wird unabhängig verarbeitet.
• Wenn eine Zeile gültig ist, passiert genau eines von vier Dingen:
  • Es wird ein neuer Artikel angelegt (Imported).
  • Ein bestehender Artikel wird aktualisiert (Updated).
  • Die Zeile wird als Duplikat übersprungen, weil die Hersteller‑Artikelnummer schon existiert (Duplicate).
  • Die Zeile schlägt mit einem Fehler fehl und wird komplett verworfen (Failure).

Alles‑oder‑nichts pro Zeile:
Wenn beim Speichern einer Zeile ein Fehler auftritt (z.B. Validierung schlägt fehl), wird nichts aus dieser Zeile übernommen.

Entscheidung: „Anlegen“, „Aktualisieren“ oder „Überspringen“?

Für jede gültige Zeile wird in dieser Reihenfolge geprüft:

1. Duplikat über Hersteller‑Artikelnummer → Überspringen

   • Wenn die Zeile einen Wert in der Spalte article-manufacturer_article_nr enthält, prüft das System, ob in deiner Firma bereits ein Artikel mit genau dieser Hersteller‑Artikelnummer existiert.
   • Wenn ja:
     • Die Zeile gilt als striktes Duplikat.
     • Es wird nichts geändert – der bestehende Artikel bleibt unverändert.
     • Die Zeile wird übersprungen, zählt im Ergebnis als Duplicate, aber nicht als Fehler.

2. Breitere Übereinstimmung → Aktualisieren

   • Wenn kein striktes Duplikat über die Hersteller‑Artikelnummer gefunden wurde, versucht das System, den Artikel über eine interne Duplikat‑Logik zuzuordnen (z.B. über bekannte Identifikatoren oder konsistente Kerndaten).
   • Wenn eine eindeutige Übereinstimmung gefunden wird:
     • Der bestehende Artikel wird mit den Werten aus der Zeile aktualisiert (z.B. Preise, MwSt., Einheit, ggf. weitere Felder).
     • Die Zeile zählt im Ergebnis als Updated.

3. Keine Übereinstimmung → Neuer Artikel

   • Wenn weder eine strikte Duplikat‑Erkennung noch eine eindeutige breitere Übereinstimmung möglich ist:
     • Es wird ein neuer Artikel in deiner Firma angelegt.
     • Die Zeile zählt im Ergebnis als Imported.

Modell & Beziehungen: Artikel und Artikelgruppen

• Artikel

  • Repräsentiert ein Material, das du einkaufst, verkaufst oder verwendest.
  • Enthält u.a. Name, Identifikatoren (z.B. Hersteller‑Artikelnummer), Einkaufspreis/Verkaufspreis, MwSt., Einheit.
  • Jeder Artikel gehört genau zu einer Firma und kann optional zu einer Artikelgruppe gehören.

• Artikelgruppe (Article Group)

  • Optionale Kategorie für Artikel innerhalb deiner Firma (z.B. „Material“, „Leistungen“, „Dämmung“).
  • Wird beim Import über den Namen angesprochen.

Automatische Artikelgruppen‑Zuordnung (article_group-name)

Wenn deine CSV‑Datei die Spalte article_group-name enthält, wird diese so verarbeitet:

• Gruppenname vorhanden

  • Wir suchen in deiner Firma nach einer Artikelgruppe mit genau diesem Namen.
  • Wenn sie existiert:
    Der Artikel wird dieser Gruppe zugeordnet.
  • Wenn sie nicht existiert:
    Die Artikelgruppe wird automatisch neu angelegt (mit einer Standardfarbe) und der Artikel wird direkt mit dieser neuen Gruppe verknüpft.

• Gruppenname leer

  • Ist article_group-name leer, wird keine Änderung an der bestehenden Gruppen‑Zuordnung vorgenommen.

Zähler im Import-Ergebnis

Für jede CSV‑Zeile wird genau ein Status gezählt:

• Imported:
  Ein komplett neuer Artikel wurde angelegt.
• Updated:
  Ein bestehender Artikel wurde gefunden (über die breitere Duplikat‑Logik) und mit den neuen Werten aktualisiert.
• Duplicate:
  Die Hersteller‑Artikelnummer aus der CSV ist in deiner Firma bereits vergeben → die Zeile wird übersprungen, ohne etwas zu ändern.
• Failure:
  Validierungsfehler (z.B. ungültige Werte) oder unerwartete Fehler → die Zeile wird vollständig verworfen, es wird nichts gespeichert.

Edge Cases & häufige Fragen zum Artikel-Import

Was passiert, wenn die Hersteller‑Artikelnummer schon belegt ist?

• Wenn die Spalte article-manufacturer_article_nr einen Wert enthält, der in deiner Firma schon bei einem Artikel genutzt wird, gilt die Zeile als striktes Duplikat.
• In diesem Fall wird der existierende Artikel nicht aktualisiert, die Zeile wird nur als Duplicate gezählt und übersprungen.

Kann ein Artikel aktualisiert werden, wenn die Hersteller‑Artikelnummer fehlt?

• Ja.
  • Wenn die Hersteller‑Artikelnummer leer oder neu ist, kann das System trotzdem versuchen, über die interne Duplikat‑Logik eine Übereinstimmung zu finden.
• Wenn ein sicherer Treffer gefunden wird:
  Der Artikel wird aktualisiert.
• Wenn keine eindeutige Übereinstimmung gefunden wird:
  Es wird ein neuer Artikel angelegt.

Ändert der Import automatisch die Artikelgruppe?

• Ja, wenn article_group-name gesetzt ist.
  • Dann wird der Artikel dieser Gruppe zugeordnet – falls nötig, wird die Gruppe automatisch angelegt.
• Wenn das Feld leer ist:
  Es werden keine Gruppen‑Änderungen vorgenommen.

Was passiert, wenn article-unit_price gesetzt ist, aber keine Währung?

• Wenn du einen Preis über article-unit_price angibst, aber keine Währung, wird für diese Zeile automatisch die Währung EUR verwendet.

Wie werden true/false‑Felder interpretiert?

• Jeder nicht‑leere Wert im CSV‑Feld wird als „wahr“ (true) interpretiert.
• Ein leeres Feld wird als „falsch“ (false) interpretiert.
• Wenn du Zahlen verwendest, werden nur 0 oder 1 als gültige Werte akzeptiert (0 = false, 1 = true).
• Ungültige Werte können zu Validierungsfehlern führen → die Zeile wird dann komplett verworfen (Failure).

Kann ich MwSt. oder Einheit bei bestehenden Artikeln aktualisieren?

• Ja.
  • Wenn eine Zeile über die breitere Duplikat‑Logik einem bestehenden Artikel zugeordnet wird, werden u.a. folgende Felder mit den CSV‑Werten aktualisiert:
    • MwSt.-Satz
    • Ob MwSt. enthalten ist
    • Einheit (z.B. Stück, m², Stunde)
• Wichtig:
  Wenn die Zeile als striktes Duplikat über die Hersteller‑Artikelnummer erkannt wird, wird nichts aktualisiert, die Zeile wird nur gezählt und übersprungen.

Was passiert, wenn ich dieselbe Datei nochmal importiere?

• Zeilen, deren Hersteller‑Artikelnummer bereits in deiner Firma existiert, werden als Duplicate erkannt und übersprungen.
• Andere Zeilen (ohne striktes Duplikat) können:
  • entweder bestehende Artikel updaten (wenn die interne Duplikat‑Logik einen Treffer findet),
  • oder neue Artikel anlegen, wenn kein Match gefunden wird.

Werden „ähnliche“ Artikel (nur wegen ähnlichem Namen) zusammengeführt?

• Nein, nicht nur wegen ähnlichem Namen.
  • Es wird nur aktualisiert, wenn die interne Duplikat‑Logik eine eindeutige Übereinstimmung findet (starke Identifikatoren / konsistente Kerndaten).
• Reicht die Ähnlichkeit nicht aus, wird ein neuer Artikel angelegt, um Fehlzusammenführungen zu vermeiden.

Gibt es Teil‑Speicherung innerhalb einer Zeile?

• Nein.
  • Die Verarbeitung ist immer all‑or‑nothing:
    • Erfolgreiche Zeile → alles wird übernommen.
    • Fehlerhafte Zeile → nichts aus dieser Zeile wird gespeichert.

Kann ich mich nur auf Lieferantennummer oder EAN für Updates verlassen?

• Das hängt davon ab, ob diese Felder in deiner Datenbasis von der internen Duplikat‑Logik als starke Identifikatoren erkannt werden.
• Wenn ja:
  Bestehende Artikel werden über diese Kennzeichen aktualisiert.
• Wenn nein:
  Eher wird ein neuer Artikel angelegt, um keine falschen Datensätze zu überschreiben.

💡 Tipp: Verwende nach Möglichkeit immer eine stabile Hersteller‑Artikelnummer (article-manufacturer_article_nr), um Duplikate zuverlässig zu vermeiden und Updates kontrolliert zu steuern.

Wichtiger Hinweis: CSV korrekt als UTF‑8 speichern (Excel)

Beim Arbeiten mit unserer Beispiel- oder Export-Datei in Excel kann es sonst zu fehlerhaften Importen oder „komischen“ Zeichen kommen.

1. Datei nach dem Ausfüllen richtig speichern:
   Öffne die Datei in Excel, nimm deine Anpassungen vor und wähle anschließend „Speichern unter“ (nicht nur „Speichern“).
2. CSV mit UTF‑8 auswählen:
   Wähle als Dateityp „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ bzw. „CSV (UTF‑8)“ (je nach Excel-Version).
   So stellst du sicher, dass die Datei UTF‑8 kodiert ist und Umlaute/Sonderzeichen korrekt in der Craftboxx ankommen.
3. Import erst danach starten:
   Importiere erst diese neu gespeicherte CSV-Datei in Craftboxx über Stammdaten → Kunden → Pfeil neben „Neu“ → Kunden importieren.

💡 HINWEIS: Wenn beim Import trotzdem unerwartet viele/falsche Kunden angelegt wurden (z. B. durch falsche Kodierung oder Spalten), melde dich beim Support. Wir können deinen Account einmalig bereinigen und z. B. Kunden aus einem bestimmten Importlauf wieder löschen.