Wie importiere ich bestehende Aufträge per CSV in Craftboxx?

Du kannst bestehende Aufträge aus anderen Systemen schnell und einfach per CSV-Datei in deine Craftboxx importieren.

Schritt-für-Schritt: So importierst du Aufträge

1. Import starten: Klicke in deiner Auftragsliste neben dem „Neu“-Button auf den kleinen Pfeil und wähle „Aufträge importieren“.
   
2. Datei hochladen: Ziehe die gewünschte CSV-Datei per Drag & Drop in das Feld oder wähle sie von deinem Gerät aus. Klicke anschließend auf „ausgewählte Datei hochladen“.
   Tipp: Verwende eine CSV-Datei mit UTF8-Codierung, um Umlaute korrekt darzustellen.
   
3. Spalten zuordnen: Lege über die Auswahlfelder fest, welche Informationen aus deiner Datei welchem Craftboxx-Feld entsprechen. Setze den Haken bei "Tabelle hat eine Kopfzeile", falls zutreffend. Klicke dann auf „Jetzt importieren“.
   
4. Benachrichtigung: Du erhältst nach dem Import eine Nachricht per E-Mail und/oder in deinem Planer (abhängig von deinen Einstellungen). Diese informiert dich über den Erfolg des Imports oder zeigt eine ausführliche Fehlermeldung, falls etwas nicht geklappt hat.

Weitere Hilfen & Schnittstellen

Möchtest du dir den manuellen Import sparen? Nutze unsere automatischen Anbindungen an andere Systeme: Mehr Infos zu unseren automatischen Schnittstellen erhältst du hier.

Wie verarbeitet der CSV‑Import meine Auftragszeilen im Detail? (Logik & Duplikate)

Damit du besser planen kannst, wie du deine CSV-Datei aufbaust, findest du hier die genaue Logik, was mit jeder einzelnen Zeile passiert.

1. Grundprinzip: Was passiert pro Zeile?

• Jede CSV-Zeile wird unabhängig verarbeitet.
• Pro Zeile versucht das System in dieser Reihenfolge bis zu drei Dinge zu erstellen:
  1. Kunde (falls nötig),
  2. Auftrag für diesen Kunden,
  3. Termin zu diesem Auftrag und zu einer konkreten Kundenadresse.
• Alles-oder-nichts pro Zeile: Wenn ein Schritt fehlschlägt (Validierung oder Speichern), wird nichts aus dieser Zeile gespeichert.

2. Entscheidung „anlegen“, „wiederverwenden“ oder „überspringen“

2.1 Kunde (Customer)

• Mit Kundennummer:
  • Passende Kundennummer gefunden: Der Kunde wird wiederverwendet.
    • Die Stammdaten (Name, Nummer, Notizen) werden nicht überschrieben.
  • Keine passende Kundennummer gefunden: Es wird ein neuer Kunde angelegt.
• Ohne Kundennummer:
  • Es wird immer ein neuer Kunde angelegt.

2.2 Adresse (Kundenadresse)

• Adresse schon vorhanden:
  • Wenn der Kunde bereits eine Adresse mit gleicher Straße und gleicher Stadt hat, wird diese Adresse wiederverwendet.
  • Bestehende Adressdaten werden nicht aktualisiert.
• Adresse neu:
  • Es wird eine neue Adresse für den Kunden angelegt.
  • Der Adress-Typ wird nach diesen Regeln gesetzt:
    • Erste Adresse eines Kunden: immer Mailing.
    • Zeile wünscht Mailing, Kunde hat schon Mailing → neue Adresse wird Delivery.
    • Zeile wünscht Billing:
      • noch keine Billing-Adresse → neue Adresse wird Billing,
      • bereits Billing-Adresse → neue Adresse wird Delivery.
    • Zeile wünscht Delivery oder keinen Typ → neue Adresse wird Delivery (außer es ist die allererste Adresse, dann siehe oben).

2.3 Auftrag

• Mit Auftragsnummer:
  • Wenn in deiner Firma bereits ein Auftrag mit der gleichen Auftragsnummer existiert,
    • wird die gesamte Zeile als Duplikat übersprungen – es wird kein neuer Kunde, keine Adresse und kein Termin angelegt.
  • Wenn die Auftragsnummer noch nicht existiert, wird ein neuer Auftrag für den bestimmten Kunden angelegt.
• Ohne Auftragsnummer:
  • Es findet keine Duplikatsprüfung statt.
  • Für jede Zeile ohne Auftragsnummer wird ein neuer Auftrag angelegt.

Wichtig:

• Nur die Auftragsnummer wird für Duplikate geprüft.
• Bestehende Aufträge werden durch den Import nicht aktualisiert (Titel, Beschreibung, Status etc. bleiben unverändert).

2.4 Termin

• Für jede Zeile, die nicht wegen einer doppelten Auftragsnummer übersprungen wurde, wird immer ein neuer Termin angelegt.
• Der Termin wird verknüpft mit:
  • dem Auftrag aus dieser Zeile und
  • der Adresse, die oben ermittelt oder neu angelegt wurde.
• Es gibt keine Duplikatsprüfung für Termine – auch nicht, wenn die Daten identisch zu früheren Terminen sind.

3. Wiederholte Einträge in derselben Datei

• Gleiche Kundennummer mehrfach:
  • Der Kunde wird wiederverwendet,
  • zusätzliche Adressen werden nur angelegt, wenn Straße oder Stadt unterschiedlich sind.
• Gleiche Adresse (Straße + Stadt) für denselben Kunden:
  • Die vorhandene Adresse wird wiederverwendet, es wird keine neue erstellt.
• Gleiche Auftragsnummer mehrfach:
  • Alle weiteren Zeilen mit dieser Nummer gelten als Duplikat und werden komplett übersprungen.
• Termine:
  • Für jede nicht übersprungene Zeile wird immer ein neuer Termin angelegt – selbst wenn er gleich aussieht wie ein bereits vorhandener.

4. Zeit, Status & Tags bei Terminen

• Ohne Start- oder Enddatum:
  • Fehlt Start oder Ende, wird der Termin als UNPLANNED gespeichert.
  • Nur wenn Start und Ende gesetzt sind, gilt der Termin als SCHEDULED.
• Ganztägig („All day“):
  • Jeder nicht-leere Wert wird als „true“ (ganztägig) interpretiert.
  • Ein leeres Feld bedeutet „false“.
• Zeitzone:
  • Wenn eine Zeitzone in der Zeile angegeben ist, wird diese verwendet.
  • Ohne Angabe wird die Standard-Zeitzone der Firma genutzt.
• Tags:
  • Neue Tags werden automatisch angelegt und mit dem Termin verknüpft.
  • Doppelte Tag-Namen in derselben Zeile werden entfernt, leere Namen ignoriert.

5. Verhalten bei erneutem Import derselben Datei

• Zeilen mit Auftragsnummer:
  • wenn beim ersten Mal schon ein Auftrag damit angelegt wurde,
  • werden beim erneuten Import alle diese Zeilen als Duplikat übersprungen.
• Zeilen ohne Auftragsnummer:
  • erzeugen bei jedem Import neue Aufträge (keine Duplikatsprüfung).
• Termine:
  • werden bei jedem nicht übersprungenen Durchlauf erneut angelegt.

💡 Tipp, um Doppelaufträge zu vermeiden:
Vergib für jedes Arbeitspaket eine eindeutige Auftragsnummer und nutze sie bei späteren Imports konsequent wieder. Nur so kann der Import doppelte Aufträge zuverlässig erkennen und überspringen.

Einsatzorte beim Auftragsimport korrekt anlegen (Kundennummer, Adresstyp, Kontaktperson)

Wenn du mit dem Auftragsimport neue Einsatzorte direkt zum Kunden anlegen willst, achte auf folgende Punkte:

1. Kundennummer eindeutig zuordnen:

   • In der Import-Datei muss die Kundennummer exakt mit der Kundennummer in Craftboxx übereinstimmen.
   • Nur dann wird der neue Einsatzort dem richtigen bestehenden Kunden zugeordnet und es wird kein doppelter Kunde angelegt.

2. Adresstyp „Delivery“ verwenden:

   • Für Einsatzorte/Einsatzadressen muss die Adresse in der Import-Datei mit dem Adresstyp „Delivery“ gekennzeichnet sein (oder es darf kein Typ gesetzt sein, dann wird ebenfalls „Delivery“ vergeben, sofern es nicht die allererste Adresse des Kunden ist).
   • So erkennt Craftboxx die Adresse als Einsatzort und nicht als Mailing‑ oder Rechnungsadresse.

3. Kontaktperson im Feld „Kundenbezeichnung“ hinterlegen:

   • Wenn du für einen Einsatzort direkt eine Ansprechperson speichern möchtest, trage diese in der Import-Datei in die Spalte ein, die du beim Import auf das Feld „Kundenbezeichnung“ mappst (z. B. „Muster GmbH – Herr Meier“ oder nur „Herr Meier“).
   • Diese Bezeichnung erscheint später in der Kundenliste und in den Auftragsdetails als Kontaktname für den Einsatzort.

4. Einsatzort-Adresse vollständig angeben:

   • In den Adress-Spalten der Import-Datei (Straße, PLZ, Ort, Land etc.) musst du die Adresse des Einsatzortes eintragen – nicht die Haupt‑ oder Rechnungsadresse des Kunden.
   • Nur mit vollständiger Adresse kann Craftboxx den Einsatzort sauber anlegen und später in der Disposition (Karte, Routenplanung) verwenden.

💡 Hinweis:
Wenn die Kundennummer nicht übereinstimmt oder der Adresstyp anders gesetzt ist (z. B. „Mailing“ oder „Billing“), kann es passieren, dass neue Kunden oder falsche Adresstypen entstehen. Prüfe daher Kundennummer und Adresstyp in der CSV-Datei vor dem Import besonders sorgfältig.