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Wie funktioniert der automatische Pausenabzug und die Pausenregelung?

Dein Personal erfasst seine Zeit, vergisst aber Pause zu drücken? Gar kein Problem, stell einfach ein, dass die Pause automatisch abgezogen werden soll. Wie das geht, erfährst du hier.

Mit dem automatischen Pausenabzug in der Craftboxx 2 App stellst du sicher, dass Pausenregelungen zuverlässig eingehalten werden, ganz ohne manuellen Aufwand.

Und so geht's:

  1. Aktiviere im Adminbereich unter „Firmenweite Einstellungen“ bei „Personal“ den Regler „Automatische Pausen erstellen“. Adminbereich_Firmenweite Einstellungen_Personal_Pause
  2. Wähle „Pausenregel hinzufügen“ oder lege fest, wie viele Minuten Pause nach wie vielen Stunden oder Minuten Arbeit automatisch abgezogen werden sollen (z.B. nach 6 Stunden automatisch 30 Minuten). Adminbereich_Firmenweite Einstellungen_Personal_Pause2
  3. Die App zieht die Pause automatisch ab, sobald deine Zeiterfassung für den Tag abgeschlossen ist, und informiert dich direkt darüber. App_Automatische Pause

Beachte:

  • Ein automatischer Pausenabzug erfolgt nur, wenn an diesem Tag keine Pause eingetragen wurde und die festgelegte Arbeitszeit erreicht ist.
    • Wenn du bereits 20 Minuten Pause eingetragen hast, bleibt diese Zeit bestehen. Es werden keine weiteren 10 Minuten abgezogen, um die Pausenzeit aufzufüllen.
  • Die Pause wird standardmäßig zeitlich in der Mitte des Arbeitstages platziert.
  • Gesetzliche Pausenregeln deines Landes sind vorausgefüllt, können aber jederzeit an eure internen Vorgaben angepasst werden.
  • Die Pause wird nur abgezogen, wenn tatsächlich die Zeit erfasst wurde. Beispiel: Bei einem automatischen Pausenabzug von 30 Minuten nach 6 Stunden und einem Start der Zeiterfassung um 15 Uhr, die um 15:30 Uhr beendet und dann nachträglich auf 7 Uhr korrigiert wird, erfolgt kein automatischer Abzug. Die Zeiterfassung hätte morgens um 7 Uhr gestartet und um 15:30 Uhr beendet werden müssen, damit die Pause automatisch abgezogen werden kann.

HINWEIS: Der automatische Pausenabzug steht ausschließlich in der Craftboxx 2 App zur Verfügung.

Unterbrechung der Zeiterfassung (Start/Stopp, „Arbeitstag beenden“)

In der Praxis kommt es vor, dass automatische Pausen nicht gezogen werden, obwohl die Pausenregel aktiv ist. Häufige Ursache ist eine Unterbrechung der Zeiterfassung:

  1. Zeiterfassung manuell gestoppt:
    Wenn Mitarbeitende zwischendurch auf „Stopp“ klicken oder über „Arbeitstag beenden“ die Erfassung beenden und später neu starten, wertet Craftboxx diese Abschnitte als getrennte Arbeitsblöcke. Erreicht einer dieser Blöcke die konfigurierte Schwelle (z. B. „nach 6 h“), wird nur für diesen Block geprüft, ob eine automatische Pause abgezogen werden kann.

  2. Folge für die automatische Pause:
    Wird ein Arbeitsblock vor Erreichen der eingestellten Stunden beendet (z. B. Stopp nach 4 Stunden), kann für diesen Block keine automatische Pause abgezogen werden – auch dann nicht, wenn die Person an diesem Kalendertag insgesamt länger gearbeitet hat.

  3. Typische Symptome im Alltag:

    • Bei einigen Mitarbeitenden (z. B. Karol Piasecki oder Egzon Avdyli) fehlen automatische Pausen an Tagen, an denen sie mehrmals auf „Stopp“ oder „Arbeitstag beenden“ geklickt haben.
    • Bei anderen Mitarbeitenden, die ihre Zeit durchgehend laufen lassen, werden die Pausen dagegen wie erwartet automatisch eingetragen.

  4. Empfehlung für den Einsatz der automatischen Pause:

    • Weise dein Team darauf hin, die Zeiterfassung möglichst durchgehend laufen zu lassen und nur für echte Pausen bzw. zum Tagesende auf „Stopp“ oder „Arbeitstag beenden“ zu klicken.
    • Wenn Mitarbeitende ihre Zeiten häufig unterbrechen müssen, prüfe regelmäßig das Zeitkonto und ergänze oder korrigiere Pausen bei Bedarf manuell.

💡 HINWEIS: Eine verbesserte, robustere automatische Pausenlogik ist im Rahmen der überarbeiteten Zeiterfassung geplant. Sobald dieses Update verfügbar ist, aktualisieren wir diesen Artikel mit den neuen Verhaltensregeln.