Um einen Mitarbeiter zu deaktivieren und seine Daten zu behalten, setze ihn auf inaktiv. Die Lizenz wird frei für eine andere Person, aber beachte: Du musst die Lizenz selbst reduzieren, wenn du sie nicht mehr benötigst. Du kannst den Status jederzeit rückgängig machen.
Was ist ein inaktiver Mitarbeiter?
Ein inaktiver Mitarbeiter hat die Firma verlassen.
Seine früheren Arbeiten und Dokumentationen bleiben erhalten.
Er verliert seine Lizenz.
Er kann Plantafel oder App nicht mehr bearbeiten.
Du kannst seine Aufträge und Arbeiten weiterhin einsehen.
WICHTIG: Die Lizenz wird in deinem Account frei. Nutze sie für eine andere Person.
Die Lizenz bleibt in deinem Abo.
Willst du die Lizenz nicht mehr, musst du sie selbst reduzieren. Wie das geht: Wie kann ich weitere Lizenzen selbst buchen oder entfernen?.
So geht’s:
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Klicke auf der Startseite auf den Adminbereich und wähle „Personal verwalten“.
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Wähle die Person, die nicht mehr aktiv sein soll.
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Klicke auf die drei Punkte rechts und wähle „Auf inaktiv setzen“.
😉TIPP: Du kannst dies auf dem gleichen Weg rückgängig machen!
Hinweis: Inaktive Personen werden in der Personalliste erst angezeigt, wenn du unter „Personal verwalten“ den Filter öffnest und bei „Inaktiv“ die Option „Inaktives Personal anzeigen“ aktivierst.
Häufiger Stolperstein: „E-Mail-Adresse ist bereits vergeben“
Wenn du versuchst, ein Person neu anzulegen und die Meldung erhältst, dass die E-Mail-Adresse bereits vergeben ist, liegt das in der Regel daran, dass die Person noch in deinem System existiert – oft als inaktive Person.
So prüfst du das:
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Personalverwaltung öffnen:
Klicke im Planer auf Adminbereich und dann auf Personal verwalten. -
Filter für Inaktive aktivieren:
Öffne oben den Filter und setze bei Inaktiv den Haken bei „Inaktives Personal anzeigen“. Jetzt werden auch alle inaktiven Personen in der Liste eingeblendet. -
Person suchen:
Suche in der Liste nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse der betreffenden Person. -
Status prüfen und ggf. reaktivieren:
- Wenn die Person gefunden wird, klicke auf die drei Punkte „…“ neben der Person.
- Wähle „Auf aktiv setzen“, um sie wieder zu aktivieren (anstatt sie neu anzulegen).
- Alternativ kannst du die E-Mail-Adresse in diesem bestehenden Eintrag anpassen, wenn sie sich geändert hat.
💡 HINWEIS:
Lösche Personen nicht komplett, wenn sie schon Zeiten, Protokolle oder andere Daten haben, da dabei alle historischen Daten unwiderruflich verloren gehen.
Setze sie stattdessen immer nur auf inaktiv und nutze den Filter „Inaktives Personal anzeigen“, um sie bei Bedarf wiederzufinden.