Wie nutze ich Lexware Office (lexoffice) zusammen mit Craftboxx?

Kurze Zusammenfassung für den Chatbot

Nur angenommene Angebote werden aus Lexware Office in die Craftboxx übernommen
Der Import läuft nicht automatisch: Auftragsliste → Pfeil neben „Neu" → „Aufträge aus Lexware Office importieren"
Der Kunde muss in Lexware Office als Kunde gespeichert sein und eine vollständige Adresse haben, sonst wird das Angebot nicht übernommen
Ist die Belegnummer des Angebots in der Craftboxx schon vergeben, wird der Import aus Sicherheitsgründen abgewiesen
Angebote, die älter als 8 Wochen sind, werden nicht importiert; Abhilfe: in Lexware Office duplizieren, neues Angebot annehmen und erneut importieren
Erfolgs- und Fehlermeldungen zum Import stehen im Planer oben rechts hinter dem Nachrichtensymbol
Kontaktimport: Kunde/Kunde-Lieferant-Typ, max. zwei E-Mail-Adressen und eine Telefonnummer pro Kontakt; gelöschte Lexware-Kontakte müssen in Craftboxx manuell gelöscht werden
Artikelimport: gelöschte Lexware-Artikel bleiben in Craftboxx erhalten und werden nur noch aktualisiert
Für Stunden gibt es keine automatische Bepreisung – die Bepreisung erfolgt manuell in Lexware Office; der Auftrag landet dort unter den Rechnungsentwürfen
Beim ersten Verbinden werden ggf. auch bereits abgeschlossene Aufträge übertragen – diese einmalig archivieren, danach kommen nur noch neue Aufträge

Lexware Office-Schnittstelle

Verbinde Craftboxx mit Lexware Office, um Kunden, Artikel und angenommene Angebote zu synchronisieren. Plane Aufträge in der Craftboxx und exportiere fertige Termine anschließend als Rechnungsentwürfe zurück nach Lexware Office.

Voraussetzungen für die Schnittstelle

Einen Lexware Office-Account (Hier geht es zu Lexware Office)
Einen Craftboxx Zugang (Hier gehts zur Craftboxx)
Unterstützte Lexware‑Versionen: Craftboxx kann nur mit Lexware Office (lexoffice) als Cloud-Lösung verbunden werden. Andere Lexware‑Produkte (z. B. Lexware Professional oder lokal installierte Versionen) werden nicht unterstützt.

So richtest du die Schnittstelle ein

Öffne die Craftboxx und klicke im „Adminbereich“ auf „Schnittstellen“.
Klicke im Bereich der Premiumschnittstellen bei „Lexware Office“ auf "Verbinden".
Klicke auf die Schaltfläche "Melde dich jetzt bei deinem Lexware Office Konto an".
Gib deine Anmeldedaten ein und erlaube der Craftboxx den Zugriff. Die Schnittstelle ist nun eingerichtet!

💡 HINWEIS: Vermeide doppelt importierte Einträge, indem du den Mehrfachimport in den Einstellungen verbietest.

💡 HINWEIS: Verbiete den Mehrfachimport in den Einstellungen, um doppelte Einträge zu vermeiden.

➡️ Daten von Lexware Office zur Craftboxx

Kontakte: Importiert werden alle Personen- und Firmenkontakte vom Typ „Kunde" oder „Kunde/Lieferant", inklusive Rechnungsadresse und aller Lieferadressen. Pro Kontakt werden maximal zwei E-Mail-Adressen und eine Telefon-/Mobilnummer übernommen, zusätzlich Vorname, Nachname (Firmenname), Kundennummer, Adresse, Kontaktdaten und Notizen. Namens- oder Adressänderungen in Lexware Office werden automatisch übernommen.

💡 HINWEIS: Löschst du einen Kontakt in Lexware Office, musst du ihn in der Craftboxx manuell löschen.

Artikel: Importiert werden Produkte der Kategorie „Artikel" von der Lexware-Inventarseite – Produktname, Nummer, Einheitentyp, Nettopreis, Mehrwertsteuersatz und Beschreibung. Die Artikelpreise inkl. prozentualem Mehrwertsteuersatz werden in Lexware Office festgelegt.

💡 HINWEIS: Wird ein Artikel in Lexware Office gelöscht, bleibt er in Craftboxx erhalten und wird bei künftigen Änderungen nur noch aktualisiert.

Angenommene Angebote: Nur als „angenommen" markierte Angebote werden als Aufträge importiert. Voraussetzung: Der Kunde ist in Lexware Office gespeichert (beim Angebot ggf. „Kunde neu anlegen" aktivieren) und hat eine vollständige Adresse.

Der Import läuft immer manuell, es gibt keine automatische Hintergrund-Synchronisation:

Auftragsliste in Craftboxx öffnen.
Oben rechts auf den Pfeil neben „Neu" klicken.
„Aufträge aus Lexware Office importieren" wählen.

Die übernommenen Aufträge stehen anschließend für Einsatzplanung, Zeiterfassung und Dokumentation zur Verfügung. Nimmst du in Lexware neue Angebote an, muss der Import jedes Mal erneut manuell gestartet werden.

Kommt ein Angebot nicht an, liegt es meist an einem dieser Punkte:

Angebot nicht angenommen: Nur als angenommen markierte Angebote werden übernommen.
Kunde unvollständig: Der Kunde muss in Lexware Office als Kunde gespeichert sein und eine vollständige Adresse haben.
Belegnummer schon vergeben: Ist die Angebotsnummer in Craftboxx bereits vorhanden, wird der Import aus Sicherheitsgründen abgewiesen.
Angebot zu alt: Angebote, die älter als 8 Wochen sind, werden nicht importiert. Abhilfe: das Angebot in Lexware Office über das Drei-Punkte-Menü duplizieren, das neue Angebot annehmen und erneut importieren.

Erfolgs- und Fehlermeldungen zum Import stehen im Planer oben rechts hinter dem Nachrichtensymbol – dort steht meist direkt, woran es liegt.

⬅️ Daten von der Craftboxx zu Lexware Office

Beim Export werden aktuell nur Zeiten und verbrauchtes Material übertragen – keine sonstigen Dokumentationen wie freie Notizen oder Bilder.

Sicherstellen, dass der Auftrag mindestens einen Termin im Status „Fertig" hat.
In der Auftragsliste den gewünschten Auftrag suchen und in der Zeile auf die drei Punkte klicken.
„Zu Lexware Office" wählen.

Übertragen werden: Zeiten der fertigen Termine sowie verbrauchtes Material/Artikel (Artikelstammdaten) – keine Freitext-Notizen oder Bilder. Der entstandene Rechnungsentwurf findet sich in Lexware Office unter „Belege" und lässt sich dort anpassen und speichern; zusätzliche Hinweise für den Kunden werden dort direkt ergänzt.

Übersicht der übertragenen Daten

Kunden (nur Lexware Office → Craftboxx): Kundenbezeichnung, Kunden-Nr., Ansprechpartner, Firmenname, Straße/Hausnr., Zusatz, PLZ, Ort, Land
Aufträge (beide Richtungen): Auftragsname, Auftragsnummer, Kunden-Zuordnung
Termine (nur Craftboxx → Lexware Office): Arbeitsanweisung, Zeiten, Materialverbrauch
Artikel (nur Lexware Office → Craftboxx): Bezeichnung, Artikelgruppe, Artikelnummer, Hersteller, Verpackungseinheit, Preis, Währung, MwSt.-Satz, Preis in, Preisdatum, EAN, Lieferanten-Artikelnummer, Artikel-URL, Detailbeschreibung, Foto

Stundensatz beim Export

Für Stunden gibt es keine automatische Bepreisung – eine Option, den Stundensatz automatisiert zu hinterlegen, existiert nicht. Die Stunden werden nach dem Export manuell in Lexware Office bepreist; der übertragene Auftrag findet sich dort unter den Rechnungsentwürfen.

Beim ersten Verbinden werden bereits abgeschlossene Aufträge mit übernommen

Beim erstmaligen Verbinden kann es passieren, dass auch bereits abgeschlossene und abgerechnete Aufträge aus Lexware Office übertragen werden. Diese lassen sich einmalig in der Craftboxx archivieren, damit sie nicht erneut übertragen werden. Danach werden bei jedem weiteren Import nur noch neue Aufträge übernommen – bereits importierte werden durch die Duplikatsprüfung (u. a. über die Auftragsnummer) nicht doppelt angelegt.

Häufige Fragen (FAQ)

Ich habe „Aufträge aus Lexware Office importieren" genutzt, das Angebot ist aber nirgends zu sehen. Was nun?
Prüfe zuerst die Meldung hinter dem Nachrichtensymbol oben rechts im Planer. Danach: Ist das Angebot angenommen, hat der Kunde eine vollständige Adresse, ist die Belegnummer noch frei und ist das Angebot maximal 8 Wochen alt?

Mein Angebot ist älter als 8 Wochen. Kann ich es noch importieren?
Nicht direkt. Dupliziere es in Lexware Office über das Drei-Punkte-Menü, nimm das neue Angebot an und importiere es erneut.

Werden meine Stunden beim Import nach Lexware Office automatisch bepreist?
Nein. Eine automatische Bepreisung gibt es nicht, die Stunden musst du in Lexware Office manuell bepreisen.

Warum wurden beim ersten Verbinden auch alte, bereits abgerechnete Aufträge übernommen?
Das kann beim erstmaligen Verbinden passieren. Archiviere diese Aufträge einmalig in der Craftboxx – danach werden nur noch neue Aufträge importiert.