Mit der Craftboxx kannst du die Kontaktliste ganz einfach mit einem Klick aus lexware office minutengenau auf dem aktuellen Stand halten und auch Dokumentationen als Positionen in Rechnungsentwürfe wieder exportieren.
Wenn du lexware office als Buchhaltungssoftware und für das Erstellen von Rechnungen nutzt und die Craftboxx zur Planung, kannst du diese einfach verbinden.
Was ist lexware office?
lexware office ist der Beziehungsmacher und digitale Berater für Unternehmen. Als Online-Unternehmenslösung bietet lexware office Kleinunternehmen je nach Versionswahl ein breites Spektrum an kaufmännischen Lösungen: von der Rechnungserstellung über die Belegerfassung bis hin zum Jahresabschluss und Lohnabrechnung.
Das benötigst du für die Schnittstelle:
- Einen lexware office-Account (Hier geht es zu lexware office)
- Einen Craftboxx Zugang (Hier gehts zur Craftboxx).
- 1-2 Minuten Zeit
Und so geht’s:
-
Öffne deine Craftboxx und wähle im „Adminbereich“ den Punkt „Schnittstellen“ aus.
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Klicke auf den Button „lexware office“ im Bereich der Premiumschnittstellen.
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Klicke dann auf die Schaltfläche "Melde dich jetzt bei deinem lexware office Konto an".
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Gib nun deine lexware office Anmeldedaten ein und erlaube den Zugriff von Craftboxx auf dein lexware office Konto und fertig, die Schnittstelle ist eingerichtet.
💡 HINWEIS: Vermeide doppelt importierte Einträge, in dem du dies in den Einstellungen verbietest.
➡️ Diese Daten kommen von lexware office zur Craftboxx
Kontakte:
Wir importieren alle Personen- und Firmenkontakte, die entweder den Typ "Kunde" oder "Kunde/Lieferant" haben.
Wir importieren nur eine Rechnungsadresse pro Kontakt und die gesamten Lieferadressen.
Es werden maximal zwei E-Mail-Adressen und Mobiltelefonnummern pro Kontakt, eine Telefonnummer importiert.
Dies sind die Informationen, die wir von einem Kontakt speichern:
- Vorname, Nachname (Firmenname)
- Kundennummer
- Adresse
- E-Mail-Adresse, Rufnummern
- Notiz
Wenn du bei einer Kontaktperson in lexware office Änderungen wie Namens- oder Adressänderungen vornimmst oder wenn du eine Adresse löschst, werden diese Änderungen auch in deiner Craftboxx übernommen.
💡 HINWEIS: Wenn du einen Kontakt aus lexware office löschst, musst du ihn manuell in der Craftboxx löschen.
Artikel:
Artikel, die sich auf der Inventarseite in lexware office befinden, werden in die Craftboxx importiert. Es werden nur Produkte mit der Kategorie "Artikel" importiert. Die importierten Informationen umfassen den Produktnamen, die Nummer, den Einheitentyp, den Nettopreis, den Mehrwertsteuersatz und die Beschreibung.
Lege Artikelpreise, einschließlich des prozentualen Mehrwertsteuersatzes, fest.
💡 HINWEIS: Wird ein Artikel in lexware office gelöscht, wird er in Craftboxx nicht gelöscht, sondern nur aktualisiert oder erstellt.
Angenommene Angebot
Die Craftboxx importiert deine „angenommenen Angebote“ aus lexware office.
💡 HINWEIS: Bei der Anlage des Angebots achte darauf, wenn der Kunde noch nicht in lexware office angelegt wurde, musst du den Haken setzen, dass dieser in lexware office angelegt wird. Sonst wird das Angebot nicht an die Craftboxx übertragen.
⬅️ Diese Daten gehen von der Craftboxx zu lexware office
Fertige Aufträge/Termine
Um eine Rechnung zu platzieren, muss ein Projekt mindestens einen abgeschlossenen (Status „Fertig“) Termin haben.
Über die drei Punkte kannst du die Schaltfläche „Zu lexware office“ wählen. Alle Termine des gewählten Auftrages mit dem Status „fertig“ werden dann nach lexware office exportiert und ein Rechnungsentwurf erstellt.
Es werden alle Dokumentationen (außer Bilder) exportiert und in einem Rechnungsentwurf angelegt. So siehst du sofort z.B. Zeiten und sonstige Notizen. Du kannst die Rechnung dann weiter anpassen und wenn alles passt als Rechnung abspeichern.
Den Rechnungsentwurf findest du unter dem Punkt Belege in lexware office.
Zu guter Letzt werden auch Artikelstammdaten exportiert.
Übersicht der Daten, die über die Schnittstelle ausgetauscht werden:
Bestimmte Informationen können nur in die eine oder andere Richtung von der Craftboxx zu lexware office übertragen werden. Welche Informationen bzw. Daten tatsächlich übertragen werden, siehst du in den nachfolgenden Übersichten:
Kunden
| Name | lexware office ➡️ Craftboxx | Craftboxx ➡️ lexware office |
|---|---|---|
| Kundenbezeichnung | ✅ | ❌ |
| Kunden-Nr. | ✅ | ❌ |
| Zusatz | ❌ | ❌ |
| Zusätzliche Kundeninformationen | ❌ | ❌ |
| Ansprechpartner | ✅ | ❌ |
| Firmenname | ✅ | ❌ |
| Straße und Hausnr. | ✅ | ❌ |
| Zusatz | ✅ | ❌ |
| PLZ | ✅ | ❌ |
| Ort | ✅ | ❌ |
| Land | ✅ | ❌ |
| Kontaktdaten |
Aufträge
| Name | lexware office ➡️ Craftboxx | Craftboxx ➡️ lexware office |
|---|---|---|
| Auftragsname | ✅ | ✅ |
| Auftragsnummer | ✅ | ✅ |
| Kunde (Zuordnung) | ✅ | ✅ |
Termine
| Name | lexware office ➡️ Craftboxx | Craftboxx ➡️ lexware office |
|---|---|---|
| Arbeitsanweisung | ✅ | ✅ |
| Zeiten | ✅ | ✅ |
| Materialverbrauch | ✅ | ✅ |
| Notizen | ✅ | ✅ |
Artikel
| Name | lexware office ➡️ Craftboxx | Craftboxx ➡️ lexware office |
|---|---|---|
| Bezeichnung | ✅ | ✅ |
| Artikelgruppe | ✅ | ✅ |
| Artikelnummer | ✅ | ✅ |
| Hersteller | ✅ | ✅ |
| Verpackungseinheit (VE) | ✅ | ✅ |
| Preis | ✅ | ✅ |
| Währung | ✅ | ✅ |
| MwSt.-St.-Satz | ✅ | ✅ |
| Preis in | ✅ | ✅ |
| Preisdatum | ✅ | ✅ |
| EAN | ✅ | ✅ |
| Lieferanten Artikelnummer | ✅ | ✅ |
| Artikel URL | ✅ | ✅ |
| Detailbeschreibung | ✅ | ✅ |
| Foto | ✅ | ✅ |
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