Person ohne Lizenz anlegen – was dann geht und was nicht

Du kannst jede Person in der Craftboxx anlegen, ohne ihr eine Lizenz zu geben. Für die Planung, für die Zeiterfassung durch jemand anderen und für die Dokumentation reicht das völlig. Eine Lizenz brauchst du erst, wenn sich die Person selbst in der Craftboxx anmelden und die App oder den Planer nutzen soll. Zusätzliche Kosten entstehen also erst dann, wenn wirklich ein Zugang vergeben wird.

Kurze Zusammenfassung für den Chatbot

• Personen ohne Lizenz anlegen: Adminbereich → Personal verwalten → Neu, die Option „Lizenz zuweisen“ dabei nicht aktivieren.

• Ohne Lizenz geht: einplanen, Termine zuweisen, Zeiterfassung nachträglich erfassen, zentral dokumentieren.

• Ohne Lizenz geht nicht: eigener Login, eigene Nutzung von App oder Planer.

• Zusätzliche Kosten entstehen erst, wenn ein Zugang zur App oder zum Planer vergeben wird.

• Optional: Kalenderlink für die Person erzeugen und weitergeben – dann sieht sie ihre Termine ohne Login.

• Meldung beim Zuweisen einer Lizenz bedeutet in der Regel: keine freie Lizenz vorhanden. Dann Lizenz nachbuchen oder eine ungenutzte Lizenz freigeben.

• Ungenutzte Lizenzen freigeben: Person auf inaktiv stellen, Löschen (Vorsicht Datenverlust) oder ihr die Lizenz entziehen – danach ist die gewünschte Lizenzanzahl wieder wählbar.

So legst du eine Person ohne Lizenz an

1. Öffne den Adminbereich.
2. Gehe auf Personal verwalten.
3. Lege die neue Person über Neu an.
4. Lass die Option „Lizenz zuweisen“ im unteren Bereich deaktiviert.

Die Person ist damit im System, ist zugeordnet und verwaltbar – nur eben ohne eigenen Zugang.

Was ohne Lizenz möglich ist

• Du planst die Person ein und weist ihr Termine zu.

• Ein anderer, zum Beispiel der Vorarbeiter mit eigenem Zugang, erfasst die Zeiten für sie und dokumentiert alles zentral.

• Die Person hat ihre Termine im System, ohne selbst auf die Craftboxx zugreifen zu müssen.

Wenn die Person ihre Termine sehen soll – ohne Login

Du kannst für die Person einen Kalenderlink generieren und ihr diesen weitergeben. Damit sieht sie ihre Einsätze, ohne sich anmelden zu müssen und ohne eine Lizenz zu belegen.

Wofür du eine Lizenz brauchst

Sobald die Person einen eigenen Zugang zur Craftboxx bekommen soll – also selbst Zeiten erfassen, Fotos dokumentieren oder im Planer arbeiten will –, muss dafür eine freie Lizenz vorhanden sein. Aktiviere dann beim Anlegen oder Bearbeiten der Person die Option „Lizenz zuweisen“.

Es erscheint eine Meldung, dass kein weiterer Zugang möglich ist

Dann ist sehr wahrscheinlich keine freie Lizenz mehr verfügbar. Du hast zwei Möglichkeiten:

1. Eine weitere Lizenz nachbuchen.
2. Eine aktuell nicht genutzte Lizenz wieder freigeben: Lösche die Person, die sie belegt, oder entziehe ihr die Lizenz. Das passiert oft nach einer Testphase, wenn noch Testpersonen im Personal stehen und die Lizenzen halten.

FAQ

Kostet eine Person ohne Lizenz Geld?
Nein. Zusätzliche Kosten entstehen erst dann, wenn wirklich ein Zugang zur App oder zum Planer vergeben wird.

Kann der Vorarbeiter die Zeiten für Personen ohne Zugang erfassen?
Ja. Der Vorarbeiter arbeitet mit seinem Planer Zugang in Craftboxx und kann nachträglich die Zeiten für Personen Zugang manuell hinterlegen.

Kann eine Person ohne Lizenz ihre Termine sehen?
Ja, über einen Kalenderlink, den du für sie erzeugst und weitergibst. Ein Login ist dafür nicht nötig.