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Verbinde dein Tischler-ERP System mit der Craftboxx

Mit der Craftboxx kannst du profacto Projekte und Positionen aufrufen und mobil mithilfe der App einsehen und abnehmen.

Falls du bisher profacto von extragroup nutzt und nach einer einfachen Lösung suchst, damit deine Mitarbeiter auch mobil über neue profacto Projekte benach­richtigt werden, so haben wir die Lösung.

Das benötigst du für die Schnittstelle:

Um die Craftboxx-App und profacto zu verknüpfen, musst du folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • profacto Start-up ab der Version 2020.3.0 oder profacto Small Business / Standard ab Version 2021.0.0.
  • Einen profacto online Zugang, der für die Craftboxx erreichbar ist.
  • Einen profacto API Zugang.
  • Einen Craftboxx Zugang

Und so geht’s:

  1. Richte dir einen API-Zugang bei profacto ein. Falls du Hilfe benötigst oder Fragen zur profacto API hast, melde dich beim profacto Support von extragroup. Du benötigst auf jeden Fall APIs für Projekte, Kunden und Artikel.

    Hier erfährst du, wie einfach sich die Verknüpfung herstellen lässt, um Kunden und Aufträge zu übertragen und wie du dabei einen Stolperstein umschiffst.

  2. Gehe in deiner Craftboxx im „Adminbereich“ auf "Schnittstellen".

  3. Klicke auf den Button „profacto“ im Bereich der Premiumschnittstellen.

  4. Gib nun deine Hostnamen und einen API-Token ein. Nach einem Klick auf "Speichern" wird dein Zugang getestet und Aufträge und Kunden automatisch importiert.

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Wie werden Kunden und Kontakte importiert?

Die Craftboxx importiert grund­sätzlich alle Kunden und Kontakte aus profacto. Die Anschrift und der Haupt­ansprech­partner werden dabei als Anschrift importiert und Kontakte als Einsatzort. Falls sich ein Kunde oder ein Kontakt in profacto ändert, werden beim nächstem Import die Daten automatisch mit der Craftboxx abgeglichen und aktualisiert.

Ein Import und Abgleich geschieht jede Nacht automatisch. Sorge also dafür, dass deine profacto API auch nachts erreichbar ist. Der Import kann aller­dings auch manuell jederzeit angestoßen werden.

Hier siehst du eine Übersicht, welche Felder wie importiert werden (Klicken zum Vergrößern):

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Werden Projekte und Positionen importiert?

Ja. Jedoch müssen dabei zwei Bedin­gungen erfüllt sein:

  1. Das Projekt und/oder mindestens eine zugehörige Position wurden zuletzt vor maximal 14 Tage angelegt oder geändert.
  2. Das Projekt hat den Status "Auftrags­bestätigung" oder "Teil­lieferung".

Wenn beide Bedingungen erfüllt sind, wird das Projekt importiert und aktualisiert bei Änderungen in profacto.

Zusätzlich wird ein Termin angelegt, sofern der "Prozess­status" des Projektes in profacto "Auftrag erteilt" oder höher ist. Der "Prozess­status" wird dabei ebenfalls übernommen und in einen Craftboxx Status übersetzt. Der Termin wird ebenfalls ganztägig terminiert, sofern das Projekt einen Liefertermin hat.

Hier siehst du eine Übersicht, wie die Felder aus Projekten importiert werden (Klicken zum Vergrößern):

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Wie werden Positionen importiert?

Die Craftboxx importiert unter Beachtung des Prozess­status sämtliche Positionen, die zu einem profacto Projekt dazugehören.

Der Import läuft so ab: Sämtliche Positionen, die mindestens den Prozess­status „Auftrag erteilt“ haben, werden zusammen­gefasst in den Craftboxx Termin importiert.

Der „Prozessstatus“ einer Position zeigt der Craftboxx nur an, ob die jeweilige Position beachtet werden soll beim Import. Der Craftboxx Termin Status richtet sich ausschließlich nach profacto Projektstatus.

Die wesentlichen Positions­daten werden anschließend in dem Feld „Arbeitsanweisung“ in der Craftboxx zusätzlich zum profacto Projekt -Lieferinfo zusammen­gefasst.

Da die Artikel ebenfalls importiert werden, werden dem Craftboxx Termin auch die Artikel der Position zugewiesen.

Hier siehst du eine Übersicht, wie die Felder, die Positionen in die Craftboxx importiert werden (Klicken zum Vergrößern).

Beachte, dass die Position 3 ("Montage Schrankwand 3″) auf den Prozess­status „Angebotserstellung“ gesetzt ist und daher nicht importiert wurde:

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Werden Änderungen durch die Craftboxx auch zu profacto synchronisiert?

Teilweise. So wird eine Änderung des Terminstatus in der Craftboxx mit dem zugehörigen profacto Projekt synchroni­siert. Die Übers­etzung des Craftboxx Terminstatus wird anhand dieser Tabelle zurück übertragen.

Ebenso werden der Auftrags­name sowie das Start-Datum bei Änderungen in der Craftboxx zu profacto synchronisiert. Die Terminierung durch die App ist nützlich z. B. bei nicht-terminierten Terminen.

Übersetzungs­tabelle Prozess­status

Hier findest du die Übersetzungstabelle des profacto Prozess­status zu einem Craftboxx Terminstatus.

Beachte, dass der Craftboxx Status immer "Nicht terminiert" ist, sofern kein Liefer­termin im profacto Projekt eingetragen wurde.

Wenn ein profacto Liefer­termin gesetzt wurde oder in der App der Status geändert wird, wird folgende Tabelle genutzt:

Prozess­status profacto Status Craftboxx
Erfasst wird nicht importiert
Angebots­erstellung wird nicht importiert
Angebotsverfolgung wird nicht importiert
Auftragsverhandlung wird nicht importiert
Auftrag erteilt (40) Terminiert (Standard)
AVOR - Stückliste (50) Terminiert
AVOR - Beschaffung (60) Terminiert
Produktion - Maschinenraum (70) Terminiert
Produktion - Oberfläche (80) Terminiert
Produktion - Bankraum (90) Terminiert
Montage - Kommission. (100) In Bearbeitung
Montage - Vor Ort (110) In Bearbeitung (Standard)
Abgenommen (120) Fertig
Reklamationsarbeiten (130) Terminiert
Regiearbeiten (140) Problem

Falls du eigene Prozessstatus vergeben hast, achte darauf, dass die Nummer identisch mit einer Nummer aus der Tabelle ist. Sonst wird die Position nicht importiert.

Artikelimport

Die Craftboxx importiert ebenfalls sämtliche Artikel sowie die zugehörigen Maße und Beschreibungs­texte aus profacto. Falls ein Artikel in profacto geändert wird, wird anhand der Artikelnummer der zugehörige Craftboxx Artikel ebenfalls aktualisiert.