Verbinde Craftboxx mit sevDesk, um deine Kontaktliste automatisch aktuell zu halten und fertige Aufträge als Rechnungsentwürfe zu exportieren.
Kurze Zusammenfassung für den Chatbot
- Einrichtung: API-Token aus sevDesk (Einstellungen > Benutzer) in Craftboxx hinterlegen.
- Import (sevDesk ➡️ Craftboxx): Kunden, Artikel und versendete Auftragsbestätigungen.
- Export (Craftboxx ➡️ sevDesk): Fertige Aufträge werden als Rechnungsentwurf übertragen.
Was ist sevDesk?
sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen, die Funktionen von der Rechnungserstellung bis zur Buchhaltung bietet.
Voraussetzungen für die Schnittstelle:
- Einen sevDesk-Account
- Einen Craftboxx Zugang (Hier gehts zur Craftboxx)
So richtest du die Schnittstelle ein:
- Klicke in deinem sevDesk Account im Menü auf „Einstellungen“ und wähle „Benutzer“.
- Wähle den gewünschten Benutzer aus, scrolle zum Feld „API-Token“ und klicke auf „Einblenden“ (Passwort erforderlich). Kopiere den Token.
- Öffne deine Craftboxx und klicke im „Adminbereich“ auf „Schnittstellen“.
- Klicke bei den Premiumschnittstellen auf den Button „sevDesk“.
- Gib dort den API-Token ein und wähle dein Synchronisierungs-Intervall (alle 15 Min. oder täglich).
💡 HINWEIS: Der API-Token ändert sich, wenn du dein sevDesk-Profil bearbeitest (z.B. Sprachwechsel). Der Token muss dann in Craftboxx aktualisiert werden.
💡 HINWEIS: Vermeide doppelte Einträge, indem du den Mehrfachimport in den Einstellungen verbietest.
➡️ Daten von sevDesk zu Craftboxx
Kontakte:
- Wir importieren Personen- und Firmenkontakte vom Typ "Kunde".
- Wir importieren pro Kontakt eine Rechnungsadresse und alle vorhandenen Lieferadressen.
- Es werden maximal zwei E-Mail-Adressen und eine Telefonnummer pro Kontakt gespeichert.
- Änderungen an Namen oder Adressen in sevDesk werden automatisch in Craftboxx übernommen.
💡 HINWEIS: Wenn du einen Kontakt in sevDesk löschst, musst du ihn manuell in Craftboxx löschen.
Artikel:
Wir importieren Produkte der Kategorie "Artikel" von der Inventarseite aus sevDesk. Importiert werden Produktname, Nummer, Einheitentyp, Nettopreis, Mehrwertsteuersatz und Beschreibung. Lege die Artikelpreise in sevDesk fest.
💡 HINWEIS: Wird ein Artikel in sevDesk gelöscht, bleibt er in Craftboxx erhalten (er wird dort bei Änderungen nur aktualisiert).
Auftragsbestätigungen:
sevDesk Auftragsbestätigungen mit dem Status „versendet“ werden in die Craftboxx importiert. Um ein Projekt daraus zu erstellen, klicke auf die „Importschaltfläche“.
⬅️ Daten von Craftboxx zu sevDesk
Fertige Aufträge/Termine:
Ein Projekt muss mindestens einen fertigen Termin haben. Klicke auf die drei Punkte am Auftrag und wähle „Zu sevDesk“. Alle fertigen Termine werden als Rechnungsentwurf nach sevDesk exportiert.
Dabei werden der Auftragstitel, die Termintitel inkl. Stunden sowie alle verwendeten Artikel als separate Positionen in die Rechnung übernommen.
💡 HINWEIS: Craftboxx sucht beim Export nach der ID oder Kundennummer in sevDesk. Wird kein Match gefunden, wird ein neuer Kunde in sevDesk angelegt. Bestehende Kunden werden nicht überschrieben.
Übersicht der übertragenen Daten im Detail:
- Kunden: Von sevDesk zu Craftboxx übertragen wir Bezeichnung, Kunden-Nr., Ansprechpartner, Firmenname, Straße/Hausnr., PLZ, Ort und Land.
- Aufträge & Termine: Name, Nummer, Arbeitsanweisungen, Zeiten, Materialverbrauch und Notizen werden synchronisiert.
- Artikel: Von sevDesk zu Craftboxx übertragen wir Bezeichnung, Gruppe, Nummer, Hersteller, Preis, MwSt.-Satz, EAN und Detailbeschreibung.
Möchtest du deinen eigenen Workflow mit einer Schnittstelle bauen? Dann schau am besten hier mal rein.