Wie nutze ich die sevDesk-Schnittstelle in Craftboxx?

Verbinde Craftboxx mit sevDesk, um deine Kontaktliste automatisch aktuell zu halten und fertige Aufträge als Rechnungsentwürfe zu exportieren.

Was ist sevDesk?

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen, die Funktionen von der Rechnungserstellung bis zur Buchhaltung bietet.

Voraussetzungen für die Schnittstelle:

• Einen sevDesk-Account
• Einen Craftboxx Zugang (Hier gehts zur Craftboxx)

So richtest du die Schnittstelle ein:

1. Klicke in deinem sevDesk Account im Menü auf „Einstellungen“ und wähle „Benutzer“.
2. Wähle den gewünschten Benutzer aus, scrolle zum Feld „API-Token“ und klicke auf „Einblenden“ (Passwort erforderlich). Kopiere den Token.
3. Öffne deine Craftboxx und klicke im „Adminbereich“ auf „Schnittstellen“.
4. Klicke bei den Premiumschnittstellen auf den Button „sevDesk“.
5. Gib dort den API-Token ein und wähle dein Synchronisierungs-Intervall (alle 15 Min. oder täglich).

➡️ Daten von sevDesk zu Craftboxx

Kontakte:

• Wir importieren Personen- und Firmenkontakte vom Typ "Kunde".
• Wir importieren pro Kontakt eine Rechnungsadresse und alle vorhandenen Lieferadressen.
• Es werden maximal zwei E-Mail-Adressen und eine Telefonnummer pro Kontakt gespeichert.
• Änderungen an Namen oder Adressen in sevDesk werden automatisch in Craftboxx übernommen.

Artikel:

Wir importieren Produkte der Kategorie "Artikel" von der Inventarseite aus sevDesk. Importiert werden Produktname, Nummer, Einheitentyp, Nettopreis, Mehrwertsteuersatz und Beschreibung. Lege die Artikelpreise in sevDesk fest.

Auftragsbestätigungen:

Auftragsbestätigungen aus sevDesk als Aufträge in die Craftboxx importieren

sevDesk-Auftragsbestätigungen mit dem Status „versendet“ werden als Aufträge in der Craftboxx angelegt.

1. Auftragsbestätigung in sevDesk vorbereiten:
   Stelle sicher, dass deine Auftragsbestätigung in sevDesk den Status „versendet“ hat. Nur versendete Auftragsbestätigungen werden von der Craftboxx erkannt und importiert.

2. Kundendaten in sevDesk prüfen:

   • Kunde im Kundenstamm angelegt: Der Kunde muss in sevDesk als Kunde gespeichert sein bzw. bei der Angebotserstellung als „Kunde neu anlegen“ markiert worden sein.
   • Vollständige Adresse: Der Kunde benötigt eine vollständige Adresse, sonst kann der zugehörige Auftrag in der Craftboxx nicht sinnvoll genutzt werden.

3. Import in der Craftboxx anstoßen:

   1. Auftragsliste öffnen: Wechsle in der Craftboxx in die Auftragsliste.
   2. Import-Menü öffnen: Klicke oben rechts auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Neu“.
   3. Import starten: Wähle „Aufträge aus sevDesk importieren“. (Wie im Screenshot zu sehen.)

4. Angelegte Aufträge in der Craftboxx finden:
   Nach dem Import werden deine versendeten sevDesk-Auftragsbestätigungen als Aufträge in der Auftragsliste der Craftboxx angelegt.
   Dort kannst du direkt:

   • Termine planen
   • Zeiten erfassen
   • Material und Leistungen dokumentieren

5. Typische Importprobleme prüfen (falls kein Auftrag erscheint):

   • Nummer bereits vergeben? Wenn die Nummer der sevDesk-Auftragsbestätigung bereits als Auftragsnummer in der Craftboxx existiert, wird der Import zur Vermeidung von Dubletten abgewiesen.
   • Beleg zu alt? Nur Auftragsbestätigungen, die nicht älter als 8 Wochen sind, werden importiert. Ältere Belege werden ignoriert, um deine Craftboxx nicht mit veralteten Daten zu füllen.
   • Kunde ohne vollständige Adresse? Fehlt eine vollständige Adresse, kann der Datensatz nicht korrekt übernommen werden.

💡 Hinweis: Du kannst den Import jederzeit erneut manuell starten, wenn du neue „versendete“ Auftragsbestätigungen in sevDesk erstellt hast.

⬅️ Daten von Craftboxx zu sevDesk

Fertige Aufträge als Rechnungsentwurf nach sevDesk exportieren

Beim Export nach sevDesk werden aktuell alle fertigen Termine mit ihren Stunden sowie die verwendeten Artikel/Materialien als Positionen in den Rechnungsentwurf übernommen.

1. Auftrag prüfen:
   Stelle sicher, dass dein Auftrag mindestens einen fertigen Termin hat. Nur dann kann der Auftrag zu sevDesk exportiert werden.

2. Auftragsliste öffnen:
   Wechsle in der Craftboxx in die Auftragsliste und suche den Auftrag, den du nach sevDesk übertragen möchtest.

3. Export-Menü öffnen:
   Klicke in der Zeile des gewünschten Auftrags auf die drei Punkte (Mehr-Menü).

4. Export starten:
   Wähle im Menü „Zu sevDesk“. Alle fertigen Termine dieses Auftrags werden als Rechnungsentwurf nach sevDesk exportiert.

5. Welche Daten werden übertragen?

   • Auftragstitel
   • Termintitel inkl. Stunden für alle fertigen Termine
   • Alle verwendeten Artikel / verbrauchtes Material als separate Rechnungspositionen
   • Kundendaten werden bei Bedarf in sevDesk neu angelegt, wenn kein passender Kunde gefunden wird (Matching über ID oder Kundennummer).

6. Rechnungsentwurf in sevDesk prüfen:
   Öffne sevDesk und rufe den Bereich für deine Rechnungsentwürfe auf. Dort findest du den neu angelegten Rechnungsentwurf, kannst ihn bei Bedarf anpassen und abspeichern.

💡 Hinweis: Wenn du zusätzliche Informationen (z. B. besondere Hinweise für den Kunden) auf der Rechnung benötigst, ergänze diese nach dem Export direkt im Rechnungsentwurf in sevDesk.

Übersicht der übertragenen Daten im Detail:

• Kunden: Von sevDesk zu Craftboxx übertragen wir Bezeichnung, Kunden-Nr., Ansprechpartner, Firmenname, Straße/Hausnr., PLZ, Ort und Land.
• Aufträge & Termine: Name, Nummer, Arbeitsanweisungen, Zeiten, Materialverbrauch und Notizen werden synchronisiert.
• Artikel: Von sevDesk zu Craftboxx übertragen wir Bezeichnung, Gruppe, Nummer, Hersteller, Preis, MwSt.-Satz, EAN und Detailbeschreibung.

Möchtest du deinen eigenen Workflow mit einer Schnittstelle bauen? Dann schau am besten hier mal rein.