Wie nutze ich die sevDesk-Schnittstelle in Craftboxx?

Kurze Zusammenfassung für den Chatbot

• Einrichtung: API-Token aus sevDesk (Einstellungen → Benutzer) in Craftboxx unter Adminbereich → Schnittstellen → sevDesk hinterlegen
• Import (sevDesk → Craftboxx): Kunden, Artikel und versendete Auftragsbestätigungen
• Export (Craftboxx → sevDesk): Fertige Aufträge werden als Rechnungsentwurf übertragen
• Aus sevDesk werden nur Auftragsbestätigungen mit Status „versendet" importiert; Voraussetzung sind ein gespeicherter Kunde mit vollständiger Adresse
• Auftragsimport wird nicht automatisch angestoßen: Auftragsliste → Pfeil neben „Neu" → „Aufträge aus sevDesk importieren"
• Import wird abgewiesen, wenn die Auftragsnummer bereits existiert oder die Auftragsbestätigung älter als 8 Wochen ist
• Kontaktimport: max. zwei E-Mail-Adressen und eine Telefonnummer pro Kontakt; Namens- und Adressänderungen werden automatisch übernommen; gelöschte sevDesk-Kontakte müssen in Craftboxx manuell gelöscht werden
• Artikelimport: gelöschte sevDesk-Artikel bleiben in Craftboxx erhalten und werden nur noch aktualisiert
• Beim Export sucht Craftboxx den Kunden in sevDesk über ID oder Kundennummer; ohne Treffer wird er neu angelegt, bestehende Kunden werden nie überschrieben
• Der API-Token ändert sich bei jeder Bearbeitung des sevDesk-Benutzers und muss dann in Craftboxx aktualisiert werden
• Synchronisierungs-Intervall wählbar: alle 15 Minuten oder einmal täglich
• Verbindungsprobleme stehen im Planer oben rechts hinter dem Nachrichtensymbol

sevDesk-Schnittstelle

Verbinde Craftboxx mit sevDesk, um deine Kontaktliste automatisch aktuell zu halten und fertige Aufträge als Rechnungsentwürfe zu exportieren. sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen, mit Funktionen von der Rechnungserstellung bis zur Buchhaltung.

Voraussetzungen

• Ein sevDesk-Account
• Ein Craftboxx-Zugang

So richtest du die Schnittstelle ein

1. Klicke in deinem sevDesk-Account auf „Einstellungen" → „Benutzer".
2. Wähle den gewünschten Benutzer aus, scrolle zum Feld „API-Token" und klicke auf „Einblenden" (Passwort erforderlich). Kopiere den Token.
3. Öffne die Craftboxx und klicke im Adminbereich auf „Schnittstellen".
4. Klicke bei den Premiumschnittstellen auf „sevDesk".
5. Gib den API-Token ein und wähle dein Synchronisierungs-Intervall (alle 15 Minuten oder täglich).

💡 HINWEIS: Der API-Token ändert sich, wenn du dein sevDesk-Profil bearbeitest (z. B. bei einem Sprachwechsel) – er muss dann in Craftboxx aktualisiert werden.

💡 HINWEIS: Verbiete den Mehrfachimport in den Einstellungen, um doppelte Einträge zu vermeiden.

➡️ Daten von sevDesk nach Craftboxx

Kontakte: Importiert werden Personen- und Firmenkontakte vom Typ „Kunde", inklusive Rechnungsadresse und aller vorhandenen Lieferadressen. Pro Kontakt werden maximal zwei E-Mail-Adressen und eine Telefonnummer gespeichert. Änderungen an Namen oder Adressen in sevDesk werden automatisch übernommen.

💡 HINWEIS: Löschst du einen Kontakt in sevDesk, musst du ihn in Craftboxx manuell löschen.

Artikel: Importiert werden Produkte der Kategorie „Artikel" von der sevDesk-Inventarseite – Produktname, Nummer, Einheitentyp, Nettopreis, Mehrwertsteuersatz und Beschreibung. Die Artikelpreise werden in sevDesk gepflegt.

💡 HINWEIS: Wird ein Artikel in sevDesk gelöscht, bleibt er in Craftboxx erhalten und wird bei künftigen Änderungen nur noch aktualisiert.

Auftragsbestätigungen: Nur Auftragsbestätigungen mit dem Status „versendet" werden als Aufträge importiert. Voraussetzungen dafür:

• Der Kunde ist in sevDesk als Kunde gespeichert (oder wurde beim Angebot über „Kunde neu anlegen" markiert).
• Der Kunde hat eine vollständige Adresse.

So läuft der Import:

1. Auftragsliste in Craftboxx öffnen.
2. Oben rechts auf den Pfeil neben „Neu" klicken.
3. „Aufträge aus sevDesk importieren" wählen.

Nach wenigen Minuten stehen die Aufträge in der Auftragsliste bereit – dort lassen sich direkt Termine planen, Zeiten erfassen und Material sowie Leistungen dokumentieren.

Erscheint kein Auftrag, liegt es meist an einem dieser Punkte:

• Nummer bereits vergeben: Existiert die Nummer der sevDesk-Auftragsbestätigung bereits als Auftragsnummer in Craftboxx, wird der Import zur Vermeidung von Dubletten abgewiesen.
• Beleg zu alt: Nur Auftragsbestätigungen, die nicht älter als 8 Wochen sind, werden importiert.
• Adresse unvollständig: Fehlt eine vollständige Adresse beim Kunden, kann der Datensatz nicht übernommen werden.

Der Import lässt sich jederzeit manuell erneut starten, sobald neue „versendete" Auftragsbestätigungen in sevDesk vorliegen.

⬅️ Daten von Craftboxx nach sevDesk

Beim Export werden alle fertigen Termine eines Auftrags mit ihren Stunden sowie die verwendeten Artikel/Materialien als Rechnungspositionen übernommen.

1. Sicherstellen, dass der Auftrag mindestens einen fertigen Termin hat – sonst ist kein Export möglich.
2. In der Auftragsliste den gewünschten Auftrag suchen und in der Zeile auf die drei Punkte klicken.
3. „Zu sevDesk" wählen.

Übertragen werden: Auftragstitel, Termintitel inkl. Stunden aller fertigen Termine sowie alle verwendeten Artikel/verbrauchtes Material als separate Rechnungspositionen. Craftboxx sucht dabei über ID oder Kundennummer nach einem passenden Kunden in sevDesk; wird keiner gefunden, legt Craftboxx den Kunden neu an – bestehende Kunden werden nie überschrieben.

Der fertige Rechnungsentwurf lässt sich danach in sevDesk öffnen, anpassen und speichern – zum Beispiel um zusätzliche Hinweise für den Kunden zu ergänzen.

Übersicht der übertragenen Daten

• Kunden (sevDesk → Craftboxx): Bezeichnung, Kunden-Nr., Ansprechpartner, Firmenname, Straße/Hausnr., PLZ, Ort, Land
• Aufträge & Termine (beide Richtungen): Name, Nummer, Arbeitsanweisungen, Zeiten, Materialverbrauch, Notizen
• Artikel (sevDesk → Craftboxx): Bezeichnung, Gruppe, Nummer, Hersteller, Preis, MwSt.-Satz, EAN, Detailbeschreibung

Wenn der Import in der Warteschleife hängt

Bleibt die Meldung zum gestarteten Import stehen, der Reihe nach prüfen:

1. Meldungen im Planer oben rechts hinter dem Nachrichtensymbol checken.
2. Unter Stammdaten → Kunden nachsehen, ob die Kunden aus sevDesk importiert wurden.
3. In sevDesk prüfen, ob der Kunde im Kundenstamm gespeichert ist und eine vollständige Adresse hat.
4. API-Token in den Craftboxx-Einstellungen auf Richtigkeit prüfen – er ändert sich bei jeder Bearbeitung des sevDesk-Benutzers.
5. Import der Aufträge manuell auslösen: Auftragsliste → Pfeil neben „Neu" → „Aufträge aus sevDesk importieren".
6. Eingestelltes Synchronisierungs-Intervall (15 Minuten oder täglich) kontrollieren.

Häufige Fragen (FAQ)

Ich habe sevDesk verbunden, aber in der Auftragsliste ist nichts angekommen.
Der Import der Aufträge muss ausgelöst werden: Auftragsliste → Pfeil oben rechts neben „Neu" → „Aufträge aus sevDesk importieren". Nach wenigen Minuten sind die Aufträge da.

Warum fehlt eine bestimmte Auftragsbestätigung?
Importiert werden nur Auftragsbestätigungen mit Status „versendet", die nicht älter als 8 Wochen sind. Auch eine bereits vergebene Auftragsnummer verhindert den Import.

Warum wird ein Kunde aus sevDesk nicht übernommen?
Entweder ist er nicht im sevDesk-Kundenstamm gespeichert oder ihm fehlt eine vollständige Adresse.

Muss ich den API-Token neu eintragen?
Ja, wenn du deinen sevDesk-Benutzer verändert hast – dann ändert sich der Token.

Werden bestehende Kunden in sevDesk beim Export überschrieben?
Nein. Craftboxx sucht nach einem passenden Kunden über ID oder Kundennummer; findet sich keiner, wird ein neuer Kunde angelegt.