Mithilfe der Schnittstelle zu sevDesk, hast du deine Kundenliste, Artikel und Stammdaten auch in deiner Craftboxx. Ebenso kannst du deine Auftragsbestätigungen direkt in der Craftboxx verwenden und somit deine Aufträge konkret planen.
Nach Abschluss deine Arbeit schickst du deine fertigen Aufträge zu sevDesk und erstellst dann direkt die Rechnung für deine Kunden.
Das benötigst du für die Schnittstelle:
- sevDesk Account
- sevDesk API-Token (wie du den bekommst, erfährst du im Folgenden)
- Craftboxx Account
💡 HINWEIS: Vermeide doppelt importierte Einträge, in dem du dies in den Einstellungen verbietest.
Und so geht’s:
- Klicke in deinem sevDesk Account im Menü auf „Einstellungen“ und wähle „Benutzer“ aus. Klicke auf den gewünschten Benutzer, um den API-Token im unteren Feld anzuzeigen. Klicke auf "Einblenden" und gib dein Passwort ein.
- Öffne nun deine Craftboxx und wähle im „Adminbereich“ den Punkt „Schnittstellen“ aus.
- Klicke im Bereich der Premiumschnittstellen auf den „sevDesk“ Button und gib dort den API-Token ein.
- Du kannst hier noch wählen, ob alle 15 Minuten neu erstellte oder aktualisierte Ressourcen aus sevDesk importiert werden sollen, ansonsten erfolgt die Synchronisierung einmal am Tag.
- Nach einem Klick auf "Speichern" wird dein Zugang getestet und Kunden automatisch importiert.
💡 HINWEIS: Der API-Token ändert sich, wenn du deinen sevDesk Benutzer veränderst (z.B. die Sprache wechselst). Daher musst du nach jeder Änderung den neuen Token in der Craftboxx hinzufügen.
➡️ Diese Daten kommen von sevDesk zur Craftboxx
Kontakte:
Wir importieren alle Personen- und Firmenkontakte, die entweder den Typ "Kunde" haben.
Wir importieren nur eine Rechnungsadresse pro Kontakt und die gesamten Lieferadressen.
Es werden maximal zwei E-Mail-Adressen und Mobiltelefonnummern pro Kontakt, und eine Telefonnummer importiert.
Dies sind die Informationen, die wir von einem Kontakt speichern:
- Vorname, Nachname (Firmenname)
- Kundennummer
- Adresse
- E-Mail-Adresse, Rufnummern
- Notiz
Wenn du bei einer Kontaktperson in sevDesk Änderungen wie Namens- oder Adressänderungen vornimmst oder wenn du eine Adresse löschst, werden diese Änderungen auch in deiner Craftboxx übernommen.
💡 HINWEIS: Wenn du einen Kontakt aus sevDesk löschst, musst du ihn manuell in der Craftboxx löschen.
Artikel:
Artikel, die sich auf der Inventarseite in sevDesk befinden, werden in die Craftboxx importiert. Es werden nur Produkte mit der Kategorie "Artikel" importiert. Die importierten Informationen umfassen den Produktnamen, die Nummer, den Einheitentyp, den Nettopreis, den Mehrwertsteuersatz und die Beschreibung.
Lege Artikelpreise, einschließlich des prozentualen Mehrwertsteuersatzes, fest.
💡 HINWEIS: Wird ein Artikel in sevDesk gelöscht, wird er in Craftboxx nicht gelöscht, sondern nur aktualisiert oder erstellt.
In der Craftboxx siehst du, welche deiner Artikel aus sevDesk importiert wurde.
Auftragsbestätigungen:
Auftragsbestätigungen mit dem Status „versendet“ werden in die Craftboxx importiert. Der Titel der Auftragsbestätigung wird als Titel des Projekts und des Auftrags verwendet.
Wenn der Benutzer, der die Auftragsbestätigung erstellt hat, in Craftboxx existiert, wird er/sie als Beobachter des Termins festgelegt.
Wenn der Kunde oder Artikel in der Craftboxx existiert, wird er/sie an den Termin gebunden. Andernfalls wird ein neuer Kunde bzw. Artikel erstellt. Die Kundenadresse wird anhand des Straßennamens abgeglichen. Falls dies fehlschlägt, wird stattdessen die Postanschrift verwendet.
Bestehende Projekte werden nicht aktualisiert. Wenn eine Auftragsbestätigung mehrere Protokolle für einen Artikel enthält, wird die Menge dieses Artikels nur beim Erstellen eines Termins erhöht. Projekte werden nicht automatisch importiert. Um ein Projekt zu importieren, muss der Kunde auf die „Importschaltfläche“ klicken.
⬅️ Diese Daten gehen von der Craftboxx zu sevDesk
Fertige Aufträge/Termine
Um eine Rechnung zu platzieren, muss ein Projekt mindestens einen abgeschlossenen (Status „Fertig“) Termin haben.
Über die drei Punkte kannst du die Schaltfläche „Zu sevDesk“ wählen. Alle Termine des gewählten Auftrages mit dem Status „fertig“ werden dann nach sevDesk exportiert und ein Rechnungsentwurf erstellt.
Der Auftragstitel wird als Position in die erste Zeile der Rechnung geschrieben. Der Titel des Termines und die dokumentierten Stunden werden als Position in die zweite Zeile der Rechnung geschrieben. Die verwendeten Artikel dieses Termins, einschließlich der Einheiten jedes Artikels, werden in eine neue Zeile geschrieben. Diese Positionierung wird auf andere ausgefüllte Termine angewendet.
So gehen wir mit Kunden um:
Beim Exportieren deiner Termine nach sevDesk suchen wir den Kunden mit der gleichen ID in sevDesk. Falls vorhanden, binden wir diesen Benutzer an die Rechnung. Die Rechnungsadresse des Kontakts wird in der Rechnung angegeben. Wenn dies nicht der Fall ist, suchen wir nach der benutzerdefinierten Nummer. Wenn keine dieser Optionen erfolgreich ist, erstellen wir einen neuen Kunden in sevDesk.
💡HINWEIS: Bitte beachte, dass wir einen Kunden nicht in sevDesk aktualisieren!
Übersicht der Daten, die über die Schnittstelle ausgetauscht werden:
Bestimmte Informationen können nur in die eine oder andere Richtung von der Craftboxx zu sevDesk übertragen werden. Welche Informationen bzw. Daten tatsächlich übertragen werden, siehst du in den nachfolgenden Übersichten:
Kunden
| Name | sevDesk ➡️ Craftboxx | Craftboxx ➡️ sevDesk |
|---|---|---|
| Kundenbezeichnung | ✅ | ❌ |
| Kunden-Nr. | ✅ | ❌ |
| Zusatz | ❌ | ❌ |
| Zusätzliche Kundeninformationen | ❌ | ❌ |
| Ansprechpartner | ✅ | ❌ |
| Firmenname | ✅ | ❌ |
| Straße und Hausnr. | ✅ | ❌ |
| Zusatz | ✅ | ❌ |
| PLZ | ✅ | ❌ |
| Ort | ✅ | ❌ |
| Land | ✅ | ❌ |
| Kontaktdaten |
Aufträge
| Name | sevDesk ➡️ Craftboxx | Craftboxx ➡️ sevDesk |
|---|---|---|
| Auftragsname | ✅ | ✅ |
| Auftragsnummer | ✅ | ✅ |
| Kunde (Zuordnung) | ✅ | ✅ |
Termine
| Name | sevDesk ➡️ Craftboxx | Craftboxx ➡️ sevDesk |
|---|---|---|
| Arbeitsanweisung | ✅ | ✅ |
| Zeiten | ✅ | ✅ |
| Materialverbrauch | ✅ | ✅ |
| Notizen | ✅ | ✅ |
Artikel
| Name | sevDesk ➡️ Craftboxx | Craftboxx ➡️ sevDesk |
|---|---|---|
| Bezeichnung | ✅ | ✅ |
| Artikelgruppe | ✅ | ✅ |
| Artikelnummer | ✅ | ✅ |
| Hersteller | ✅ | ✅ |
| Verpackungseinheit (VE) | ✅ | ✅ |
| Preis | ✅ | ✅ |
| Währung | ✅ | ✅ |
| MwSt.-St.-Satz | ✅ | ✅ |
| Preis in | ✅ | ✅ |
| Preisdatum | ✅ | ✅ |
| EAN | ✅ | ✅ |
| Lieferanten Artikelnummer | ✅ | ✅ |
| Artikel URL | ✅ | ✅ |
| Detailbeschreibung | ✅ | ✅ |
| Foto | ✅ | ✅ |
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