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Wie kann ich die Sollzeit für mein Personal ändern?

Von Teilzeit auf Vollzeit? Kein Problem, so änderst du die Sollzeiten deines Personals bzw. kannst die Arbeitszeit deines Personals individualisieren.

Sollzeiten für Mitarbeitende anpassen

Dieser Artikel erklärt, wie du Sollarbeitszeiten für Mitarbeitende in CRAFTBOXX einstellst, änderst, löschst und im Zeitkonto prüfst. Er richtet sich an Admins und Büroverantwortliche, die die Arbeitszeiten im System pflegen.

Ziel des Artikels

  • Du lernst, wo du Sollzeiten findest.
  • Du lernst, wie du Sollzeiten anpasst, neue Sollzeiten hinterlegst und Einträge wieder löschst.
  • Du verstehst, ab wann neue Sollzeiten gelten und wie sie sich im Zeitkonto auswirken.

Hinweis: Aktuell gibt es keine Begrenzung, wie viele unterschiedliche Sollzeit-Zeiträume pro Person angelegt werden können.

Schritt 1: Mitarbeiter auswählen

  1. Gehe im Menü auf „Personal“.
  2. Klicke auf „Personal verwalten“.
  3. Wähle die Person aus, deren Sollzeiten du ändern möchtest.
  4. Klicke oben rechts auf „Bearbeiten“.

Du siehst nun die aktuellen täglichen Sollzeiten der ausgewählten Person, zum Beispiel:

  • Montag: 10 Stunden
  • Dienstag: 10 Stunden
  • Mittwoch: 8 Stunden
  • usw.

Schritt 2: Sollzeiten bearbeiten oder neue Sollzeiten anlegen

Scrolle im Bearbeitungsfenster nach unten zum Bereich „Sollzeiten“.

Du hast zwei grundsätzliche Möglichkeiten:

A) Bestehende Sollzeit bearbeiten

  • Klicke in der entsprechenden Zeile rechts auf das Stift-Symbol.
  • Passe die täglichen Sollstunden nach Bedarf an.
  • Speichere deine Änderungen, sobald du fertig bist.

B) Neue Sollzeit über 20h, 40h oder „Individuell“ anlegen

Um eine neue Sollzeit zu hinterlegen, klickst du direkt auf eine der Optionen:

Voreinstellungen

  • „20h“ = 20-Stunden-Woche: Montag bis Freitag jeweils 4 Stunden.
  • „40h“ = 40-Stunden-Woche: Montag bis Freitag jeweils 8 Stunden.

Individuell

  • Wähle „Individuell“.
  • Trage deine eigenen täglichen Sollzeiten ein, zum Beispiel:
    • Montag bis Freitag jeweils 7 Stunden.

Wichtig:
Wenn an Samstagen und Sonntagen nicht gearbeitet wird, trage für Samstag und Sonntag jeweils 0 Stunden ein. Nur so erkennt das System, dass an diesen Tagen keine Sollarbeitszeit besteht.

Schritt 3: Gültigkeitsdatum für die Sollzeit festlegen

In der Zeile der Sollzeit kannst du ein Startdatum hinterlegen, ab wann diese Sollzeit gelten soll.

  • Trage zum Beispiel 01.01.2026 ein, wenn die neuen Sollzeiten ab dem 01.01.2026 gelten sollen.
  • Das bedeutet: Ab diesem Datum werden im Zeitkonto die neuen Sollstunden verwendet.

Anschließend klicke oben rechts auf „Speichern“.

Schritt 4: Sollzeiten löschen

Das Löschen von Sollzeiten erfolgt ebenfalls im Bearbeitungsmodus.

  1. Gehe wie in Schritt 1 beschrieben auf „Personal“ → „Personal verwalten“, wähle die Person aus und klicke auf „Bearbeiten“.
  2. Scrolle nach unten zum Bereich „Sollzeiten“.
  3. Suche die Sollzeit, die du löschen möchtest.
  4. Klicke in dieser Zeile rechts auf das Mülleimer-Symbol.
  5. Speichere die Änderungen oben rechts, damit das Löschen übernommen wird.

Wichtig beim Löschen

  • Wenn ein Sollzeit-Eintrag gelöscht wird, wird automatisch die vorhergehende Sollzeit, die in diesen Zeitraum fällt, wieder für diesen Zeitraum gültig.
  • Prüfe nach dem Löschen deshalb bei Bedarf, ob die gewünschte Sollzeit-Konstellation für den Zeitraum korrekt ist.

Schritt 5: Auswirkungen im Zeitkonto prüfen

Die Anpassung der Sollzeiten wird nicht immer sofort im Zeitkonto angezeigt.

  • Es kann einige Minuten dauern, bis die Änderung im Zeitkonto sichtbar ist.
  • Das gilt insbesondere dann, wenn das Startdatum weit in der Vergangenheit liegt.
  • Hintergrund: Die Zeiten werden im System nachberechnet, um Serverabbrüche zu vermeiden.

So prüfst du die Auswirkung der neuen Sollzeiten

  1. Gehe auf „Personal“.
  2. Klicke auf „Zeitkonto“.
  3. Wähle die betreffende Person aus.

Ab dem von dir hinterlegten Startdatum (z. B. 01.01.2026) solltest du nun im Zeitkonto die neuen täglichen Sollzeiten sehen (z. B. 7 Stunden pro Tag).

Damit sind die Sollzeiten für deine Mitarbeitenden korrekt hinterlegt und werden in der weiteren Zeiterfassung, Auswertung und Überstundenberechnung berücksichtigt.