Wie erstelle ich ein PDF Protokoll?

Deine Schritte zum fertigen PDF

Öffne die Auftragsliste.
Wähle den gewünschten Auftrag aus.
Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü.
Wähle PDF erzeugen.

Anschließend öffnet sich der Bereich, in dem du das Protokoll ganz nach deinen Wünschen konfigurieren kannst.

Termine für das PDF auswählen

Im nächsten Schritt bestimmst du, welche Termine im Protokoll enthalten sein sollen. Du kannst zum Beispiel aktuelle oder nicht terminierte Einträge anzeigen lassen. Über die Auswahlhaken legst du fest, welche Termine genau übernommen werden.

PDF individuell anpassen

Im Bereich Für den Kunden unter PDF anpassen entscheidest du, welche Inhalte im Dokument erscheinen:

Allgemeines: Wähle aus, ob Deckblatt, Rechnungsadresse oder Fußzeile eingeblendet werden.
Termindetails: Steuere, ob Informationen wie Werkzeuge, Arbeitsanweisungen, Personal oder Fahrzeuge auftauchen sollen.
Fotos: Du entscheidest über die Größe der Bilder – Groß, Vorschaubild oder Nicht anzeigen.

Anhänge und ZIP-Datei

Du kannst auch entscheiden, ob weitere Dateien mit ausgegeben werden sollen.

Wichtig: Die Anhänge werden nicht direkt in das PDF eingefügt. Stattdessen erhältst du eine ZIP-Datei. Diese enthält das PDF-Protokoll sowie separate Ordner für Dokumente aus dem Büro oder hochgeladene Dateien.

FAQ – Fragen & Antworten

Warum fehlen Fotos in meinem PDF? Prüfe bitte, ob du im Bereich „Fotos“ versehentlich die Option „Nicht anzeigen“ gewählt hast oder ob die Fotos dem richtigen Termin im System zugeordnet sind.

Kann ich mein eigenes Firmenlogo einfügen? Ja! Dein Logo wird in der Regel automatisch aus deinen Firmeneinstellungen für das Deckblatt und die Fußzeile übernommen.

Warum erhalte ich eine ZIP-Datei statt einer einzelnen PDF? Das passiert immer dann, wenn du zusätzliche Anhänge (wie separate Dokumente) auswählst. Das System bündelt alles in einer ZIP-Datei, damit keine Information verloren geht.

Können Kunden direkt auf dem Tablet unterschreiben? Klar! Wenn die digitale Unterschrift („Abnahme durch den Kunden“) im Auftrag erfasst wurde, wird sie automatisch an der richtigen Stelle im Protokoll platziert.

Profi-Tipps für deine Dokumentation

E-Mail-Versand optimieren: Wenn du viele Fotos hast, nutze die Option Vorschaubild. So bleibt die Datei klein genug für den E-Mail-Anhang.
Datenschutz beachten: Überlege kurz, ob deine Kund:innen die Namen deiner Mitarbeitenden sehen müssen oder ob die reinen Arbeitszeiten ausreichen.
Vorlagen-Check: Erzeuge vor dem ersten Versenden ein Test-PDF, um zu prüfen, ob deine Fußzeilen (z. B. Bankdaten oder USt-IdNr.) korrekt sitzen.