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Wie exportierst du Auftragszeiten und abrechenbare Zeiten aus Craftboxx?

Wenn du Auftragszeiten oder abrechenbare Zeiten aus Craftboxx exportieren möchtest, kannst du die Daten als Excel- oder CSV-Datei herunterladen und anschließend weiterverarbeiten. Das ist besonders hilfreich für Auswertungen, die Buchhaltung oder die Übergabe an andere Systeme.

Wofür du den Export der Auftragszeiten nutzen kannst

Mit dem Export der Auftragszeiten kannst du:

  • abrechenbare Zeiten aus laufenden und abgeschlossenen Projekten auswerten
  • Daten in Excel weiterbearbeiten
  • Zeiten für Buchhaltung oder Lohnvorbereitung aufbereiten
  • exportierte Daten in andere Systeme übernehmen, wenn dort ein Import möglich ist

Auftragszeiten exportieren

So exportierst du die Auftragszeiten in Craftboxx:

  1. Öffne den Bereich Aufträge.
  2. Wechsle zu Auftragszeiten.
  3. Setze die gewünschten Filter, zum Beispiel für:
    • Zeitraum
    • Projekte
    • Mitarbeitende
    • offene oder abgeschlossene Aufträge
  4. Klicke unten rechts auf Seite exportieren.
  5. Achte darauf, die passenden Inhalte auszuwählen:
    • Termine
    • Aktivitäten (abrechenbar)
  6. Starte den Export.

Anschließend erhältst du eine Exportdatei, die du in Excel oder einem kompatiblen Programm öffnen kannst.

Wo du die abrechenbaren Zeiten in der Exportdatei findest

Die exportierten abrechenbaren Zeiten findest du in der Datei im Tabellenblatt:

„Aktivitäten (Abrechenbar)”

Dort stehen die exportierten Zeitdaten zur weiteren Auswertung bereit.

In welchem Format der Export verfügbar ist

Der Export der Auftragszeiten steht für die Weiterverarbeitung als Tabellen-Datei zur Verfügung, zum Beispiel als:

  • Excel
  • CSV

So kannst du die Daten flexibel filtern, sortieren und für interne Prozesse weiterverwenden.

Gibt es einen PDF-Export für Auftragszeiten?

Ein direkter PDF-Export der Auftragszeiten bzw. abrechenbaren Zeiten ist aktuell nicht verfügbar.

Du kannst die Daten aber als Excel- oder CSV-Datei exportieren und anschließend bei Bedarf außerhalb von Craftboxx als PDF speichern oder in ein PDF umwandeln.

Alternative zum PDF-Export

Wenn du die Auftragszeiten als PDF weitergeben möchtest, gehe so vor:

  1. Exportiere die Daten aus Craftboxx als Excel- oder CSV-Datei.
  2. Öffne die Datei in Excel oder einem vergleichbaren Tabellenprogramm.
  3. Formatiere die Ansicht bei Bedarf.
  4. Speichere oder exportiere die Datei anschließend als PDF.

So erhältst du eine PDF-Version der exportierten Daten, auch wenn der direkte PDF-Export in Craftboxx aktuell nicht zur Verfügung steht.

Auftragszeiten monatlich auswerten (Abgrenzung für die Buchhaltung)

Wenn du deine Auftragszeiten z. B. für die Buchhaltung monatsweise auswerten möchtest (nur Januar, nur Februar usw.), nutze die Filter in der Auftragszeiten‑Auswertung.

  1. Bereich öffnen: Gehe zu Aufträge → Auftragszeiten (bzw. Auswertung → Auftragszeiten auswerten in der Craftboxx 1 Ansicht).
  2. Filter öffnen: Klicke oben rechts auf Filter.
  3. Zeitraum wählen: Wähle unter Zeitraum den gewünschten Monat (z. B. 01.01. – 31.01. für Januar oder 01.02. – 29.02. für Februar).
  4. Weitere Kriterien setzen: Filtere bei Bedarf zusätzlich nach Mitarbeitenden, Standort, Kostenstelle oder Labels, damit nur die relevanten Aufträge/Termine angezeigt werden.
  5. Auswertung prüfen: Unten in der Liste siehst du pro Auftrag die gebuchten Stunden im gewählten Zeitraum. So erkennst du, wie viel Zeit im jeweiligen Monat auf welchen Auftrag gebucht wurde.
  6. Export für die Buchhaltung: Klicke unten rechts auf Seite exportieren, um die aktuell gefilterten Daten als Excel/CSV zu sichern und in deinem eigenen Schema (z. B. nach Standort_Kostenstelle_Datum) weiter auszuwerten.

💡 Wichtiger Hinweis zur zeitlichen Abgrenzung:
In der Auftragszeiten‑Auswertung zählt für die Monatsauswertung das Datum der gebuchten Arbeitszeit (Aktivitäten auf dem Termin) im gewählten Zeitraum – nicht nur das ursprüngliche Auftrags- oder Terminanfangsdatum. Wird ein Auftrag im Januar angelegt, aber erst im Februar bearbeitet, erscheinen die im Februar erfassten Zeiten in der Februar‑Auswertung (wenn du den Zeitraum im Filter auf Februar setzt). So gehen keine Zeiten „verloren“, auch wenn der Auftrag selbst früher angelegt wurde.

💡 Praxis-Tipp für wiederkehrende interne Aufträge:
Wenn du – wie z.B. „Standortnummer_Kostenstelle_Datum“ – mit speziellen Auftragsnamen arbeitest, kannst du zusätzlich in der Suche nach einem Teil der Auftragsnummer (z. B. nur der Kostenstelle) filtern. Kombiniere das mit dem Monats-Zeitraumfilter, um deine internen Umbuchungen pro Standort und Kostenstelle sauber pro Monat zu ermitteln.

Häufige Fragen

Kann ich nur abrechenbare Zeiten exportieren?

Ja. Achte beim Export darauf, dass „Aktivitäten (abrechenbar)” ausgewählt ist.

Kann ich Daten für laufende und abgeschlossene Projekte exportieren?

Ja. Je nach gesetzten Filtern können sowohl laufende als auch abgeschlossene Projekte im Export enthalten sein.

Warum sollte ich den Export als Excel oder CSV nutzen?

Excel- und CSV-Dateien eignen sich gut für:

  • Auswertungen
  • interne Abstimmungen
  • Buchhaltung
  • Archivierung
  • Weiterverarbeitung in anderen Programmen

Kann ich den Export direkt in Craftboxx als PDF herunterladen?

Nein. Für Auftragszeiten und abrechenbare Zeiten steht aktuell kein direkter PDF-Export zur Verfügung.

Kurz zusammengefasst

Wenn du Auftragszeiten oder abrechenbare Zeiten aus Craftboxx exportieren möchtest, nutze den Weg über Aufträge > Auftragszeiten > Seite exportieren.
Wähle dabei Termine und Aktivitäten (abrechenbar) aus.
Ein direkter PDF-Export ist aktuell nicht verfügbar, der Export als Excel oder CSV jedoch schon.