Wie funktioniert der CSV-Import für Mitarbeiter (inkl. Duplikate, Teams & Fehlerfälle)?

🤖 Kurze Zusammenfassung für den Chatbot:

Jede CSV-Zeile wird unabhängig geprüft: gültig & nicht doppelt = Mitarbeiter wird angelegt (inkl. Team-Zuordnung, falls angegeben).
Duplikate werden ausschließlich über die E-Mail-Adresse erkannt (global im System) und immer übersprungen, bestehende Mitarbeiter werden nie aktualisiert.
Teams (employee_group-name) werden bei Bedarf automatisch pro Firma erstellt und dem neuen Mitarbeiter direkt zugeordnet; fehlerhafte Zeilen werden vollständig verworfen und nicht teilweise gespeichert.

Grundlogik: Was passiert mit jeder CSV-Zeile?

Beim Import wird jede Zeile deiner CSV-Datei als potenziell neuer Mitarbeiter behandelt – unabhängig von den anderen Zeilen.

So läuft die Verarbeitung pro Zeile ab:

Zeile prüfen:
Die Zeile wird zuerst auf Vollständigkeit und Format geprüft (Pflichtfelder, gültige Ländercodes, Telefonnummern, Lizenz-Flags usw.).
Duplikatprüfung nach E-Mail:
Vor dem Anlegen wird geprüft, ob bereits irgendwo im System ein Mitarbeiter mit derselben E-Mail-Adresse existiert (global, nicht nur in deiner Firma).
- Wenn E-Mail bereits existiert: Die Zeile gilt als Duplikat und wird übersprungen. Es werden keine Daten geändert – weder Mitarbeiter- noch Teamdaten.
- Wenn E-Mail noch nicht existiert: Die Zeile darf einen neuen Mitarbeiter anlegen.
Mitarbeiter anlegen (wenn kein Duplikat):
Ist die Zeile valide und kein Duplikat, wird ein neuer Mitarbeiter für die Firma, in deren Account du importierst, erstellt.
Team zuordnen (optional):
Wenn in der Spalte employee_group-name ein Teamname angegeben ist, wird der Mitarbeiter mit diesem Team verknüpft. Existiert das Team noch nicht, wird es automatisch für deine Firma erzeugt.
Ergebnis zählen:
Für jede Zeile wird gezählt, ob sie ein Erfolg (Mitarbeiter angelegt), ein Duplikat (E-Mail schon vorhanden) oder ein Fehler (Validierung oder andere Probleme) war.

Datenmodell & Beziehungen: Mitarbeiter und Teams

Damit du das Verhalten des Imports besser einordnen kannst, hier die wichtigsten Objekte und ihre Beziehungen.

Mitarbeiter (Employee)

Ein Mitarbeiter steht für eine Person in deinem Unternehmen mit u. a. folgenden Daten:

Name, E-Mail-Adresse, Kontaktdaten
Adresse, Lizenzen (z. B. Fahrer-/LKW-Schein)
optional Passwort / Zugangsdaten
Notizen, interne Mitarbeiternummer (aus dem CSV)

Wichtig:

Ein Mitarbeiter gehört immer genau zu einer Firma.
Ein Mitarbeiter kann optional genau einem Team (Mitarbeitergruppe) zugeordnet sein.
Die im CSV übergebene interne Mitarbeiternummer wird zwar beim Anlegen gespeichert, aber nicht zur Duplikatprüfung verwendet.

Team (Employee Team / „Mitarbeitergruppe“)

Teams sind firmenbezogen: Jede Firma hat ihren eigenen Satz an Teams.
Für Teams verwendet der Import die Spalte employee_group-name.
Wird ein Teamname importiert, für den es in deiner Firma noch kein Team gibt, wird dieses automatisch erstellt (inkl. Standardfarbe) und der neue Mitarbeiter direkt zugeordnet.

Duplikate & wiederholte Einträge: Wie entscheidet das System „anlegen oder überspringen“?

Die zentrale Regel für Duplikate ist:

Ein Mitarbeiter gilt als Duplikat, wenn irgendwo im System bereits eine Person mit derselben E-Mail-Adresse existiert.

Details dazu:

Die Prüfung ist global: Es wird nicht nur innerhalb deiner Firma gesucht, sondern systemweit.
Trifft diese Bedingung zu, wird die Zeile als Duplikat gewertet:
- Kein neuer Mitarbeiter wird angelegt.
- Es werden keine Teams angelegt oder geändert.
- Die Zeile geht in die Statistik als „Duplikat“ ein.

Mehrere Zeilen mit derselben E-Mail in derselben Datei

Identische oder unterschiedliche Zeilen, gleiche E-Mail:
- Nur die erste Zeile, bei der die E-Mail noch nicht existierte, hätte (theoretisch) die Chance, einen Mitarbeiter anzulegen.
- Alle weiteren Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse werden danach als Duplikate erkannt und übersprungen – unabhängig davon, ob Name, Telefonnummer oder andere Felder abweichen.

Wichtige Konsequenzen

Keine Aktualisierung bestehender Mitarbeiter:
- Wenn ein Mitarbeiter mit der E-Mail schon existiert, werden seine Daten beim Import nicht geändert – weder Name, Telefonnummer noch Team.
Mitarbeiternummer verhindert keine Duplikate:
- Die im CSV vorhandene Mitarbeiternummer dient nur zur Speicherung im neuen Datensatz.
- Die Erkennung von Duplikaten erfolgt ausschließlich über die E-Mail-Adresse.

Team-Logik (employee_group-name): Anlegen und Zuordnen

Teams (Mitarbeitergruppen) können direkt mit dem Import gepflegt werden, ohne sie vorher manuell anzulegen.

Verhalten beim Import:

Teamname vorhanden (employee_group-name gefüllt):
- Das System sucht in der Firma, für die importiert wird, nach einem Team mit exakt diesem Namen.
- Team gefunden: Der neue Mitarbeiter wird diesem Team zugeordnet.
- Team nicht gefunden:
  - Es wird automatisch ein neues Team für diese Firma angelegt.
  - Dem neuen Team wird eine Standardfarbe zugewiesen.
  - Der neue Mitarbeiter wird direkt diesem Team zugeordnet.
Teamname leer:
- Es wird kein Team zugeordnet.
- Es wird kein neues Team angelegt.

Wichtig:
Wenn eine Zeile als Duplikat (E-Mail) erkannt oder wegen eines Fehlers abgelehnt wird, wird kein Team angelegt – auch dann nicht, wenn employee_group-name gefüllt war.

Ergebnisse pro Zeile: Erfolg, Duplikat oder Fehler

Für jede Zeile im CSV gibt es genau einen von drei Zuständen:

Success (Erfolg):
- Die Zeile ist valide.
- Es gibt keinen Mitarbeiter mit dieser E-Mail.
- Ein neuer Mitarbeiter wird erstellt.
- Wenn employee_group-name gesetzt ist:
  - Team wird gesucht bzw. erstellt und zugeordnet.
Duplicate (Duplikat):
- Für die E-Mail-Adresse existiert bereits ein Mitarbeiter irgendwo im System.
- Die gesamte Zeile wird übersprungen:
  - Kein Mitarbeiter wird angelegt.
  - Es werden keine Teams angelegt oder geändert.
Failure (Fehler):
- Die Zeile besteht eine oder mehrere Prüfungen nicht (z. B. ungültiger Ländercode, Telefonnummer, ungültige Lizenzwerte).
- Die Zeile wird abgelehnt.
- Aus dieser Zeile werden keine Daten gespeichert (weder Mitarbeiter noch Team).

Es gibt niemals eine „Teil-Speicherung“:
Entweder wird die Zeile vollständig verarbeitet (Mitarbeiter + optional Teamzuordnung) oder komplett verworfen.

Edge Cases & FAQ zum Mitarbeiter-Import

Was passiert, wenn die E-Mail schon vergeben ist?

Die Zeile wird als Duplikat markiert.
Es wird kein neuer Mitarbeiter angelegt.
Der bestehende Datensatz wird nicht aktualisiert.

Was passiert, wenn ich dieselbe Datei mehrfach importiere?

Alle Zeilen mit E-Mails, die bereits existieren (entweder aus früheren Importen oder manuell angelegten Mitarbeitern), werden als Duplikate übersprungen.
Nur Zeilen mit bisher unbekannten E-Mails erzeugen neue Mitarbeiter.

Kann ich bestehende Mitarbeiter über den Import aktualisieren (z. B. Name, Telefon, Team)?

Nein.
- Der Import ist ausschließlich zum Anlegen neuer Mitarbeiter gedacht.
- Bestehende Mitarbeiter werden über diesen Import nicht geändert – auch dann nicht, wenn im CSV neue Daten zur gleichen E-Mail-Adresse stehen.

Was passiert, wenn Telefonnummern nicht im internationalen Format sind?

Nationale Formate werden akzeptiert und anhand des angegebenen Landes interpretiert.
Entspricht die Nummer nicht den erwarteten Regeln, schlägt die Validierung fehl und die Zeile wird als Fehler verworfen (kein Mitarbeiter wird angelegt).

Was passiert, wenn ein Land nicht unterstützt wird?

Wenn der angegebene Ländercode nicht zu den erlaubten Ländern gehört, gilt die Zeile als ungültig und wird als Fehler abgelehnt.
Aus dieser Zeile wird nichts gespeichert.

Wie werden Fahrer- und LKW-Führerschein-Flags interpretiert?

Jedes nicht-leere Feld bedeutet „ja / true“.
Ein leeres Feld bedeutet „nein / false“.
Werden Zahlen verwendet, sind nur 0 oder 1 gültig. Andere Werte führen zu einem Validierungsfehler der Zeile.

Kann ich statt der E-Mail die Mitarbeiternummer zum Erkennen von Duplikaten verwenden?

Nein.
- Die Duplikaterkennung basiert ausschließlich auf der E-Mail-Adresse.
- Die Mitarbeiternummer wird nur beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters gespeichert, sie verhindert keine Duplikate.

Was, wenn eine Zeile dieselbe E-Mail, aber andere Namen oder Details enthält?

Die Zeile wird trotzdem als Duplikat eingestuft und übersprungen.
Der bestehende Mitarbeiter wird nicht aktualisiert.
Es findet keine Auswertung oder Zusammenführung der Daten statt.

Können Teams bereits vor dem Import angelegt werden?

Ja, du kannst Teams/Mitarbeitergruppen natürlich vorab anlegen.
Es ist aber nicht notwendig:
- Wenn ein employee_group-name im CSV steht und kein passendes Team in deiner Firma existiert, legt der Import das Team automatisch an und ordnet den neuen Mitarbeiter direkt zu.

💡 HINWEIS:
Wenn du denselben Mitarbeiter mit einer leicht abgewandelten E-Mail-Adresse (z. B. Tippfehler oder Alias) mehrfach importierst, erkennt das System diese Einträge nicht als Duplikate – es entstehen also mehrere getrennte Mitarbeiter. Achte daher darauf, konsistente E-Mail-Adressen zu verwenden und Tippfehler im CSV vor dem Import zu korrigieren.