Wie funktioniert der CSV-Import für Mitarbeiter (inkl. Duplikate, Teams & Fehlerfälle)?

Kurze Zusammenfassung für den Chatbot

Jede CSV-Zeile wird unabhängig geprüft: gültig & nicht doppelt = Mitarbeiter wird angelegt (inkl. Team-Zuordnung, falls angegeben)
Duplikate werden ausschließlich über die E-Mail-Adresse erkannt (global im System) und immer übersprungen; bestehende Mitarbeiter werden nie aktualisiert
Die interne Mitarbeiternummer aus dem CSV wird gespeichert, verhindert aber keine Duplikate
Teams (employee_group-name) werden bei Bedarf automatisch pro Firma erstellt und dem neuen Mitarbeiter direkt zugeordnet; ist das Feld leer, wird kein Team zugeordnet oder angelegt
Fehlerhafte oder als Duplikat erkannte Zeilen werden vollständig verworfen und nicht teilweise gespeichert – auch kein Team wird dabei angelegt
Führerschein-Spalten akzeptieren ausschließlich 1 oder 0, keine anderen Werte
Ein sehr kleiner Scrollbalken beim Öffnen der Datei deutet auf ein Formatierungsproblem hin, das durch Kopieren des Inhalts in eine neue, leere Datei behoben wird
Mehrfacher Import derselben Person mit abgewandelter E-Mail-Adresse (Tippfehler/Alias) wird nicht als Duplikat erkannt – es entstehen mehrere getrennte Mitarbeiter

Mitarbeiter-Import per CSV

Beim Import wird jede Zeile deiner CSV-Datei unabhängig von den anderen als potenziell neuer Mitarbeiter behandelt.

So läuft die Verarbeitung pro Zeile ab

Prüfung: Die Zeile wird auf Vollständigkeit und Format geprüft (Pflichtfelder, gültige Ländercodes, Telefonnummern, Lizenz-Flags usw.).
Duplikatprüfung nach E-Mail: Existiert bereits irgendwo im System (global, nicht nur in deiner Firma) ein Mitarbeiter mit derselben E-Mail-Adresse, gilt die Zeile als Duplikat und wird übersprungen – ohne dass irgendetwas geändert wird.
Mitarbeiter anlegen: Ist die Zeile valide und kein Duplikat, wird ein neuer Mitarbeiter für deine Firma angelegt.
Team zuordnen (optional): Steht in der Spalte employee_group-name ein Teamname, wird der Mitarbeiter diesem Team zugeordnet. Existiert das Team noch nicht, wird es automatisch für deine Firma erstellt.
Ergebnis zählen: Jede Zeile endet als Erfolg, Duplikat oder Fehler.

Mitarbeiter und Teams – die wichtigsten Zusammenhänge

Ein Mitarbeiter gehört immer zu genau einer Firma und kann optional genau einem Team zugeordnet sein. Neben Name, E-Mail und Kontaktdaten werden auch Adresse, Lizenzen, optional Zugangsdaten sowie Notizen und die interne Mitarbeiternummer aus dem CSV übernommen – die Mitarbeiternummer dient dabei nur der Speicherung, nicht der Duplikaterkennung.

Teams sind firmenbezogen: Jede Firma hat ihren eigenen Satz an Teams. Wird über employee_group-name ein Teamname importiert, der in deiner Firma noch nicht existiert, legt der Import das Team automatisch an (inkl. Standardfarbe) und ordnet den neuen Mitarbeiter direkt zu.

Duplikate: Wann wird eine Zeile übersprungen?

Ein Mitarbeiter gilt als Duplikat, sobald irgendwo im System – systemweit, nicht nur in deiner Firma – bereits eine Person mit derselben E-Mail-Adresse existiert. In diesem Fall:

wird kein neuer Mitarbeiter angelegt,
werden keine Teams angelegt oder geändert,
zählt die Zeile in der Statistik als „Duplikat".

Enthält deine Datei mehrere Zeilen mit derselben E-Mail-Adresse, wird nur die erste (sofern die E-Mail zu diesem Zeitpunkt noch nicht existiert) zum neuen Mitarbeiter – alle weiteren gelten als Duplikat, unabhängig davon, ob Name, Telefonnummer oder andere Felder abweichen.

Wichtig: Bestehende Mitarbeiter werden beim Import nie aktualisiert. Weder Name, Telefonnummer noch Team ändern sich, selbst wenn im CSV neue Daten zur gleichen E-Mail-Adresse stehen.

Ergebnis pro Zeile

Erfolg: Zeile ist valide, E-Mail existiert noch nicht → neuer Mitarbeiter wird angelegt, Team wird bei Bedarf gesucht oder erstellt und zugeordnet.
Duplikat: E-Mail existiert bereits → Zeile wird komplett übersprungen, auch beim Team passiert nichts.
Fehler: Zeile besteht eine Prüfung nicht (z. B. ungültiger Ländercode, Telefonnummer, Lizenzwert) → Zeile wird verworfen, es wird nichts gespeichert.

Es gibt nie eine Teil-Speicherung: Eine Zeile wird entweder vollständig verarbeitet (Mitarbeiter plus optionale Teamzuordnung) oder komplett verworfen.

Führerschein-Spalten richtig füllen

Die Spalten „Führerschein" und „LKW Führerschein" akzeptieren ausschließlich 1 (ja) oder 0 (nein). Werte wie „B" für die Führerscheinklasse oder das Wort „nein" führen zum Fehlschlagen des Imports – trage dort immer 1 oder 0 ein.

Wenn der Import trotz korrekter Spalten scheitert

Manchmal liegt das Problem an der Datei selbst statt am Inhalt. Ein Anzeichen: Der Scrollbalken am rechten Rand ist beim Öffnen der Datei sehr klein – ein Hinweis darauf, dass die Datei über viele leere Zeilen formatiert ist.

Öffne eine neue, leere Datei.
Kopiere den Inhalt deiner Personaltabelle dort hinein.
Prüfe die Spalten „Führerschein" und „LKW Führerschein" noch einmal auf 1 bzw. 0.
Starte den Import mit der neuen Datei.

💡 HINWEIS: Importierst du denselben Mitarbeiter mehrfach mit leicht abgewandelter E-Mail-Adresse (z. B. Tippfehler oder Alias), erkennt das System diese Einträge nicht als Duplikate – es entstehen mehrere getrennte Mitarbeiter. Achte deshalb auf konsistente E-Mail-Adressen im CSV.

Häufige Fragen (FAQ)

Was passiert, wenn die E-Mail schon vergeben ist?
Die Zeile wird als Duplikat markiert, übersprungen und der bestehende Datensatz nicht verändert.

Was passiert, wenn ich dieselbe Datei mehrfach importiere?
Zeilen mit bereits existierenden E-Mails werden jedes Mal als Duplikat übersprungen. Nur Zeilen mit bisher unbekannten E-Mails erzeugen neue Mitarbeiter.

Kann ich bestehende Mitarbeiter über den Import aktualisieren?
Nein. Der Import legt ausschließlich neue Mitarbeiter an – bestehende werden nie geändert, auch nicht bei abweichenden Daten zur gleichen E-Mail.

Was passiert, wenn Telefonnummern nicht im internationalen Format sind?
Nationale Formate werden anhand des angegebenen Landes interpretiert. Entsprechen sie nicht den erwarteten Regeln, gilt die Zeile als Fehler.

Was passiert, wenn ein Land nicht unterstützt wird?
Die Zeile gilt als ungültig und wird als Fehler abgelehnt, ohne dass etwas gespeichert wird.

Wie werden die Führerschein-Flags interpretiert?
Nur 0 oder 1 sind gültig. Andere Werte (auch „B" oder „nein") führen zu einem Validierungsfehler der Zeile.

Kann ich statt der E-Mail die Mitarbeiternummer zur Duplikaterkennung nutzen?
Nein, die Erkennung basiert ausschließlich auf der E-Mail-Adresse.

Was, wenn eine Zeile dieselbe E-Mail, aber andere Namen oder Details enthält?
Sie wird trotzdem als Duplikat eingestuft und übersprungen – es findet keine Zusammenführung der Daten statt.

Können Teams schon vor dem Import angelegt werden?
Ja, das ist möglich, aber nicht notwendig – der Import legt fehlende Teams bei Bedarf automatisch an.