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Wie funktioniert der CSV-Import für Werkzeuge (inkl. Duplikate, Werkzeuggruppen & Fehlerfälle)?

Mit dem CSV-Import kannst du viele Werkzeuge auf einmal in die Craftboxx übernehmen. Hier erfährst du, was beim Import pro Zeile passiert, wie Duplikate erkannt werden und wie Werkzeuggruppen automatisch angelegt und verknüpft werden.

 

🤖 Kurze Zusammenfassung für den Chatbot:

  • Jede CSV-Zeile wird unabhängig verarbeitet und führt zu genau einem Ergebnis: erfolgreich angelegt, als Duplikat übersprungen oder fehlgeschlagen.
  • Duplikate werden ausschließlich über die Seriennummer (tool-serial_number) innerhalb derselben Firma erkannt; es gibt keine Aktualisierung bestehender Werkzeuge.
  • Werkzeuggruppen (tool_group-name) werden bei Bedarf automatisch angelegt und dem Werkzeug zugeordnet; Datumsfelder müssen im Format dd.mm.yyyy vorliegen, Zustände müssen gültige vordefinierte Werte sein.

Grundlogik des Werkzeug-Imports

Beim Import wird jede CSV-Zeile unabhängig von den anderen betrachtet. Für jede Zeile versucht das System, ein Werkzeug zu erstellen – inklusive einer optionalen Zuordnung zu einer Werkzeuggruppe.

Wichtige Punkte zur Grundlogik:

  • Jede Zeile wird einzeln validiert (Pflichtfelder, Datumsformat, Zustand, etc.).
  • Pro Zeile gibt es genau einen Ausgang:
    • Erfolg (erstellt)
    • Duplikat (übersprungen)
    • Fehler (verworfen)
  • Es gibt keine Teil-Speicherung: Wenn eine Zeile fehlschlägt, wird aus dieser Zeile nichts übernommen.

Was passiert pro CSV-Zeile?

  1. Zeile einlesen:
    Die CSV-Zeile wird eingelesen und den entsprechenden Feldern (z. B. Hersteller, Modell, tool-serial_number, tool-date_of_purchase, tool-next_maintenance, Zustand, Notizen, tool_group-name) zugeordnet.

  2. Validierung prüfen:

    • Pflichtfelder werden geprüft.
    • Datumsfelder (tool-date_of_purchase, tool-next_maintenance) müssen im Format dd.mm.yyyy vorliegen.
    • Für das Feld Zustand sind nur vordefinierte Werte erlaubt. Ist der Wert ungültig, schlägt die Zeile fehl.

  3. Duplikat-Prüfung (Seriennummer):

    • Wenn eine Seriennummer (tool-serial_number) angegeben ist, wird innerhalb deiner Firma geprüft, ob bereits ein Werkzeug mit genau dieser Seriennummer existiert.
    • Wenn keine Seriennummer angegeben ist, wird keine Duplikat-Prüfung durchgeführt.

  4. Werkzeuggruppe zuordnen (optional):

    • Wenn ein Gruppenname (tool_group-name) angegeben ist, sucht das System nach einer entsprechenden Werkzeuggruppe in deiner Firma.
    • Wird nichts gefunden, wird automatisch eine neue Gruppe mit Standardfarbe angelegt.

  5. Werkzeug anlegen oder Zeile überspringen:

    • Wenn alle Prüfungen bestanden werden und kein Duplikat vorliegt, wird das Werkzeug angelegt (inkl. Verknüpfung zur Werkzeuggruppe, falls vorhanden).
    • Wenn ein Duplikat erkannt wird, wird die Zeile übersprungen, ohne etwas zu ändern.
    • Bei Fehlern in den Daten (z. B. ungültiges Datum oder Zustand) wird die Zeile verworfen und nichts gespeichert.

Entscheidung „Erstellen“ vs. „Duplikat überspringen“

Duplikat-Check über Seriennummer

  • Mit Seriennummer (tool-serial_number gefüllt):

    • Das System prüft in deiner Firma, ob bereits ein Werkzeug mit genau dieser Seriennummer existiert.
    • Fall 1 – Werkzeug existiert bereits:
      • Das System zählt die Zeile als Duplikat.
      • Die Zeile wird übersprungen.
      • Es werden keine Daten am bestehenden Werkzeug geändert.
    • Fall 2 – Werkzeug existiert noch nicht:
      • Das Werkzeug wird neu angelegt.

  • Ohne Seriennummer (tool-serial_number leer):

    • Es findet keine Duplikat-Prüfung statt.
    • Selbst wenn es ein optisch identisches Werkzeug (gleicher Hersteller, gleiches Modell, etc.) gibt, wird ein neues Werkzeug angelegt.

Keine Aktualisierung bestehender Werkzeuge

  • Es gibt bei diesem Import keine Update-Logik.
  • Wenn eine Seriennummer schon vorhanden ist, wird die Zeile nur als Duplikat gezählt und übersprungen.
  • Felder wie Zustand, nächster Wartungstermin oder Notizen werden nicht über den Import für bestehende Werkzeuge aktualisiert.

Modelle & Beziehungen: Werkzeug und Werkzeuggruppe

Werkzeug (Tool)

Ein Werkzeug-Datensatz speichert u. a.:

  • Hersteller
  • Modell
  • Seriennummer
  • Kaufdatum (tool-date_of_purchase)
  • Nächster Wartungstermin (tool-next_maintenance)
  • Zustand
  • Notizen

Beziehungen:

  • Ein Werkzeug gehört immer zu genau einer Firma.
  • Ein Werkzeug kann optional zu einer Werkzeuggruppe (Tool Group) gehören.

Werkzeuggruppe (Tool Group)

  • Eine Werkzeuggruppe ist eine optionale Kategorie, z. B. „Akkuschrauber“, „Messgeräte“, „Gerüste“.
  • Sie ist immer einer Firma zugeordnet.
  • Ein Werkzeug kann genau einer Gruppe zugewiesen werden.

Werkzeuggruppen-Logik im Import (tool_group-name)

Wenn du in deiner CSV den Spaltennamen tool_group-name verwendest, kannst du Werkzeuggruppen direkt beim Import pflegen.

So funktioniert es:

  1. Gruppenname vorhanden (tool_group-name gefüllt):

    • Das System sucht in deiner Firma nach einer Werkzeuggruppe mit genau diesem Namen.
    • Gruppe gefunden:
      • Das neu angelegte Werkzeug wird dieser bestehenden Gruppe direkt zugeordnet.
    • Gruppe nicht gefunden:
      • Es wird automatisch eine neue Werkzeuggruppe für deine Firma angelegt.
      • Diese Gruppe erhält eine Standardfarbe.
      • Das Werkzeug wird automatisch dieser neuen Gruppe zugeordnet.

  2. Gruppenname leer:

    • Es wird keine Gruppe gesucht oder angelegt.
    • Das Werkzeug wird ohne Gruppen-Zuordnung angelegt.

Ergebnis-Kategorien pro Zeile: Erfolg, Duplikat, Fehler

Jede Zeile im Import führt zu einem der folgenden drei Ergebnisse:

  1. Erfolg (neu angelegt)

    • Das Werkzeug wird erfolgreich in deiner Firma angelegt.
    • Wenn tool_group-name gefüllt ist, wird das Werkzeug entsprechend der Gruppen-Logik zugeordnet.

  2. Duplikat (übersprungen)

    • Ein Werkzeug mit der angegebenen Seriennummer (tool-serial_number) existiert bereits in deiner Firma.
    • Die Zeile wird als Duplikat gezählt und nicht erneut angelegt.
    • Es findet keine Änderung am bestehenden Werkzeug statt.

  3. Fehler (verworfen)

    • Die Zeile verstößt gegen eine Validierungsregel (z. B. falsches Datumsformat, ungültiger Zustand) oder es tritt ein anderer Fehler beim Speichern auf.
    • Die Zeile wird abgelehnt, es wird nichts gespeichert.
    • Dadurch bleiben deine Daten konsistent.

Edge Cases & häufige Fragen

Was passiert, wenn die Seriennummer fehlt?

  • Wenn tool-serial_number leer ist, wird keine Duplikat-Prüfung durchgeführt.
  • Es wird immer ein neues Werkzeug angelegt – auch wenn Hersteller, Modell oder andere Felder identisch zu einem bestehenden Werkzeug sind.

Kann ich bestehende Werkzeuge per CSV aktualisieren (z. B. Zustand oder Wartungstermin)?

  • Nein.
  • Wenn die Seriennummer in deiner Firma bereits existiert, wird die Zeile als Duplikat gewertet und übersprungen.
  • Bestehende Werkzeuge werden über diesen Import niemals aktualisiert.

Was passiert, wenn ich dieselbe Datei erneut importiere?

  • Zeilen mit einer Seriennummer, die inzwischen schon in deiner Firma existiert:
    • werden als Duplikate erkannt und übersprungen.
  • Zeilen ohne Seriennummer:
    • führen erneut zur Anlage neuer Werkzeuge (Duplikate sind hier technisch möglich, weil keine Prüfung erfolgt).

Was passiert, wenn zwei Zeilen in derselben Datei dieselbe Seriennummer haben?

  • Die erste Zeile, die bearbeitet wird, kann das Werkzeug (sofern gültig) erfolgreich anlegen.
  • Alle weiteren Zeilen mit derselben Seriennummer werden als Duplikate erkannt und übersprungen.

Wie müssen Datumsfelder formatiert sein?

  • tool-date_of_purchase und tool-next_maintenance müssen im Format dd.mm.yyyy angegeben werden (z. B. 31.12.2026).
  • Ist ein Datum ungültig oder falsch formatiert, schlägt die Zeile fehl und wird nicht gespeichert.

Welche Werte sind für den Zustand erlaubt?

  • Für das Feld Zustand sind nur die vordefinierten Zustandswerte erlaubt (z. B. je nach Systemkonfiguration: „neu“, „gebraucht“, „defekt“, etc.).
  • Wenn ein nicht unterstützter Wert eingetragen wird, schlägt die Zeile fehl und wird verworfen.

(Die konkrete Liste der gültigen Zustände sollte an anderer Stelle dokumentiert oder im UI ersichtlich sein.)

Muss ich Werkzeuggruppen vorab anlegen?

  • Nein.
  • Wenn du im Feld tool_group-name einen Gruppennamen angibst, der noch nicht existiert, wird diese Gruppe automatisch angelegt und dem Werkzeug zugewiesen.
  • So kannst du deine Werkzeuggruppen direkt aus der CSV heraus aufbauen.

Wird eine Zeile jemals nur teilweise gespeichert?

  • Nein.
  • Jeder Import ist pro Zeile ein Alles-oder-nichts-Vorgang.
  • Wenn die Validierung fehlschlägt oder ein anderer Fehler auftritt, wird aus dieser Zeile nichts gespeichert (weder Werkzeug noch Gruppe).

💡 HINWEIS:
Wenn du Duplikate sicher vermeiden möchtest, solltest du möglichst für alle Werkzeuge eine eindeutige Seriennummer pflegen und diese in der CSV im Feld tool-serial_number eintragen. Wenn du bewusst ohne Seriennummer arbeitest, bedenke, dass beim erneuten Import derselben Datei zusätzliche Werkzeuge mit identischen Daten entstehen können.