Wie kann ich Termine sperren, damit keine Zeit mehr darauf gestempelt wird?

🤖 Kurze Zusammenfassung für den Chatbot:

Es gibt derzeit keine direkte „Sperrfunktion“ für Termine, um Zeiterfassung komplett zu blockieren.
Du kannst aber verhindern, dass bestimmte Mitarbeitende weiter Zeiten stempeln, indem du sie aus dem Termin entfernst oder den Termin entsprechend anpasst.
Über Statuswechsel und Termin-/Auftragsstruktur kannst du zusätzlich klar machen, dass der Termin fachlich abgeschlossen ist.

Was bedeutet „Termine sperren“ in Craftboxx aktuell?

Aktuell gibt es in Craftboxx keine eigene Funktion, mit der du einen Termin technisch „sperren“ kannst, sodass prinzipiell niemand mehr darauf Zeiten erfassen darf.
Du kannst aber mit ein paar einfachen Schritten sicherstellen, dass bestimmte Personen nicht mehr auf einen Termin stempeln – oder dass ein Termin eindeutig als abgeschlossen markiert ist.

Typische Szenarien:

Nach der Abnahme oder Fertigstellung sollen keine Zeiten mehr auf diesen Termin laufen.
Bestimmte Mitarbeitende sollen nicht mehr auf einen Auftrag/Termin buchen können.
Du möchtest organisatorisch sicherstellen, dass klar ist: Hier darf nicht mehr gearbeitet/gestempelt werden.

Lösung 1: Mitarbeitende aus dem Termin entfernen

Wenn eine bestimmte Person keine Zeiten mehr auf einen Termin stempeln soll, entfernst du diese Person einfach aus dem Termin.

Termin öffnen:
Öffne im Planer den entsprechenden Auftrag und klicke auf den Termin, den du „sperren“ möchtest.
Termin bearbeiten:
Klicke im Termin-Fenster auf „Bearbeiten“.
Mitarbeitende entfernen:
Entferne im Bereich Personal/Zugewiesene Mitarbeitende die Person(en), die nicht mehr auf diesen Termin stempeln sollen (z. B. indem du sie aus der Liste löschst oder das Häkchen entfernst).
Änderung speichern:
Klicke auf „Speichern“.
Die entfernten Mitarbeitenden sehen diesen Termin nun nicht mehr in der App und können dadurch keine Zeit mehr darauf erfassen. Bereits erfasste Zeiten bleiben dabei erhalten.

Lösung 2: Terminstatus für alle klar auf „fertig“ setzen

Auch wenn dadurch die Zeiterfassung nicht technisch gesperrt wird, kannst du durch den Statuswechsel sehr deutlich machen, dass an diesem Termin nicht mehr gearbeitet werden soll.

Termin in der App öffnen:
Lass dein:e Mitarbeiter:in in der App den betroffenen Termin öffnen.
Status auf „Fertig“ setzen:
In der App kann der Status des Termins auf „Fertig“ gestellt werden.
Dadurch wird die laufende Zeiterfassung beendet und im Büro ist klar erkennbar, dass dieser Termin abgeschlossen ist.
Interne Absprache nutzen:
Vereinbart im Team, dass bereits fertiggestellte Termine nicht erneut auf „In Bearbeitung“ gesetzt und damit wieder gestartet werden.

💡 HINWEIS:
Auch wenn ein Termin auf „Fertig“ steht, können Statusänderungen in der App grundsätzlich wieder vorgenommen werden. Die tatsächliche „Sperre“ entsteht hier vor allem durch eure interne Regel: Fertige Termine werden nicht mehr gestartet.

Lösung 3: Folge-/Ersatztermine nutzen statt „entsperren“

Wenn nachträglich doch noch Arbeit anfällt (z. B. Reklamation, Nachbesserung), ist es oft sinnvoller, einen neuen Termin anzulegen, statt den alten Termin wieder zu öffnen.

Neuen Termin anlegen:
- Auftrag öffnen: Gehe im Planer in den bestehenden Auftrag.
- Neuen Termin erstellen: Klicke auf „Neuer Termin“ und lege einen zusätzlichen Termin für die Nacharbeit an.
Personal gezielt zuweisen:
Weise jetzt nur die Mitarbeitenden zu, die wirklich noch auf diesen Auftrag arbeiten sollen.
Alten Termin unverändert lassen:
Lasse den ursprünglichen Termin mit Status „Fertig“, damit die Abrechnung und Auswertung sauber getrennt bleibt (ursprüngliche Arbeit vs. Nacharbeit).

💡 HINWEIS:
Auf diese Weise bleibt die Historie pro Termin nachvollziehbar (Was war ursprünglich, was war Nacharbeit?) und du reduzierst das Risiko, dass jemand versehentlich wieder auf einem eigentlich abgeschlossenen Termin stempelt.

Wichtiger Hinweis zu bereits erfassten Zeiten

Das Entfernen eines Mitarbeiters aus einem Termin löscht keine bereits erfassten Zeiten.
Auch Statusänderungen beeinflussen bereits gebuchte Zeiten nicht rückwirkend.
Änderungen wirken sich immer nur auf die zukünftige Zeiterfassung aus.

💡 HINWEIS:
Wenn dennoch falsche Zeiten erfasst wurden, müssen diese nachträglich korrigiert werden (z. B. über die Zeitauswertung bzw. die Bearbeitung der Zeiteinträge, je nach Workflow in eurer Firma).