Wie sichere ich alle Auftragsdaten aus Craftboxx – ohne Time-out-Fehler?

🤖 Kurze Zusammenfassung für den Chatbot:

• Ehemalige Kund:innen behalten in der Regel noch für einen begrenzten Zeitraum Zugriff auf ihre Daten (z. B. 1 Jahr nach Vertragsende).
• Sehr große Exporte (z. B. 2000+ Aufträge) können einen 504 Time-out verursachen.
• Lösung: Aufträge über Filter (Zeiträume / Kunden / Status) in mehrere kleinere Exporte aufteilen und nacheinander herunterladen.

Grundlagen: Zugriff auf Daten nach Vertragsende

Nach dem Ausstieg aus der Craftboxx bleiben deine Daten noch eine Zeit lang gespeichert. In diesem Zeitraum kann unser Support deinen Zugang kurzzeitig wieder freischalten, damit du selbst eine Datensicherung durchführen kannst.

Typischer Ablauf:

1. Du meldest dich beim Craftboxx‑Support und bittest um temporäre Freischaltung des Zugangs zur Datensicherung.
2. Der Zugang wird für einen definierten Zeitraum (z. B. eine Woche) wieder aktiviert.
3. In dieser Zeit kannst du deine Daten selbstständig exportieren (z. B. Aufträge, Zeiten, Kundendaten).

💡 HINWEIS: Wie lange deine Daten nach Vertragsende gespeichert bleiben, ist vertraglich bzw. organisatorisch geregelt. Frage im Zweifel beim Support nach, bis wann deine Daten noch verfügbar sind.

Große Auftragsmengen exportieren – so vermeidest du 504 Time-out

Wenn du sehr viele Aufträge auf einmal exportierst (wie im Ticket-Beispiel mit 2249 Aufträgen), kann der Export zu groß werden und ein 504 Time-out auslösen. Stattdessen solltest du deine Daten in mehreren kleineren Paketen sichern.

Schritt-für-Schritt: Aufträge gefiltert exportieren

1. Aufträge öffnen:
   Melde dich im Web an und gehe im Menü oben auf Aufträge.
2. Filter setzen:
   Nutze die Filter oberhalb der Liste, zum Beispiel:
   • Zeitraum (z. B. Jahr/Quartal/Monat)
   • Kunde (z. B. jeweils ein größerer Auftraggeber)
   • Status (z. B. nur „Fertig“ oder nur „Abgeschlossen“)
3. Ersten Ausschnitt wählen:
   Wähle zunächst einen kleinen, überschaubaren Zeitraum (z. B. ein Vierteljahr oder ein einzelnes Jahr, je nach Auftragsmenge), sodass die Anzahl der gefilterten Aufträge deutlich unter der Gesamtsumme liegt.
4. Daten exportieren:
   Klicke in der Liste unten rechts auf Exportieren (z. B. Exportieren (Excel) oder Seite exportieren, je nach Bereich).
   Speichere die Datei lokal ab (z. B. „Aufträge_2024_Q1.xlsx“).
5. Nächsten Zeitraum/Kunden auswählen:
   Passe den Zeitraum-Filter oder den Kunden-Filter an (z. B. nächstes Quartal oder nächster Großkunde) und wiederhole den Export, bis alle Zeiträume/Kunden einmal exportiert wurden.
6. Export prüfen:
   Öffne die heruntergeladenen Dateien in Excel oder einer Tabellenkalkulation und kontrolliere stichprobenartig, ob die Daten vollständig und lesbar sind.

💡 HINWEIS: Wenn bei einem gefilterten Export trotzdem ein 504‑Fehler auftritt, verkleinere den Ausschnitt weiter (z. B. statt eines ganzen Jahres nur ein Quartal oder Monat) oder filtere zusätzlich nach Kunde. So reduzierst du die Datengröße pro Exportlauf.

Alternativ: Zeiten und andere Daten getrennt sichern

Neben den reinen Auftragslisten kannst du – je nach Bedarf – weitere Daten separat exportieren, z. B.:

• Auftragszeiten / abrechenbare Zeiten (z. B. unter Aufträge -> Auftragszeiten mit Filter und Seite exportieren)
• Zeitkonten/Stundenzettel (z. B. unter Personal -> Zeitkonten -> Stundenzettel -> Exportieren (Excel))
• ggf. andere Auswertungen, die du für Buchhaltung oder Archiv brauchst

Vorgehen analog:

1. Bereich öffnen: z. B. Aufträge -> Auftragszeiten oder Personal -> Zeitkonten.
2. Filter setzen: Zeitraum, Person, Team, Kunde etc.
3. In kleinere Pakete aufteilen: große Datenmengen nach Monaten, Quartalen oder Personen splitten.
4. Export starten: über Seite exportieren oder Exportieren (Excel).

💡 HINWEIS: Wenn du CSV-Dateien exportierst, öffne sie in Excel nicht per Doppelklick, sondern importiere sie kontrolliert, damit Excel Datums‑ und Zahlenformate nicht „falsch rät“.

Was tun, wenn trotzdem Daten zu fehlen scheinen?

Wenn Mitarbeitende später das Gefühl haben, dass Daten oder Aufträge fehlen, prüfe zunächst:

1. Wurden alle Zeiträume/Kunden exportiert?
   Kontrolliere deine Export‑Dateien: Decken sie wirklich den kompletten Zeitraum ab, in dem ihr mit Craftboxx gearbeitet habt?
2. Wurden Filter bei der Sicherung gesetzt?
   Vielleicht wurden beim Export nur bestimmte Statuse (z. B. „Fertig“) oder einzelne Kunden gefiltert.
3. Stimmen die Filter beim erneuten Öffnen in Craftboxx?
   Wenn der Zugang noch aktiv ist, prüfe in der Auftragsliste, ob dort Filter gesetzt sind, die Aufträge ausblenden.

Wenn du trotz systematischem Export sicher bist, dass Daten fehlen, melde dich beim Support und gib dabei möglichst genau an:

• Firma und Kundennummer,
• Zeitraum, für den Daten fehlen,
• Art der Daten (z. B. bestimmte Aufträge, Zeiten, Kunden),
• ob du bereits mehrere gefilterte Exporte ausprobiert hast.