🤖 Kurze Zusammenfassung für den Chatbot
- Rechnungsadresse bei Angebotserstellung wählen: In lexoffice wird beim Erstellen des Angebots über den Adress-Pfeil zunächst die Rechnungsadresse ausgewählt.
- Einsatzort in Craftboxx anpassen: Nach dem Import in Craftboxx wird die Adresse direkt im Termin auf den tatsächlichen Einsatzort geändert.
- Adresse im Rechnungsentwurf zurücksetzen: Nach dem Projektabschluss und Export zu lexoffice wird die Adresse im Rechnungsentwurf wieder auf die Rechnungsadresse korrigiert.
Wenn du Aufträge aus lexoffice importierst und später wieder als Rechnung exportierst, kann es vorkommen, dass sich die Rechnungsadresse vom tatsächlichen Einsatzort unterscheidet. Damit das Büropersonal die korrekten Rechnungsdaten behält und die Handwerker auf der Baustelle direkt zum richtigen Einsatzort navigieren können, nutzt du am besten den folgenden Ablauf:
1. Schritt – Angebot in lexoffice erstellen
- Erstelle wie gewohnt dein Angebot oder deinen Auftrag in lexoffice.
- Klicke im Adressfeld auf den kleinen Pfeil.
- Wähle hier gezielt die Rechnungsadresse aus, die später auf deinem Beleg erscheinen soll.
Hinweis: So stellst du sicher, dass lexoffice intern mit der richtigen Rechnungsadresse arbeitet.
2. Schritt – Auftrag in Craftboxx importieren
- Wechsle in die Craftboxx.
- Öffne die Auftragsliste über den Menüpunkt Aufträge.
- Klicke auf den kleinen Pfeil direkt neben der Schaltfläche Neu.
- Wähle die Option Lexware Office importieren.
Hinweis: Das in lexoffice erstellte Angebot wird nun als Auftrag in die Craftboxx übernommen.
3. Schritt – Einsatzort konfigurieren
- Suche in der Auftragsliste den soeben importierten Auftrag. Öffne den Auftrag mit einem Klick und wähle den zugehörigen Termin aus. Klicke oben rechts auf Bearbeiten.
- Passe nun im Termin die Adresse an.
- Trage hier den tatsächlichen Einsatzort (Baustellenadresse) ein, nicht die Rechnungsadresse.
- Klicke auf Speichern.
Hinweis: Ab jetzt sieht dein Außendienst bzw. das Montageteam im Termin die korrekte Baustellenadresse für Navigation und Dokumentation.
4. Schritt – Rechnungsentwurf in lexoffice öffnen
- Sobald alle Arbeiten erledigt und alle Termine auf Fertig gesetzt sind, öffnest du in Craftboxx den entsprechenden Auftrag. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü am Auftrag.
Wähle die Option, um den Auftrag nach Lexware Office zu übertragen (Export als Rechnungsentwurf).
Hinweis: Beim Export sendet Craftboxx den im Termin hinterlegten Einsatzort an lexoffice. - Wechsle zurück zu lexoffice.
- Öffne das Menü Rechnungen (bzw. den Bereich für Belege).
- Suche den neu übertragenen Rechnungsentwurf.
- Öffne ihn über das kleine Stift-Symbol auf der rechten Seite.
5. Schritt – Rechnungsadresse wiederherstellen
- Im geöffneten Rechnungsentwurf siehst du nun als Adresse den zuvor übertragenen Einsatzort.
- Klicke oben im Beleg erneut auf das Adressfeld.
- Wähle hier wieder die korrekte Rechnungsadresse aus der Kundenakte.
- Prüfe alle Daten und schließe die Rechnung ab.
💡 Wichtiger Hinweis
⚠️ Vergiss nicht, vor dem endgültigen Festschreiben der Rechnung in lexoffice die Adresse im Rechnungsentwurf manuell wieder auf die Rechnungsadresse zurückzusetzen.
Da die Craftboxx beim Export den im Termin hinterlegten Einsatzort mitsendet, würde die Rechnung sonst versehentlich mit der Baustellenadresse ausgestellt werden.