Was ist Zapier und wie verbinde ich es mit Craftboxx?

Verbinde Craftboxx über Zapier mit über 6000 Anwendungen. Automatisierte Workflows, sogenannte Zaps, übertragen Daten zwischen den Programmen. Du sparst dir manuelles Synchronisieren von Terminen, indem du beispielsweise Buchungen aus Calendly direkt als Termine in deiner Craftboxx Plantafel einträgst.

Was ist Zapier?

Zapier ist eine Schnittstelle. Es verknüpft verschiedene Anwendungen einfacher. Du verbindest die Craftboxx mit Zapier. Du brauchst andere Funktionen nicht neu anzuknüpfen. Diese eine Schnittstelle regelt das.

Begriffsdefinitionen:

Wir definieren Begriffe. So erklären wir dir die Verbindung von Zapier mit Craftboxx.

Triggers

Triggers sind Auslöser. Sie erfassen Veränderungen in der Craftboxx. Sie geben diese an Zapier weiter. Daten überträgst du aus Craftboxx über Zapier an eine andere Anwendung.

Actions

Aktionen initiierst du in Zapier. Sie überträgst du anschließend an die Craftboxx. Daten übermittelst du aus einer Anwendung durch Zapier an die Craftboxx.

Searches

Suchen ermöglicht dir, eine Ressource anhand ihrer Nummer in der Craftboxx zu finden. Daten werden aus der Craftboxx abgeglichen und überprüft.

Hier ein Beispiel:

Wir zeigen dir ein Beispiel, was Zapier kann. Du hast Kund:innen die Möglichkeit gegeben, online Termine zu buchen oder anzufragen. Sie nutzen ein Terminbuchungsprogramm (z.B. Calendly) oder Kontaktfelder (Name, Adresse, E-Mail, Art des Termins). Du stellst so online Besprechungstermine oder Anfragen für „Vor Ort“ Termine. Mit Zapier trägst du diese Termine automatisch in die Craftboxx ein. Alle Termine listet das System in deinem Kalender oder der Plantafel. Du erhältst den optimalen Überblick. Diese Beispielverbindung funktioniert nur reibungslos. Die Termine in Calendly müssen von Personen gemacht werden. Diese Personen müssen mit der verwendeten E-Mail-Adresse schon als Kund:in in der Craftboxx hinterlegt sein.

Und so geht’s:

1. Greife auf Craftboxx in Zapier zu. Klicke auf den Link auf der Integrationsseite in Craftboxx. Oder suche nach der Craftboxx-App. Du erstellst einen neuen Zap auf der Website von Zapier. Das zeigen wir dir in den folgenden Schritten.

2. Du musst Zapier in beiden Fällen das Abrufen und Verwenden deiner Daten gewähren. Die Nachfrage sieht ungefähr so aus:

   

3. Beginne mit der Erstellung deines Zaps auf der Website von Zapier (siehe Schritt 1). Wähle „Create Zap“. Drücke auf den „Trigger“ Kasten. Suche nach Calendly (in unserem Fall).

   

4. Wähle das Programm aus. Entscheide dich für ein Event. Orientiere dich an den kurzen Beschreibungen unter dem Eventtitel. Wähle „Invitee Created“ aus. Drücke danach auf „Continue“.

   

   

5. Verknüpfe deinen Calendly Account mit Zapier. Melde dich unter „Sign In“ an. Klicke danach auf „Continue“.

   

   

6. Wähle als Trigger unter „Webhook subscription scope“ „user“ aus. Klicke danach wieder auf „Continue“.

   

   

7. Zapier testet, ob alles richtig funktioniert hat. Es überprüft, ob die Daten korrekt abgerufen und erfasst wurden. Schaue dir selbst die Beispieldaten an. Prüfe, ob Zapier alles richtig ausgelesen hat. Drücke danach auf „Continue with selected record“. Mache mit der „Action“ weiter.

   

8. Wähle nun als Anwendung die Craftboxx aus.

   

9. Wähle in unserem Beispiel das Event „Create Project and Appointment“. Wir wollen aus einem Calendly Termin einen Craftboxx Termin machen. Bestätige deine Auswahl mit „Continue“.

   

   

10. Verbinde dein Craftboxx Konto mit Zapier (wie in Schritt 4). Beende diesen Schritt mit „Continue“.

    

11. Dein Account ist schon eingeloggt. Drücke „Continue“.

    

12. Wähle nun Daten für die Terminerstellung aus. Nötige Daten sind mit einem „*“ gekennzeichnet. Wir nehmen als Namen den Namen der Person aus Calendly. Das kannst du selbst bestimmen.

    

    Um die Customer ID auszuwählen, ist ein Zwischenschritt notwendig. Gib erstmal nichts in das Feld ein. Wähle „Or add search step“ aus.

    

13. Schiebe diese Suche vor deine eigentliche Craftboxx-Action. Wähle als Event „Search Customer“ aus. Klicke danach auf „Continue“.

    

14. Dein Account ist schon eingeloggt. Drücke „Continue“.

    
    Als „Search value“ wählst du „Invitee Email“

    
    und „Search by“ „E-mail address“.
    

15. Wähle danach „No“ aus. Setze keinen Haken im Kästchen. Klicke dann auf „Continue“.

    

16. Teste nun deine Eingaben (wie im Calendly Abschnitt). Wähle „Continue“ bei Erfolg. Komme zum nächsten Abschnitt.

    

17. "Name" wurde in Schritt 10 ausgefüllt. Wir bleiben dabei.

    

18. Wähle jetzt als „Customer ID“ unter „Custom“ die „ID“ aus. Du findest sie in „Search Customer in Craftboxx“.

    

    

19. Wähle „Mailing address ID“ aus den Craftboxx-Optionen aus. Wir verwenden „Event Type Name“ als „Title“ (dir freigestellt). Du kannst auch einen festen Namen vergeben (z.B. Calendly Meeting).

    
    Eine andere Möglichkeit: Zeige diese Information im Feld „Important hint“ an.

    

20. Wähle diese beiden Einstellungen als Start- und Endzeit des Termins aus. Drücke „Continue“.

    

    

21. Lasse deine Eingaben erneut testen. Stelle den Zap mit „Continue“ fertig.

    

22. Benenne deinen Zap. So behältst du den Überblick.

    

23. Klicke auf den Pfeil links neben dem Namen. Du gelangst in die Hauptansicht. Schalte deinen Zap hier ein.

    

Dein Zap ist erstellt. Die Termine aus Calendly werden in deine Craftboxx übertragen! Wir bieten eine Suchfunktion für Ressourcen aus der Craftboxx an. Du suchst hauptsächlich nach einer Ressource anhand ihrer Nummer. Du kannst diese Ressource erstellen, wenn sie in der Craftboxx noch nicht vorhanden ist.