Lohnzeiten - was zählt dazu, wo sind sie zu finden und wie trage ich sie ein?
Was sind die Lohnzeiten?
Die Lohnzeiten sind die geleisteten Arbeitsstunden sowie Pausenzeiten deiner Mitarbeiter. Um die Craftboxx effizient verwenden zu können und am Ende eines Monats die Arbeitszeiten optimal auswerten zu können, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter über die App ihre Zeiten pflegen. Auch Urlaub und Krankheitstage werden im Bereich der Lohnzeiten angezeigt.
Wo finde ich die Lohnzeiten und wie werte ich sie aus?
Wenn du dich in dem Planer befindest, findest du oben im Menü „Mitarbeiter“ den Listenpfeil, der dich zu den Lohnzeiten führt.
Dort sind alle eingepflegten Mitarbeiter zu sehen. Ihre Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Summe der Ist-Zeit, Summe der Soll-Zeit sowie die Differenz daraus. Ganz rechts gibt es die Möglichkeit des Reports. Dieser Report zeigt dir eine Auswertung je Mitarbeiter und kann auch zusätzlich als PDF erstellt werden.
Wie trage ich die Lohnzeiten ein?
Am besten ist es natürlich, wenn deine Mitarbeiter sich selbst um das Pflegen ihrer Zeiten kümmern. Dafür nutzen sie die App, drücken „Start“ zu Beginn ihres Arbeitstages, um einen Stundenzettel zu starten, und „Stopp“ zum Ende ihres Arbeitstages, um den Stundenzettel zu beenden. Dies wird dann automatisch an die Plantafel weitergeleitet und wird im Lohnzeitreport einberechnet.
Jetzt haben wir schon oft gesagt bekommen „Bei uns geht das nicht! Das vergessen die Leute. Da muss es eine andere Lösung geben!“
Ja ok. Verstehen wir. Darum hier ein Lösungsweg: Über den Planer kann eine automatische Erinnerung für den Stundenzettel erstellt werden. Der Mitarbeiter bekommt also kurz vor Beginn des Arbeitstages und kurz nach Ende des Arbeitstages (wenn gewünscht) eine Erinnerung, dass er doch bitte seinen Stundenzettel pflegen möchte.
Diese Erinnerung kann wie folgt eingestellt werden: Craftboxx-Planer → Adminbereich → Firmenweite Einstellungen → Mitteilungen → bei „Erinnerung zur Zeiterfassung“ die jeweiligen Häkchen zur Erinnerung setzen (hier empfehlen wir bei „Push-Notification” (App) einen Haken zu setzen)
So fällt es wesentlich schwerer, die Pflege des Stundenzettels zu vergessen. Und sollte doch mal etwas versäumt werden, dann kann dies durch einen kurzen Anruf im Büro nachträglich korrigiert werden. Als Team hilft man sich da doch gern 😇.
Auftragszeiten - was hat es damit auf sich, wo trage ich sie ein und wo finde ich sie wieder?
Was genau sind die Auftragszeiten?
Die Auftragszeiten werden angegeben, sobald ein Termin bearbeitet wird und eine weitere Möglichkeit, Zeiten zu dokumentieren, unabhängig von Stundenzetteln und Abwesenheiten. Das sind die Zeiten, die besonders bei der Rechnungsstellung an den Kunden wichtig sind. Sobald der Mitarbeiter in der App einen Termin von „Terminiert“ auf „In Bearbeitung“ setzt, beginnt automatisch die Zeiterfassung für einen Termin. Diese läuft so lang, bis der Mitarbeiter den Status auf „Fertig“ setzt. Selbstverständlich kann die Auftragszeit auch händisch eingetragen werden.
Was mache ich nun mit den Auftragszeiten? Wie werte ich sie aus?
In dem Planer kannst du über den Listenpfeil des Reiters „Auswertung“ die Option „Auftragszeiten auswerten“ finden. Dort findest du alle Aufträge mit fertigen Terminen.
Gibt es für einen Auftrag mehrere Termine, sind die einzelnen Termine in dem Auftrag hinterlegt. Wie viele es insgesamt sind, siehst du in der Tabelle unter „Termine (gefiltert)“.
Klickst du rechts auf eine der Zeiten (Arbeitszeit, Pausenzeit, Fahrtzeit) öffnet sich ein Fenster zur Auswertung. Hier sind zusätzlich die beteiligten Mitarbeiter der einzelnen Termine aufgelistet.
Fazit zum Unterschied von Lohnzeiten und Auftragszeiten:
Die Lohnzeiten beziehen sich nur auf die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und werden aus Stundenzetteln berechnet.
Die Auftragszeiten bestehen nur aus den Zeiten, die in der App auf den Termin eines Auftrags gebucht worden sind.
Uns ist bewusst, dass es Unternehmen gibt, deren Mitarbeiter nach Aufträgen und den damit zusammenhängenden Zeiten bezahlt werden (z.b. bei Subunternehmern). Dafür bieten sich die Auftragszeiten an, die Stundenzettel kann man weglassen.
Für Unternehmen, die Mitarbeiter nach festen Verträgen bezahlen, bietet sich die Lohnzeitenabrechnung, die Stundenzettel und Abwesenheiten auswerten, an.
Wenn in einem Auftrag lediglich ein Mitarbeiter eingeteilt wird, ist die Auswertung auf der Seite „Auftragszeiten auswerten“, wie oben beschrieben, kein Problem. Bei mehreren Mitarbeitern empfehlen wir, für jeden Mitarbeiter auf den Termin zu buchen.
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