Wo finde ich mein Zeitkonto?

Kurze Zusammenfassung für den Chatbot

• Das Zeitkonto zeigt gebuchte Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Überstunden des Personals; zu finden im Planer (nicht in der App) unter Personal → Zeitkonto
• Der wählbare Zeitraum reicht maximal bis heute, da für zukünftige Tage noch keine erfassten Arbeitszeiten vorliegen und keine Berechnung möglich ist
• Spalten in der Übersicht: „Überstunden" (aufgebaute Überstunden), „Überstunden Endstand" (Gesamtstand zum Ende des Zeitraums), „Vorheriger Saldo" (Stand zu Beginn), „Letzter Saldo" (Stand am Ende), „Unbezahlte" (Summe unbezahlter Aktivitäten), „Abwesenheiten" (Summe bezahlter Abwesenheiten)
• Klick auf eine Personenzeile öffnet den ausführlichen Zeitkontenrapport mit täglicher Arbeitszeit, Pausenzeit, Abwesenheiten, Soll-Ist-Vergleich und Überstunden; Klick auf einen Tag öffnet die Detailansicht
• Über das „..."-Menü oben rechts → „PDF erzeugen" lässt sich ein PDF für die Lohnbuchhaltung erstellen; die vorletzte Zeile summiert den Endstand des Saldos für den Zeitraum
• Das Zeitkonto rechnet für jede Person ab einem festen Startdatum, das sich individuell setzen lässt: Personal → Personal verwalten → Person auswählen → Bearbeiten → Bereich „Tägliche Sollzeiten" → Startdatum mit passender Sollzeit eintragen (z. B. 01.05.); sollen Urlaub o. Ä. vor diesem Datum erhalten bleiben, wird die Sollzeit davor auf null gesetzt und eine neue Zeile mit dem eigentlichen Startdatum und den gewünschten Sollzeiten ergänzt
• Saldo ändern oder Überstunden auszahlen läuft über einen Saldoausgleich
• Zukünftige Tage werden im Zeitkonto nicht angezeigt, da dafür noch keine Buchungen existieren – sobald für einen solchen Tag rückwirkend Zeiten erfasst werden, erscheint er automatisch

Im Zeitkonto siehst du gebuchte Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Überstunden deines Personals. Du kannst hier auch den Zeitkontorapport erstellen und an Ämter weiterleiten.

So gehst du vor:

1. Du findest das Zeitkonto im Planer (nicht in der App) im Menü unter „Personal“ → Zeitkonto.
2. Die Übersicht zeigt dir den Stand der Zeitkonten. Wähle über den Filter einen Zeitraum. Der Zeitraum geht maximal bis heute, da zukünftige Berechnungen nicht möglich sind. 

Überstunden

Die Spalte „Überstunden“ zeigt die aufgebauten Überstunden deines Personals an.

Die Spalte „Überstunden Endstand“ beschreibt die gesamten Überstunden bis zum Ende des gewählten Zeitraums.

Die Spalte „Vorheriger Saldo“ beschreibt den Stundenstand am Anfang des gewählten Zeitraums.

Die Spalte „Letzter Saldo“ beschreibt den Stundenstand am Ende des gewählten Zeitraums.

Die Spalte „Unbezahlte“ zeigt die Summe der unbezahlten Aktivitäten im Zeitraum an.

Die Spalte „Abwesenheiten“ zeigt die Summe der bezahlten Abwesenheiten im Zeitraum.

Zeitkontorapport / Details

Klicke auf die Zeile einer Person; der ausführliche Zeitkontenrapport öffnet sich.

Hier siehst du täglich: gearbeitete Zeit, Pausenzeit, Abwesenheiten, Vergleich mit Sollzeit und resultierende Überstunden.

Klicke auf die Zeile eines Tages; die Detailansicht öffnet sich. 

PDF/ Ausdruck für Buchhaltung erstellen

Über das "..." Menü oben rechts und "PDF erzeugen" erstellst du eine PDF. Du kannst diese an deine Lohnbuchhaltung weitergeben. 

Die vorletzte Zeile summiert alle Informationen für den Zeitraum und zeigt den Endstand deines Saldos.

Ab wann läuft das Zeitkonto? Bei "Null" starten? Startdatum je Person festlegen

Das Zeitkonto rechnet für jede Person ab einem festen Startdatum. Wenn du zum Beispiel erst ab dem 01.05. mit der Zeiterfassung startest, die Vormonate aber schon mitgelaufen sind, setzt du dieses Datum einfach passend.

1. Gehe auf Personal → Personal verwalten.
2. Wähle die einzelne Person aus aus.
3. Klicke auf Bearbeiten.
4. Gehe zum Bereich Tägliche Sollzeiten und gibt dort das richtige Startdatum mit den entsprechenden Sollzeiten ein, zum Beispiel den 01.05. Soll z.B. der Urlaub etc. vor dem 01.05. erhalten bleiben, dann stelle bei der Zeit davor die Sollzeit einfach auf null und füge über 20 Stunden, 40 Stunden oder individuell einfach eine neue Zeile ein und hinterlege hier dann das Datum und die Sollzeiten ab dem ihr mit dem Zeitkonto starten wollt.
5. Speichere.

Mehr zu den Sollzeiten und wie du sie änderst erfährst du hier: Sollzeiten ändern

Saldo ändern/Überstunden auszahlen

Ändere den Saldo oder stelle ausbezahlte Überstunden mittels eines Saldoausgleichs dar.

Warum sehe ich zukünftige Tage (z. B. morgen) im Zeitkonto nicht?

Im Zeitkonto werden nur Zeiten bis einschließlich heute ausgewertet.
Für zukünftige Tage liegen noch keine erfassten Arbeitszeiten vor – deshalb kann Craftboxx dort kein korrektes Zeitkonto (Saldo, Überstunden etc.) berechnen.

Das bedeutet konkret:

1. Zeitraum wählen:
   Wählst du im Filter einen Zeitraum, der in der Zukunft liegt (z. B. „morgen“ oder „nächste Woche“), wird dieser im Zeitkonto nicht angezeigt, weil dafür noch keine Buchungen existieren.

2. Vermeidung verwirrender Salden:
   Würden bereits zukünftige Tage berücksichtigt, entstünden künstliche oder irreführende Saldobeträge. Um Missverständnisse zu vermeiden, begrenzt Craftboxx die Anzeige daher maximal bis zum aktuellen Tag.

3. Praxis-Tipp für Rückfragen deines Teams:
   Erkläre deinen Mitarbeitenden gern:

   „Im Zeitkonto siehst du immer nur deinen Stand bis heute. Für morgen gibt es noch keine Zeiten, deshalb taucht der Tag dort noch nicht auf.“

💡 HINWEIS: Sobald für einen zukünftigen Tag tatsächlich Zeiten gestempelt wurden (z. B. wenn du rückwirkend etwas nachträgst), erscheint dieser Tag automatisch in der entsprechenden Zeitkonto-Auswertung.

Häufige Fragen (FAQ)

Wo finde ich das Zeitkonto?
Im Planer (nicht in der App) unter Personal → Zeitkonto.

Warum kann ich keinen zukünftigen Zeitraum auswählen?
Für zukünftige Tage liegen noch keine erfassten Arbeitszeiten vor, daher kann Craftboxx dort kein korrektes Zeitkonto berechnen. Sobald für einen solchen Tag rückwirkend Zeiten erfasst werden, erscheint er automatisch in der Auswertung.

Was bedeuten „Vorheriger Saldo" und „Letzter Saldo"?
„Vorheriger Saldo" zeigt den Stundenstand zu Beginn des gewählten Zeitraums, „Letzter Saldo" den Stand am Ende.

Wie erstelle ich ein PDF für die Lohnbuchhaltung?
Über das „..."-Menü oben rechts in der Zeitkonto-Übersicht auf „PDF erzeugen" klicken.

Wie starte ich das Zeitkonto für eine Person bei „Null"?
Unter Personal → Personal verwalten die Person öffnen, auf Bearbeiten klicken und im Bereich „Tägliche Sollzeiten" das gewünschte Startdatum mit passender Sollzeit hinterlegen. Sollen frühere Abwesenheiten wie Urlaub erhalten bleiben, die Sollzeit davor auf null setzen und eine neue Zeile mit dem eigentlichen Startdatum ergänzen.

Wie ändere ich den Saldo oder zahle Überstunden aus?
Dafür einen Saldoausgleich anlegen.