Mit dem Saldoausgleich kannst du Einträge im Zeitkonto deines Personals schnell und unkompliziert korrigieren. So stellst du sicher, dass Überstunden, Minusstunden und alle erfassten Arbeitszeiten korrekt abgerechnet werden.
Kurze Zusammenfassung für den Chatbot:
- Ausbezahlte Überstunden werden über einen Saldoausgleich im Zeitkonto abgebaut.
- Weg: Planer → Personal → Zeitkonto → Zeile der Person → Saldoausgleich anlegen.
- Im Saldoausgleich eintragen, dass Stunden reduziert werden sollen, dazu Anzahl der Stunden/Minuten, Datum und optional einen Kommentar, zum Beispiel „Überstunden ausbezahlt“.
- Die Übersicht aller Korrekturen findest du im Zeitkonto oben rechts unter „Saldoausgleiche“; dort legst du neue über „Neu“ an.
- Die geleisteten Stunden bleiben erfasst – nur das Zeitkonto wird bereinigt.
- Bei ausbezahlten Überstunden brauchst du keine Abwesenheit dazu.
- Werden Überstunden abgefeiert statt ausbezahlt, trägst du zusätzlich eine Abwesenheit ein; das ist dann der Zeitausgleich.
- Minusstunden setzt du ebenfalls über einen Saldoausgleich zum gewünschten Datum auf Null.
- Es können auch die Sollzeiten (unter Personal verwalten) angepasst werden um mögliche Minusstunden zu entfernen.
So geht's
- Zugriff auf das Zeitkonto:
- Öffne das Zeitkonto über "Personal" -> "Zeitkonto".
- Überprüfe die Einträge. Klicke auf die Zeile der Person, die du korrigieren möchtest.
- Korrektur der Einträge:
- Klicke auf "Neuer Saldoausgleich" und fülle das Formular aus.
- Gib an, ob Stunden reduziert oder erhöht werden sollen, wie viele Stunden/Minuten es sind und wann der Ausgleich stattgefunden hat/stattfinden soll.
- Füge optional einen Kommentar/eine Beschreibung hinzu.
- Klicke abschließend auf "Speichern", um den Saldoausgleich zu übernehmen.
- Ansicht im Zeitkonto
- Die hinzugefügten oder reduzierten Stunden sind direkt im Zeitkonto sichtbar.
Übersicht über alle Saldoausgleiche
- Öffne die Übersicht "Zeitkonto" über "Personal".
- Wähle oben rechts "Saldoausgleiche".
- Du siehst eine Übersicht aller angelegten Saldoausgleiche/Zeitkontokorrekturen.
- Über "Neu" kannst du einen neuen Saldoausgleich anlegen. Erfahre mehr unter: Korrektur der Einträge
Ausbezahlte Überstunden buchen
Wenn du Überstunden ausbezahlt hast, sollen sie nicht weiter als Plus im Zeitkonto und im Stundenzettel stehen. Dafür ist der Saldoausgleich genau der richtige Weg.
- Öffne im Planer den Bereich Personal → Zeitkonto.
- Suche die betreffende Person und klicke auf die entsprechende Zeile. (Alternativ: Person auswählen und die Übersicht der Saldoausgleiche öffnen, dort auf Neu klicken.)
- Lege einen Saldoausgleich an und trage ein, dass Stunden reduziert werden sollen.
- Gib die Anzahl der Stunden/Minuten ein, die ausbezahlt wurden, zum Beispiel 20 Stunden.
- Wähle das Datum, an dem der Ausgleich stattfinden soll bzw. stattgefunden hat.
- Ergänze optional einen Kommentar, zum Beispiel „Überstunden ausbezahlt“.
- Speichere den Eintrag.
Die Korrektur ist danach direkt im Zeitkonto sichtbar. Eine Übersicht über alle angelegten Korrekturen findest du im Zeitkonto oben rechts unter Saldoausgleiche.
Wichtig: Die geleisteten Stunden bleiben erfasst. Durch den Saldoausgleich wird nur das Zeitkonto bereinigt.
Brauche ich zusätzlich eine Abwesenheit?
Das hängt davon ab, was mit den Überstunden passiert:
- Überstunden werden ausbezahlt: Der Saldoausgleich reicht. Du musst dafür keine Abwesenheit eintragen.
- Überstunden werden abgefeiert: Dann erstellst du eine Abwesenheit – das ist der Zeitausgleich.
Minusstunden auf Null setzen
Wenn eine Person Minusstunden angesammelt hat, die nicht ausgeglichen werden sollen – zum Beispiel weil sie erst ab einem bestimmten Stichtag Zeiten aufzeichnet – veränderst du am besten die Sollzeiten direkt bei der Person (Personal -> Personal verwalten -> entsprechende Person wählen und bearbeiten - mehr zu Sollzeiten findest du auch hier: Sollzeiten ändern). Setze die Sollzeiten auf Null und füge eine weitere Zeile ein mit dem Datum des tatsächlichen Beginns der Zeiterfassung/Zeitaufzeichnung.
Häufige Fragen und Problemlösungen
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Was tun, wenn du keinen Zugriff auf das Zeitkonto hast? Deine Berechtigungen sind möglicherweise nicht ausreichend. Kontaktiere den Administrator deines Teams, um die Berechtigungen zu erhalten.
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Wie gehe ich mit mehrfachen Korrekturen um? Lege für jede Korrektur einen separaten Saldoausgleich an und überprüfe das Zeitkonto nach jeder Änderung auf Richtigkeit.
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Was, wenn die Änderungen nicht gespeichert werden? Überprüfe deine Internetverbindung und versuche es erneut. Falls das Problem weiterhin besteht, wende dich gerne an unseren Support.
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Wir haben Überstunden ausbezahlt – wie kriege ich sie aus dem Zeitkonto? Über einen Saldoausgleich unter Personal → Zeitkonto. Trage die ausbezahlten Stunden als Reduzierung mit Datum ein und schreibe am besten „Überstunden ausbezahlt“ als Kommentar dazu.
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Muss ich zur Auszahlung auch eine Abwesenheit eintragen? Nein. Eine Abwesenheit brauchst du nur, wenn die Überstunden abgefeiert werden – die ist dann der Zeitausgleich.
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Verschwinden dadurch die erfassten Stunden? Nein. Die geleisteten Stunden bleiben erfasst, nur das Zeitkonto wird bereinigt.
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Kann ich Minusstunden zu einem Stichtag auf Null setzen? Ja, über die Anpassung der Sollzeiten. Setze diese auf null und lege eine neue Sollzeit für den Stichtag an und hinterlege dort die korrekten Sollzeiten.