Wie kann ich die Sollzeit für mein Personal ändern?

Kurze Zusammenfassung für den Chatbot

Sollzeiten legt man pro Wochentag fest, nicht pro Monat – es gibt aktuell keine Möglichkeit, eine feste Monatsstundenzahl direkt zu hinterlegen
Bearbeitung unter Personal → Personal verwalten → Person auswählen → Bearbeiten → Bereich „Sollzeiten"
Bestehende Sollzeit ändern: Stift-Symbol in der jeweiligen Zeile
Neue Sollzeit anlegen: über die Voreinstellungen „20h" (Mo–Fr je 4 Std.), „40h" (Mo–Fr je 8 Std.) oder „Individuell" mit eigenen Tageswerten; für Tage ohne Arbeit (z. B. Sa/So) muss 0 Stunden eingetragen werden, sonst erkennt das System keine fehlende Sollzeit
Jede Sollzeit bekommt ein Startdatum, ab dem sie im Zeitkonto gilt; es gibt keine Begrenzung, wie viele Sollzeit-Zeiträume pro Person angelegt werden können
Löschen erfolgt über das Mülleimer-Symbol in der Zeile; danach gilt automatisch wieder die vorherige Sollzeit für diesen Zeitraum – nach dem Löschen prüfen, ob die Konstellation noch stimmt
Änderungen erscheinen nicht sofort im Zeitkonto, besonders bei weit zurückliegendem Startdatum – die Nachberechnung kann einige Minuten dauern
Für eine feste Monatsstundenzahl (z. B. 90 Std./Monat) werden die Sollzeiten pro Wochentag normal hinterlegt und die Differenz über einen Saldoausgleich (Personal → Zeitkonten → Saldoausgleiche) korrigiert; jede Buchung sollte einen Kommentar zur Nachvollziehbarkeit erhalten
Für monatlich veränderbare Sollzeiten gibt es einen Eintrag auf der Ideenplattform, für den abgestimmt werden kann

Sollzeiten für Mitarbeitende anpassen

Dieser Artikel erklärt, wie du Sollarbeitszeiten für Mitarbeitende in CRAFTBOXX einstellst, änderst, löschst und im Zeitkonto prüfst. Er richtet sich an Admins und Büroverantwortliche, die die Arbeitszeiten im System pflegen.

Ziel des Artikels

Du lernst, wo du Sollzeiten findest.
Du lernst, wie du Sollzeiten anpasst, neue Sollzeiten hinterlegst und Einträge wieder löschst.
Du verstehst, ab wann neue Sollzeiten gelten und wie sie sich im Zeitkonto auswirken.

Hinweis: Aktuell gibt es keine Begrenzung, wie viele unterschiedliche Sollzeit-Zeiträume pro Person angelegt werden können.

Schritt 1: Mitarbeiter auswählen

Gehe im Menü auf „Personal“.
Klicke auf „Personal verwalten“.
Wähle die Person aus, deren Sollzeiten du ändern möchtest.
Klicke oben rechts auf „Bearbeiten“.

Du siehst nun die aktuellen täglichen Sollzeiten der ausgewählten Person, zum Beispiel:

Montag: 10 Stunden
Dienstag: 10 Stunden
Mittwoch: 8 Stunden
usw.

Schritt 2: Sollzeiten bearbeiten oder neue Sollzeiten anlegen

Scrolle im Bearbeitungsfenster nach unten zum Bereich „Sollzeiten“.

Du hast zwei grundsätzliche Möglichkeiten:

A) Bestehende Sollzeit bearbeiten

Klicke in der entsprechenden Zeile rechts auf das Stift-Symbol.
Passe die täglichen Sollstunden nach Bedarf an.
Speichere deine Änderungen, sobald du fertig bist.

B) Neue Sollzeit über 20h, 40h oder „Individuell“ anlegen

Um eine neue Sollzeit zu hinterlegen, klickst du direkt auf eine der Optionen:

Voreinstellungen

„20h“ = 20-Stunden-Woche: Montag bis Freitag jeweils 4 Stunden.
„40h“ = 40-Stunden-Woche: Montag bis Freitag jeweils 8 Stunden.

Individuell

Wähle „Individuell“.
Trage deine eigenen täglichen Sollzeiten ein, zum Beispiel:
- Montag bis Freitag jeweils 7 Stunden.

Wichtig:
Wenn an Samstagen und Sonntagen nicht gearbeitet wird, trage für Samstag und Sonntag jeweils 0 Stunden ein. Nur so erkennt das System, dass an diesen Tagen keine Sollarbeitszeit besteht.

Schritt 3: Gültigkeitsdatum für die Sollzeit festlegen

In der Zeile der Sollzeit kannst du ein Startdatum hinterlegen, ab wann diese Sollzeit gelten soll.

Trage zum Beispiel 01.01.2026 ein, wenn die neuen Sollzeiten ab dem 01.01.2026 gelten sollen.
Das bedeutet: Ab diesem Datum werden im Zeitkonto die neuen Sollstunden verwendet.

Anschließend klicke oben rechts auf „Speichern“.

Schritt 4: Sollzeiten löschen

Das Löschen von Sollzeiten erfolgt ebenfalls im Bearbeitungsmodus.

Gehe wie in Schritt 1 beschrieben auf „Personal“ → „Personal verwalten“, wähle die Person aus und klicke auf „Bearbeiten“.
Scrolle nach unten zum Bereich „Sollzeiten“.
Suche die Sollzeit, die du löschen möchtest.
Klicke in dieser Zeile rechts auf das Mülleimer-Symbol.
Speichere die Änderungen oben rechts, damit das Löschen übernommen wird.

Wichtig beim Löschen

Wenn ein Sollzeit-Eintrag gelöscht wird, wird automatisch die vorhergehende Sollzeit, die in diesen Zeitraum fällt, wieder für diesen Zeitraum gültig.
Prüfe nach dem Löschen deshalb bei Bedarf, ob die gewünschte Sollzeit-Konstellation für den Zeitraum korrekt ist.

Schritt 5: Auswirkungen im Zeitkonto prüfen

Die Anpassung der Sollzeiten wird nicht immer sofort im Zeitkonto angezeigt.

Es kann einige Minuten dauern, bis die Änderung im Zeitkonto sichtbar ist.
Das gilt insbesondere dann, wenn das Startdatum weit in der Vergangenheit liegt.
Hintergrund: Die Zeiten werden im System nachberechnet, um Serverabbrüche zu vermeiden.

So prüfst du die Auswirkung der neuen Sollzeiten

Gehe auf „Personal“.
Klicke auf „Zeitkonto“.
Wähle die betreffende Person aus.

Ab dem von dir hinterlegten Startdatum (z. B. 01.01.2026) solltest du nun im Zeitkonto die neuen täglichen Sollzeiten sehen (z. B. 7 Stunden pro Tag).

Damit sind die Sollzeiten für deine Mitarbeitenden korrekt hinterlegt und werden in der weiteren Zeiterfassung, Auswertung und Überstundenberechnung berücksichtigt.

Monatliche Sollstunden statt Sollzeit pro Wochentag

Sollzeiten legst du in Craftboxx pro Wochentag fest. Eine Sollzeit für einen ganzen Monat – etwa „90 Stunden im Monat“ – lässt sich nicht hinterlegen. Wenn dein Arbeitsvertrag eine Monatsstundenzahl vorgibt, arbeitest du deshalb mit den Wochentagen plus einer Korrektur über den Saldoausgleich.

So gehst du vor:

Hinterlege bei der Person die Sollzeiten pro Wochentag so, dass sie dem normalen Arbeitsrhythmus entsprechen.
Gehe auf Personal → Zeitkonten und oben rechts auf Saldoausgleiche.
Trage dort die Differenz zur vereinbarten Monatsstundenzahl ein. An Tagen, an denen die Person über ihre Stunden kommt, kannst du auch zusätzlich Stunden eintragen.
Schreibe zu jeder Buchung einen Kommentar, zum Beispiel „Ausgleich auf 90 Monatsstunden“. So weißt du später, woher die Buchung kommt.

Das ist ein Workaround und keine echte Monatssollzeit – es hält das Zeitkonto aber sauber. Wie der Saldoausgleich im Detail funktioniert, steht in „Wie korrigiere ich mein Zeitkonto (Saldoausgleich)?“.

Du möchtest die Sollzeit direkt pro Monat festlegen können? Auf unserer Ideenplattform gibt es dazu schon einen Eintrag – stimm gern dafür ab und schreib einen Kommentar dazu: Monatliche Sollzeiten

Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich eine Sollzeit direkt pro Monat hinterlegen?
Nein, Sollzeiten werden nur pro Wochentag festgelegt. Bei einer vertraglich vorgegebenen Monatsstundenzahl gleicht man die Differenz über einen Saldoausgleich aus.

Wo stelle ich Sollzeiten für eine Person ein?
Unter Personal → Personal verwalten → Person auswählen → Bearbeiten → Bereich „Sollzeiten".

Was muss ich an Tagen ohne Arbeit eintragen, z. B. am Wochenende?
0 Stunden – nur so erkennt das System, dass an diesen Tagen keine Sollarbeitszeit besteht.

Was passiert, wenn ich eine Sollzeit lösche?
Für den betroffenen Zeitraum gilt automatisch wieder die vorherige Sollzeit. Danach sollte geprüft werden, ob die Sollzeit-Konstellation für den Zeitraum noch korrekt ist.

Warum sehe ich die neuen Sollzeiten nicht sofort im Zeitkonto?
Die Werte werden im Hintergrund nachberechnet, um Serverabbrüche zu vermeiden. Das kann einige Minuten dauern, besonders wenn das Startdatum weit in der Vergangenheit liegt.