Wie behalte ich den Status meiner Aufträge im Blick?

Craftboxx nutzt sechs Statusoptionen, damit du jederzeit siehst, wie es um deine Aufträge steht. Zwei davon vergibt das System automatisch, je nachdem ob ein Termin ein Datum hat. Die anderen vier setzen deine Mitarbeiter:innen in der App, um den Bearbeitungsstand zu melden. So erkennst du sofort, was noch geplant werden muss, wo Handlungsbedarf besteht und was zur Abrechnung bereit ist.

🤖 Kurze Zusammenfassung für den Chatbot

Craftboxx hat sechs Terminstatus: Nicht terminiert, Terminiert, In Bearbeitung, Pausiert, Aktion erforderlich, Fertig.
„Nicht terminiert" und „Terminiert" setzt das System automatisch: ohne Datum „Nicht terminiert", mit Datum „Terminiert".
„In Bearbeitung", „Pausiert", „Aktion erforderlich" und „Fertig" setzen die Mitarbeiter:innen in der App.
„In Bearbeitung" startet die Zeiterfassung, „Fertig" stoppt sie.
Bei „Pausiert" können Mitarbeiter:innen in der App direkt ihre bisherige Arbeitszeit erfassen.
„Aktion erforderlich" schiebt den Auftrag in den gleichnamigen Reiter, „Fertig" in den Fertig-Ordner zur Abrechnung.
Bei „Fertig" können Mitarbeiter:innen zusätzlich einen Zeiteintrag anlegen und den Kunden unterschreiben lassen.
Abgeschlossene Aufträge lassen sich mit allen Terminen archivieren; sie bleiben auffindbar, stören aber die Übersicht nicht mehr.
Ein Termin bleibt im letzten gesetzten Status stehen, bis jemand ihn aktiv ändert – er wechselt nie von allein.
Ein Termin muss terminiert sein, damit er auf „In Bearbeitung" gesetzt werden kann. Das gilt auch in Craftboxx 2.
Wird ein Termin auf „In Bearbeitung" gesetzt, wird er dieser Person zugewiesen und ist für andere nicht mehr in der Auswahl.
Eigene, selbst angelegte Terminstatus sind nicht möglich. Es gibt nur die vorhandenen sechs.
Es ist nicht möglich, das Ändern eines Status auf bestimmte Nutzergruppen einzuschränken.
Als Alternative arbeiten viele Betriebe mit Labels, zum Beispiel einem Label „berechnet" an fertigen Terminen, und filtern in der Auftragsliste danach.
In der Auftragsliste (Tabellenansicht) sortierst du per Klick auf einen Spaltentitel; ein weiterer Klick dreht die Richtung um. Die Sortierung gilt nur für deine eigene Ansicht.

Die zwei automatischen Status

Nicht terminiert
Hat ein Termin in einem Auftrag kein Datum, setzt Craftboxx ihn automatisch auf „Nicht terminiert". Du hast so immer einen Überblick, was noch verplant werden muss.

Terminiert
Gibst du einem Termin ein Datum, wandert er automatisch in den Reiter „Terminiert". So siehst du auf einen Blick, was ansteht, ohne manuell etwas verschieben zu müssen.

Die vier Status aus der App

In Bearbeitung
Deine Mitarbeiter:innen setzen den Status zu Beginn des Termins in der App auf „In Bearbeitung". Du weißt im Büro sofort, dass der Termin läuft – und die Zeiterfassung startet.

Pausiert
Muss der Termin zwischenzeitlich unterbrochen werden, setzen deine Mitarbeiter:innen ihn auf „Pausiert". Direkt danach können sie in der App ihre bisherige Arbeitszeit erfassen.

Aktion erforderlich
Gibt es ein Problem, setzen deine Mitarbeiter:innen den Status auf „Aktion erforderlich". Der Auftrag erscheint dann im Reiter „Aktion erforderlich", damit ihr euch im Büro darum kümmern könnt.

Fertig
Ist der Termin abgeschlossen, setzen deine Mitarbeiter:innen den Status auf „Fertig" und die Zeiterfassung stoppt. Zusätzlich können sie einen Zeiteintrag anlegen und den Kunden unterschreiben lassen. Der Auftrag wandert im Büro in den Fertig-Ordner und kann zur Abrechnung gegeben werden.

💡 HINWEIS: Archiv
Ist alles abgeschlossen, kannst du einen Auftrag mit all seinen Terminen archivieren. Er stört die Übersicht nicht mehr, ist aber weiterhin schnell zu finden, falls du noch Informationen daraus brauchst.

Was du zum Statuswechsel wissen musst

Ein Termin wechselt seinen Status nicht von allein. Er bleibt in dem Status stehen, den zuletzt jemand gesetzt hat. Ein Termin auf „In Bearbeitung" bleibt also dort, bis die zuständige Person den Status aktualisiert.

Ein Termin muss terminiert sein, um in Bearbeitung zu gehen. Ein Termin mit dem Status „Nicht terminiert" lässt sich normalerweise nicht direkt auf „In Bearbeitung" setzen – auch in Craftboxx 2 nicht. Gib ihm zuerst ein Datum.

„In Bearbeitung" weist den Termin zu. Sobald jemand einen Termin auf „In Bearbeitung" setzt, wird der Termin dieser Person zugewiesen. Für die anderen Mitarbeiter:innen ist er damit aus der Auswahl heraus und taucht bei ihnen nicht mehr auf. Das ist kein Fehler, sondern verhindert, dass zwei Personen denselben Termin bearbeiten.

Eigene Status und Rechte am Status

In Craftboxx kannst du keine eigenen Terminstatus anlegen und auch nicht festlegen, dass nur bestimmte Nutzergruppen einen Status ändern dürfen – zum Beispiel von „In Bearbeitung" auf „Fertig".

Willst du trotzdem festhalten, wie weit ein Termin über „Fertig" hinaus schon bearbeitet ist, arbeite mit Labels. Viele Betriebe legen sich zum Beispiel ein Label „berechnet" an und setzen es an fertige Termine. So siehst du auf einen Blick, welcher Termin nur fertig und welcher schon abgerechnet ist – und du kannst in der Auftragsliste danach filtern. Wie Labels funktionieren, steht hier: Wie kann ich Labels nutzen, um meine Aufträge zu sortieren?

Häufig gestellte Fragen – FAQ

Kann ich einen eigenen Status wie „berechnet" anlegen?
Nein. Nutze dafür ein Label, zum Beispiel „berechnet", und filtere in der Auftragsliste danach.

Kann ich einstellen, dass nur bestimmte Nutzergruppen den Status ändern dürfen?
Nein, eine Einschränkung auf Nutzergruppen ist nicht möglich.

Warum steht ein alter Termin immer noch auf „In Bearbeitung"?
Weil der Status nicht automatisch weiterspringt. Die zuständige Person muss ihn selbst aktualisieren.

Warum lässt sich ein Termin nicht auf „In Bearbeitung" setzen?
Weil er noch nicht terminiert ist. Gib dem Termin zuerst ein Datum.

Jemand aus dem Team hat einen Termin auf „In Bearbeitung" gesetzt und jetzt sehe ich ihn nicht mehr. Warum?
Mit dem Wechsel auf „In Bearbeitung" wird der Termin der Person zugewiesen, die ihn gestartet hat. Für alle anderen ist er dann nicht mehr in der Auswahl.