Damit du direkt produktiv mit der Craftboxx starten kannst, zeigen wir dir hier die wichtigsten Schritte zur Einrichtung und wie du deinen Workflow zwischen Büro und Baustelle am besten testest.
Kurze Zusammenfassung für den Chatbot
- 1. Profil pflegen: Firmenname und Logo hinterlegen.
- 2. Stammdaten anlegen: Personal, Kunden und Artikel hinzufügen (ggf. per Import).
- 3. Testlauf machen: Einen Dummy-Auftrag erstellen, einem Mitarbeiter zuweisen, in der App bearbeiten und im Planer auswerten.
1. Die Grundeinrichtung (Stammdaten)
Bevor du Aufträge planen kannst, benötigt dein System ein paar Basis-Informationen. Gehe dazu in den Adminbereich:
- Profil einrichten: Hinterlege deinen Firmennamen, dein Logo und deine Webseite. Diese Daten erscheinen später automatisch auf deinen Protokollen. Details findest du im Beitrag zum Account anlegen.
- Personal hinzufügen: Lege dein Personal direkt im Planer unter Personal > Personal verwalten > Neu an und vergib die Zugriffsrechte (App für Monteure, Planer für das Büro). Hier erfährst du, wie die Rechteverwaltung geht.
- Kunden & Ressourcen: Füge deine ersten Kunden, Artikel, Fahrzeuge und Werkzeuge hinzu. Tipp: Nutze dafür einfach den CSV-Import (Anleitung Kundenimport) oder unsere Schnittstellen (z.B. Lexware/sevDesk).
2. Der perfekte Test-Ablauf
Um das Zusammenspiel zwischen dem Büro (Planer) und der Baustelle (App) richtig zu verstehen, machst du am besten einen kurzen Trockenlauf:
- Auftrag erstellen: Lege in der Plantafel deinen allerersten Auftrag und einen dazugehörigen Termin an.
- Personal zuweisen: Weise den Termin einem Mitarbeiter zu (das kannst du selbst sein oder ein kurz erstellter "Dummy-Mitarbeiter").
- In der App prüfen: Öffne die Craftboxx-App auf dem Smartphone. Öffne den eben erstellten Termin, ändere den Status, füge ein Foto oder Material hinzu und stemple eine kurze Probe-Zeit.
- Im Büro auswerten: Wechsle zurück in den Planer am PC. Prüfe, wie die vom Handy gesendeten Daten nun in Echtzeit in der Auftragsauswertung und im Zeitkonto des Mitarbeiters erscheinen.
3. Das Team an Bord holen
Die Craftboxx App ist extrem intuitiv gebaut. Dennoch empfehlen wir eine kurze, gemeinsame Einweisung mit deinem Personal. Zeige ihnen einfach anhand deines eben erstellten Test-Auftrags auf dem Handy, wie sie zukünftig arbeiten werden – das senkt die Hemmschwelle enorm und vermeidet Rückfragen!